基于信息资源共享的高校档案管理模式的研究

刘莎

摘 要：随着计算机与智能手机日渐成为民众标配，信息资源共享已经成为我国各领域发展的必然趋势，基于此，本文就高校档案管理现状展开分析，并围绕以用户需求为主导、夯实物质基础、实现各校档案资源的共享集成等基于信息资源共享的高校档案管理模式创建策略进行了详细论述，希望由此能够为相关业内人士带来一定启发。

关键词：信息资源共享；高校档案管理模式；用户需求

丰富的科技资源、文化信息资源、教学与科研资料以及各类史料文件构成了高校档案资源，而通过这些资源的共享便能够实现高校科研优势的直观传达、各高校之间的合作共赢等一系列积极作用的发挥，这对于高校的长期可持续发展实现无疑将带来较为有力的支持，而为了真正实现这一目标，正是本文基于信息资源共享的高校档案管理模式展开具体研究的原因所在。

1 高校档案管理现状

基于信息资源共享的高校档案管理能够发挥推进我国信息化建设、满足高校自身发展实际需要、保障社会公众的知情权等一系列积极作用，但在笔者的实际调查中发现，我国当下很多高校的高校档案管理现状却不容乐观，具体现状如下所示。

1.1 忽视学术资源

虽然我国当下很多高校都建设了网上档案馆，而这类网上档案馆也多具备“本馆信息”和“机构设置”的基本查询服务选项，但在校史信息浏览、学术资源查询等方面功能的建设中大多数高校的网上档案馆都存在着较大欠缺，这种欠缺便直观说明了我国当下很多高校存在着档案管理对学术资源研究不到位的问题，这种不到位显然与信息资源共享理念背道而驰。

1.2 网上档案馆建设存在不足

除了忽视学术资源外，我国高校的网上档案馆建设总体情况也不容乐观，在笔者的实际调查中发现，我国各省份高校的网上档案馆建设比例多处于10%～30%之间，如河南省31所本科院校仅有8所建立了网上档案馆。此外，建设网上档案馆的高校在类目的设置与资源的提供上也存在着质量参差不齐的问题，一些高校的网上档案馆甚至出现了空设类目的情况，而由于多数高校疏于宣传，我国现存高校网上档案馆的使用频率往往较低[1]。

1.3 档案信息服务单一

高校所收藏档案由多种类目组成，不同类目档案在服务对象方面也存在较大差别，但在我国当下高校所提供的档案信息服务中，这类服务多半仅服务于学校的管理者，教师、学生往往较难获得相关服务，档案的社会功能更是无从发挥，这种单一的档案信息服务显然也难以实现信息资源共享。

1.4 缺乏信息资源共享观念

我国高校多数存在着一种保护自身内部信息的心态，这种心态就使得高校之间、高校与社会之间很难实现信息资源共享，维持在本校内的信息资源共享已经是很多高校的极限。虽然一些高校已经认识到档案管理信息资源共享的重要性，但受制于自身体制、框架、经验，其信息资源共享的实现往往任重而道远。

2 基于信息资源共享的高校档案管理模式创建策略

本文认为我国当下多数高校已经认识到了高校档案管理信息资源共享的重要性，但受自身体制、框架、经验等因素的影响，其所建立的电子信息档案往往无法迈出信息资源共享的步伐，因此本文结合国内外先进经验提出了以下几方面策略建议。

2.1 以用户需求为主导

为了真正实现基于信息资源共享的高校档案管理模式创建，高校首先便需要确定以用户需求为主导的档案管理原则，由此展开的信息资源共享目的分析才能够真正结合高校实际共享档案信息。结合信息资源、信息传播共享渠道、用户三大部分属于档案信息共享组成，而考虑到高校档案信息特点，高校必须认识到档案信息资源共享并非无限制、无规律的共享，这一共享的最终目的是为了提供给用户丰富且有价值的信息服务，因此结合档案资源实际用户需求开展高校档案管理模式创建，才能够保证这一工作的顺利开展[2]。

2.2 夯实物质基础

高校具备着丰富多样的档案数据资源，但想要最大化这类资源的价值发挥，使其能够较好服务于更多的社会机构和公众，高校便必须夯实高校档案管理的物质基础，因此本文提出了以下三方面具体建议：（1）制定总体规划。为了实现校内外档案信息采集工作的协调、信息资源配置的优化，高校必须制定基于信息资源共享的高校档案管理模式建設总体规划。（2）扩大信息采集范围。为了实现档案信息资源的高质量共享，高校必须扩大自身档案信息资源采集的类别与范围，并在这一过程中注重保证档案信息资源的客观、真实、全面、完整等特性。（3）开展需求调研活动。为了保证高校档案信息资源共享能够真正服务于各领域，高校还必须定期开展调研工作，只有通过调查、分析、研究明确社会各界对高校档案资源的需求倾向，高校档案管理的资源共享才能够有针对、有重点的开展，如为了满足科研领域研究者需要，高校便可以建立科研成果专题特色档案，高校的科研成果转化也将获得有力支持。

2.3 实现各校档案资源的共享集成

不同高校的档案资源往往存在着不同特色和侧重点，而如果能够实现彼此之间档案的优势互补、资源整合，高校档案管理模式的信息资源共享属性才能够更好得到保障，这不仅将为各高校的教学、科研、管理等活动开展提供有力支持，社会各领域也将获得充足的信息支持。早在2007年我国吉林大学便曾计划建立覆盖东北地区的高校档案信息集成系统，但受多方阻力影响这一计划并未实现，但这一计划却提供了不少的可借鉴经验，为了打破我国当下各高校之间的“信息孤岛”局面，各大高校必须加强彼此联系不断实现档案管理系统和管理模式的统一，这便为各校档案资源的共享集成提供了基础支持，由此逐步实现各高校档案信息管理的关联和链接，便能够实现优势互补的各校档案资源库，高校档案信息资源共享的操作性由此便能够实现进一步提升，同时获得的与社会上其他档案馆开展资源共享的契机，高校档案管理也将真正实现长期以来追求的互利共赢。

2.4 借鉴社会经验

近年来我国档案管理领域实现了较为长足的发展，基于信息资源共享的高校档案管理模式创建也可以借鉴社会经验，新的软件产品、新的归档模式均可以作为重要借鉴，具体借鉴内容如下：（1）“单套制”归档模式。我国传统的档案管理采用的是“双套制”归档模式，但在上海自贸区经过实践验证的“单套制”归档模式则具备着较高的应用优势，该模式在源数据的采集、电子签名等创新技术支持下实现了电子文件的法律效应保证，而这正与高校电子档案管理所追求的信息资源共享需求存在较好契合，因此高校档案管理便可以引入“单套制”归档模式，并借鉴上海市自贸区实现的在线受理、审核、反馈、颁证等面向市场主体的“一站式”服务体系，这将为高校电子档案信息的资源共享实现提供较为有力的支持。（2）光典智慧档案平台。作为新一代档案管理平台，该平台具备灵活配置、自由组合、按需更新等特点，标准化产品设计则为高校档案的信息资源共享提供了基础支持，这同样需要得到业内人士重视。

3 结论

综上所述，基于信息资源共享的高校档案管理模式建设具备着较强的必要性。而在此基础上，本文涉及的“单套制”归档模式、光典智慧档案平台等实例内容，则证明研究的价值。因此，在相关领域的理论研究和实践探索中，本文内容便能够发挥一定参考作用。

参考文献

[1]易莲.高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].湖北成人教育学院学报，2015，2101：76-78.

[2]徐秀娟.信息资源共享下高校档案管理模式创新思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2016，00：243-245.endprint