高校档案开放目录体系建设研究

朱涵

摘 要： 本文从开放档案的意义和基本要求及研究档案开放目录体系建设的目的、国外与国内高校档案开放目录建设管理现状、高校档案开放目录体系建设中存在的问题、高校档案开放目录体系建设的建议等方面论述高校档案开放目录体系建设所产生的积极效益及档案利用率的提高有效带动和促进高校档案事业建设工作的开展。

关键词： 高校档案馆 开放档案 目录体系

“开放档案”是指将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般手续即可通过一定的方式进行利用[1]。在我国社会主义现代化建设、科学技术、经济迅猛发展的大背景下，高校档案作为档案事业的重要组成部分，应被广泛系统地利用。为了便于检索、查询和研究，高校加强档案开放目录体系建设势在必行。

一、开放档案的意义、基本要求及研究档案开放目录体系建设的目的

（一）开放档案的意义。

档案发展规律必然走向开放。开放档案简化了利用手续，开阔了利用范围，实现了档案的社会服务功能和社会价值。利用档案的用户人次增多，满足客户利用需求；产生社会效益创造更多的文化物质财富；有效地带动档案管理工作的建设与开展；以更科学的标准要求档案整理、分类与检索的质量。

（二）开放档案的基本要求。

档案的开放应以如下要求为前提：（1）开放的档案必须按照规范经过系统和严谨的收集整理；（2）字迹模糊的档案经过修复，案卷破损的档案经过保护；（3）编有案卷或文件级开放目录，供利用者自行检索；（4）设有必要的利用服务设施，如开放档案阅览室、阅览和复印设备。

（三）研究档案开放目录体系建设的目的。

没有供利用者检索案卷的开放目录，开放档案可以说无从谈起。研究档案开放目录体系建设的主要目的，是提高档案目录检索的时效性，改善用户服务质量、服务体验。这要求我们对现行高校档案开放目录体系的形成和职能发挥做深入的剖析。实现档案横向、纵向信息资源共享，建立规范的符合统一标准的高校档案开放目录体系。

二、国外与国内高校档案开放目录建设管理現状

（一）国外档案开放目录建设管理现状。

首先，种类多样。日本有文件型、地图型、画卷型、照片型、图画型、和海报型等开放目录种类类型；澳大利亚有字顺目录、主题和人物目录；英国有杰出人物目录、地点目录和主题目录；美国有AAD全宗目录、主题目录、字顺目录和时间目录。其次，检索工具多样。就美国来说，档案馆的信息资源非常丰富、种类繁多，检索工就有OPA，ARC，AAD，ALIC。再次，主体多样。这些国家除了档案馆外，图书馆也从事档案开放目录建设。如美国国会图书馆、美国数字图书馆联盟、日本内阁图书馆、加拿大图书馆等。最后，开放目录层级较多。如美国AAD一级全宗目录下设有二级和三级目录[2]。

（二）我国高校档案开放目录建设管理现状。

1.根据《四川省高等学校档案工作发展报告（2015）》对全国高等学校档案机构开放档案640625卷案卷的调研，开放档案目录案卷级45.6299万条，文件级107.6212万条。2014年各高等学校档案机构利用档案总人次达54489人，共利用档案91431卷，28980件。在利用人数和卷件数上，“985”“211”和部署高校利用情况最好，普通高校次之，高职高专类学校最少，另外仅有9所高校档案机构开展查询以外的其他服务项目，仅占高校总数的17%[3]。与我国其他类型的档案馆相比，高等院校档案馆建立了开放目录和相应的网站，信息化工作是先进的。但目前高校档案开放的形式还比较单一，开放性目录体系的建设尚不完善。

2.高校档案馆开放目录用户调查情况分析。《国家档案开放目录体系建设研究》课题组的汇总了651份高校档案馆开放目录用户问卷。用户主体学生占77.9%，教师占9.8%，专业技术人员占4.5%，企事业单位管理人员占3.2%，自由职业者占1.1%[2]。

（1）学生利用高校档案馆开放目录的目的主要是信息验证，包括身份验证、考试成绩验证、学籍验证等。

资料来源：《国家档案开放目录体系建设研究》课题组

（2）教师利用高校档案馆的主要目的是为减缓教学与科研压力的学术研究，学术研究大部分与工作需要相关。

资料来源：《国家档案开放目录体系建设研究》课题组。

高校档案开放目录用户主要群体是师生，其中学生利用率高、教师利用率较低，有向社会开放的迹象；用户入馆的主要目的是信息验证、增长知识、教学科研需要、学术研究；用户较注重素质与学识方面的内容，较少倾向休闲娱乐。建立学生档案信息库开放性目录体系，对学生的各类信息进行整合、分类、排序，做到清晰明了，查找利用便捷。高校教师教学、科研压力大，现有的高校档案馆目录信息管理平台仅仅实现了档案信息的有序化，不具有知识生成的功能[4]，可起用专业人员对档案信息进行归纳总结，形成知识加工品。

三、高校档案开放目录体系建设中存在的问题

（一）高校档案管理工作量大。

由于社会、科学、经济的发展迅速，高校师生人数的剧增，高等教育模式不断改革等因素，每年高校档案的变动维护、归档更新等工作量巨大。就电子科技大学档案馆馆藏档案举例，档案分为14个门类，共50000多卷，其中党政5168卷，教学6080卷，科研2840卷，基建2476卷，出版809卷，仪器设备995卷，财会23607卷，人事7700卷[3]。档案的日常保存、整理、变更、维护等工作需要花费大量的人力物力和时间。

（二）高校档案开放目录功能单一利用率低。

调研结果显示，我国高校的开放目录体系建设尚在起步阶段。进行档案开放目录体系建设的高校较少。某些高校档案开放目录功能过于单一，虽有全宗的内容类别，但开放目录不具备信息化的检索功能，目录检索工具只有关键词索引和列举式目录，没有全文连接和主题词标引。同时存在目录中信息内容单一、标题与全文录入不全、信息链接有遗漏、主题分类不统一、标题和全文内容不符、标题与文件号不对应、更新缓慢等问题，造成目录检索漏检使得档案开放目录的利用效率低。endprint

（三）开放目录分类分层研究欠缺。

因为《高等学校档案实体分类法》的导向作用，一级类目划分比较规范与详细，但在分类分层的深度和精度上需要完善。深度方面，多数高校开放目录分类只到一级、二级，档案目录及汇编文献第二次、第三次的信息查询很少，目录信息分类程度浮于表面，对归类、统计、检索效率的影响较大。精度方面，上下位类目并列，导致信息入类选择困难，无法保证查准率。

（四）档案管理方式传统，横向资源共享程度低。

我国现阶段的高校档案的编目、整理、装订、归类、封装、存放、查阅等一系列管理方式还是多以纸质的形式手工处理，耗时费力烦琐低效。虽然多数高校已经实现了信息化全覆盖，但在档案管理开放目录的建设过程中，对信息技术功能的利用仅限于检索及备份，优势作用不明显。具有完整性和一致性含义的目录体系还不健全，通用化程度不高，一般都没有及时性，存在大量平行重复的因素，重复设计造成人、财、物的浪费[5]。

四、高校档案开放目录体系建设的建议

（一）加快高校档案开放目录体系建设，遵守统一的目录建设标准。

高校应严格遵守国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》目录建设统一标准，做到档案集中管理、门类全覆盖。推行“立卷制度”，明确档案的档号、代码与标识，所有档案目录分类标引，目录标题录入完整，主题词提炼明确，档案号录入正确，确保分类目录和数据库的完整性，防止未标引的档案漏检。专职档案管理人员深入部门，加强立卷指导，解决问题，纠正档案材料著录不规范。

（二）加强档案开放目录管理的信息化与时效性。

高等学校档案机构应全应加强档案管理的数字信息化，以提高档案的归档率、合格率、完整率为核心，建设归档及时地覆盖高等学校人才培养、科学研究和社会服务活动的现代化高等学校的档案资源体系[3]。利用系统平台方便快捷的浏览和查询功能，提高档案开放目录利用的时效性。

（三）档案开放目录管理模式唯一稳定而又灵活变通，兼顾多样性。

首先，档案开放目录的建设与管理应符合稳定性的要求。其次，在稳定的前提下，档案目录的分类可以具有一定的变通灵活性。档案目录可以按照主题、体裁、题材、服务对象进行多维度的分类和描述；主题分类方式也可以在一、二级类目确定的前提下，联系实际情况，对三级以下的类目进行适当的设置和调整。最后，多样性。改变档案管理系统的传统模式，变“以管为主”为“以用为主”，要求档案系统平台的功能多样，档案资源的多样，丰富师生群体的档案类别。

参考文献：

[1]和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1996：286-290.

[2]曾伟忠.国家档案开放目录体系建设研究[M].北京：人民邮电出版社，2015：211-218.

[3]党跃武.高校档案工作科学发展探索与实践[M].成都：四川大学出版社，2016：4-39.

[4]万绚，方黑虎.WEB2.0时代高校档案馆个性化信息利用模式及策略[J].档案与建设，2012（8）：14-17.

[5]安小米.建立高等学校档案目录体系网络的设想[J].档案与建设，1988（6）：6-7.

[6]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1996：265-275.

[7]邬雪军.发挥高校档案在校园文化建设中的作用[J].档案與建设，2003（6）：27-34.endprint