加强档案信息化建设与管理

于 丹

加强档案信息化建设与管理

于 丹

本文首先介绍了制约档案管理信息化建设的因素，提出了加强档案信息化建设与管理的有效手段，旨在提高档案信息化管理水平。

档案 信息化管理 重要意义 手段

一、制约档案管理信息化建设因素

档案信息化建设与管理就是数字化的档案信息，是指利用数据库技术、数据压缩技术、调整扫描技术等手段，将传统介质文件（纸质）和已归档保存的电子档案，系统有序组织成具有结构的档案信息库。

档案管理信息化力量薄弱。这是档案管理信息化受到的较大阻碍。一是档案管理队伍不稳定。很多单位的档案管理人员由办公室工作人员兼任，变动频繁，专业面比较窄，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案管理不是很规范。因为其这方面的专业要求较高，且需要掌握其他部分技能。二是管理质量不高。大多数单位重视文书档案、会计和人事档案的整理，忽视整理与收集科技、专业、人物、声像、实物、图书档案，尤其是档案信息化建设质量参差不齐。

档案管理信息化观念落后。一是管理方式陈旧。当前，有些单位的档案收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是信息化水平较低。目前，大多数单位实体档案存量较为全面完整，而电子方面档案存量不高，档案信息化管理软件不够完善，信息化硬件配备不到位，档案信息化建设水平落实后于其他工作的信息化建设水平，“实体档案管理为主，电子档案管理为辅”的情况普遍存在。

档案管理信息化利用率低。重保管轻利用。其价值不能够实现最优的利用，经济发展和现代科技的爆炸式增长，因为每天每时都有大量的信息数据产生，信息的产生也是非常巨大的，我们只是停步于浅层的检索和查询，这些信息的利用和筛选却还不能够很好地得到，并没有许多关于利用的内容。

二、档案信息化建设与管理的有效手段

加强领导，树立档案信息化建设理念。要摒弃传统思维，充分认识档案信息化建设的重要性，建立由“一把手”担任档案管理工作领导小组组长，形成主要领导负总责、分管领导亲自抓、档案管理人员具体管、各个科室同努力的管理网络，从领导层面提高推进档案信息化建设的积极性和主动性。要充分了解档案信息化工作的流程、标准和要求，不定期到基层单位实地督导，每月调度汇总整体推进情况并向市局（公司）主要负责人汇报，树立正确的信息化建设与管理理念，牢固树立责任感和使命感，充分发挥主观能动性，主动提升专业素质，积极推动档案信息化建设与管理进程。

转变模式，推行档案信息化建设总进程。一要建立档案信息建设总规划。要将单位档案信息化工程建设纳入单位信息化建设总体规划，统一规划、设计和配备档案信息化基础设施。二要建立档案信息化管理平台。要将库存档案目录和档案实体纳入计算机管理，实现档案管理现代化、档案信息数字化。三要积极推行网上查询、借阅。要充分利用电子档案管理系统快捷、高效的特点，切实减少档案实体的利用频率，保障档案实体的安全完整。

加强管控，提高档案信息化技术水平。配置齐全档案信息化管理的基本硬件设施，全面配置电子监控、防盗报警器、灭火器、去湿机、空调机、消磁柜等安全保管和保护设备，逐步提升档案信息化建设与管理水平。信息化管理工作制度的健全，档案员具体的职责的完善，信息化建设要求的突出，严格按照国家和行业规定的标准，强化审核，保证信息的真实性和准确性。建立信息化安全预警制度，做好档案保密工作，通过建立防火墙、设置密码、严格审批借阅流程等措施，保证档案信息的安全性和可靠性。树立服务意识，强化服务利用，充分发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用，为企业发展和干部职工查阅资料提供便利。

强化培训，建设档案信息化专业队伍。建设一支稳定、高水平的档案管理人员队伍,合理配置档案管理人员，积极搭建平台，让热爱于档案信息化管理的专业人才能够发挥专长，充分激发工作潜能和热情，真正实现人尽其才、才尽其用。档案工作连续性强，每个档案管理人员从接手到适应工作需用较长时间。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。如从事档案管理的人员在离开档案员岗位时，需移交全部所管档案，并办理好移交清点手续，逾期不交或移交不全的后果要写清楚，以免造成相互推诿，责任不清。要严把用人关，注意引进有业务专业技能、档案专业知识的人才充实到档案人员队伍中。良好的环境能够调动档案工作者的积极性、主动性、创造性，因此在实际工作中，既要抓好教育、培训档案工作者的各项工作，又要切实抓好关心、激励他们的各项工作，努力为系统档案工作者的发展创造机会、提供空间，使档案工作者真正感受到在档案岗位上有用武之地，对有突出贡献的人员要适当给予奖励，可以实现自身价值，能够得到应有的尊重。

强化过程控制,加强电子文件制度建设。我们要根据《档案数字化信息安全管理制度》的要求，档案数字化工作应实施全程摄像、录像监控，监控视频数据应由组织实施档案数字化单位（部门）保存。应建立档案数字化场所管理制度，核查出入人员身份，严禁无关人员进入场所。进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品，未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。

（作者单位：1.湖南农业大学；2.淄博市烟草专卖局（公司））