国有企业办公室主任协调艺术实践探索

文/中国石化西南石油工程公司重庆钻井分公司 欧志龙

国有企业办公室主任协调艺术实践探索

文/中国石化西南石油工程公司重庆钻井分公司 欧志龙

随着现代社会的迅猛发展，国家之间的竞争也愈加激烈，各国竞争的焦点就是经济发展，而国有企业恰恰是我国市场经济的重要支柱，因此，国有企业对经济的健康发展发挥着极其重要的作用。而办公室作为整个企业的中心点，更是企业办事和决策的重要执行部门，对企业的生产和未来的发展有着至关重要的作用。完善企业办公室的协调化管理，对于提高企业核心竞争力是十分有必要的。本文主要探讨如何合理利用办公室的协调艺术，以促进企业办公室工作的高效完成。

国有企业；企业办公室主任；协调艺术；协调工作

办公室的高效运作是企业生存和发展必不可缺的条件，同时办公室也是企业形象的对外展示形式。强化办公室管理工作，提升办公室工作效率，是提升企业竞争力的一大法宝。而企业办公室主任则是一个至关重要的岗位，协调工作是其主要职能之一。只有充分认识到做好协调工作的重要性，充分运用多种协调艺术，才能做好国有企业办公室组织协调工作，而如何深入探索协调艺术，则成为影响企业进一步发展的至关重要的因子之一。办公室主任的工作既有党政任务，也有日常管理实务，要想提升工作质效，就必须坚持协调沟通的工作原则，掌握协调艺术，灵活运用协调方法，全面推动协调工作高效开展。

一、企业办公室探索协调艺术的意义

（一）企业办公室主任的作用。对于我国的国有企业来说，办公室主任是一个最为特殊的职位，负责协调好各方关系、联系各方、承上启下、发号施令，是国有企业领导层作出正确决策以及科学管理的必不可缺的助手，这是其他任何职位都不能替代的。1.沟通桥梁作用。办公室主任最重要的任务是沟通，要想完美地完成自己的工作就要及时做到上情下达与下情上传，这是由于办公室主任的职位极其特殊，是联系企业的领导层与各部门基层员工的重要纽带。这个工作具体分为两个方面：一方面，为了能够为领导的正确决策提供实时的依据，就要及时向领导汇报基层职员的工作进度等情况；另一方面，要及时把领导的决策意见传达给基础部门，以便他们及时开展工作；同时为了能够使企业正常高效地运转，办公室主任还要掌握宏观调控的职能。总而言之，办公室就是联系整个企业的纽带，办公室对企业的正常运转以及是否能够准确执行有效的协调起着不可替代的作用。2.协助作用。对于领导的决策，办公室主任首先要深入分析领导的意愿，对于领导的意图先起草一个简单的文件，然后要协助领导完成重要文件的完善处理，对领导的决策进一步推行，协助领导深入展开重要的工作；此外，作为企业的重要成员，办公室主任需要对企业的健康发展提出合理有效的建议，尤其是对一些重大事项的决策，要提出针对性的建议或者意见。

（二）协调艺术的优势。1.有利于原则性与灵活性的处理。大家都知道，任何一所企业要想有所发展，都首先要有一个明确的目标，并且制定相应的原则，也就是个性规章制度，来服务于这个既定的目标。企业办公室主任在把握这些原则以及规章制度方面必须要有大局观念，从全局出发，此时协调艺术便起到了不可替代的作用，办公室主任可以以此作为解决工作中各种矛盾冲突的根本准则，使协调工作在正确的道路上得到发展。同时，在企业办公室主任日常的各种工作中，正确有效地运用好协调艺术还可以帮助他们根据不同时期不同的工作重点以及不同的对象，在不违背原则以及各项规章制度的前提下，对有利的时机进行捕捉，然后灵活地运用各种协调艺术及工作方法，对各种言语以及行为的尺度进行有效的把握，对各方面的利益进行多维的照顾，提出合理方案，改善利益各方之间的关系，解决他们的矛盾或冲突，履行好办公室主任的责任，尽到办公室主任应尽的义务。2.有利于继承和创新关系的处理。中国乃至全球的经济利益的格局随着改革的不断深入以及社会主义经济的不断发展，在不断的改变，因此企业办公室主任的协调工作也在日益发生变化，协调任务越来越重，协调的内容越来越广，自然协调的难度也越来越大，因此对办公室主任的要求也自然越来越高，并且这已经成为一种势不可当的趋势。办公室主任的工作比如国有企业办公室人员素质协调、职能机构协调，以及计划经费协调、公务活动协调等，都是有规律可循的，因此对于办公室主任来说，在工作中如果只是一味地运用传统经验办事，显然是远远不够的，对于不同的问题要积极采取适合于该问题的不同协调措施；同时，由于事件发生的时间、地点、环境以及发生背景的不同，所以，处理问题仅仅依靠传统的方法是远远不够的，故办公室主任必须深入研究新的矛盾规律和人际关系，以此来探索新的有效的工作方法和工作思路，并且在工作过程中要坚持继承和创新的有机统一，使用有效的协调方法协调好工作环境的各种人际关系，从而确保办公室主任能够使协调工作切实有效。故而深入探索并且学习好协调艺术，对企业办公室主任来说有着至关重要的作用。3.有利于局部与全局关系的处理。在日常工作中，企业办公室主任经常会遇到部门多、人员多、背景复杂的情况。这是对办公室主任工作能力的一种重要考验，并且与此同时，这类问题能否处理好也会对办公室工作的整体效率以及工作的顺利展开产生意想不到的影响。“精明的人解决问题，有远见的人预见问题”。这就意味着办公室主任有一种全局观念，对问题的发展要有预见性的意见，通过对全局的驾驭来处理好局部与全局之间的微妙关系，这些都是办公室主任做好工作的前提与保证。具体情况如下：首先国有企业的办公室主任要在充分了解问题的基础上进行深入分析，抓住问题的主要矛盾，明确影响全局的关键性因素，对于难点以及重点问题进行集中力量突破，以期通过解决重难点的问题或者是矛盾来推动协调工作的全面展开。其次，办公室主任通过对全局的把握，进行严谨的分析，对于分析出的那些对全局的影响一般的因素，也决不能听之任之由其发展，而要做到统筹兼顾，把问题消灭在萌芽状态；主次结合，搞好协调，对协调工作进行全面推进，对工作的整体进行进一步完善，不能因为局部一件事处理不当而影响全面工作。4.有利于上级与下级之间关系的处理。对于办公室主任来说，最重要的责任莫过于协调好职员与职员以及上下级之间的关系，充分发挥国有企业中每个成员的创造力和工作积极性，聚沙成塔，凝聚众人智慧的结晶来促进企业的蓬勃发展。而在协调过程中，企业办公室主任首先必须坚持党的领导，遵循党的方针、政策，这是基本原则。其次，做事要讲原则，办公室主任要公私分明，摒除个人的主观因素，要切实明确发展与稳定的关系，做事过程中遵从大局观念。在日常工作中，办公室主任应该对上级的意见和建议以及领导层的决策引起充分的重视，对反映的问题进行深入调查，仔细记录，与此同时，对下级以及企业基层员工提出的意见或者建议要有选择性地采纳，要进行换位思考，对于可行性高的建议有选择性地向领导汇报。另外办公室主任对在协调中可能发生的情况要进行充分的考虑，务必要全面周全，并且办公室主任做事一定要公私分明，兼顾各利益相关方的意见和建议，以保证问题以及矛盾的顺利解决，企业决策的顺利实施。

二、企业办公室主任协调工作的主要内容

计划性协调、工作性协调以及人际关系性协调是企业办公室主任协调工作的三个主要特点。企业办公室主任要在充分了解协调工作特点的基础上，熟练掌握运用高超的协调艺术使国有企业内部各个部门的工作相协调，能够相互配合地进行企业的各项工作及活动，以期能够高效率、高标准地完成企业领导的计划及目标。

（一）计划性协调。计划性协调主要指党政工作计划的制定、事业发展策划的制订以及各方面决策执行方面企业办公室主任所要做的协调工作。办公室是一个介于领导层与基层成员之间的一个过渡性位置，要起到一个上情下达和下情上传的关键性作用。首先在计划制定的初阶段，企业办公室主任的主要任务是联系各个与工作相关的部门，对计划进行初步拟定以及任务的分配进行统一的协调，对基层部门的情况进行及时全面的了解，然后将计划和协调意见向领导进行汇报，进行可行性的仔细分析并帮助领导制定和完善计划以及方案，然后进行计划的实施，但是在初步实施计划的时候，由于各种不可控因素的影响，在实施计划的过程中可能会出现一些问题，这就需要企业办公室主任密切关注各种因素的变化，上传下达，进行积极协调。

（二）工作性协调。工作性协调是指协调在工作分配、职员配合等方面的应用。首先办公室的内部职员要对整个企业的规章制度进行建立健全；要对组织机构进行合理的设置；对办公室领导班子各成员之间的工作进行积极的分配与督促，从而使整个办公室的枢纽能够灵活地运转以进一步提高企业的竞争力。如果在工作中平级各部门之间发生不可控的纠纷，企业办公室主任对此事要做好充分的调查，进行深入的研究，并在此基础上提出初步的协调解决方案，上报给有关领导，以供他们参考，至于协调方面，可以由领导出面协调, 也可以由领导给出协调或者在处理方面的意见，由办公室主任负责消息的传达与执行，并且督促检查协调方案的落实与实施，将实施结果向领导进行汇报。

（三）人际关系协调。人际关系的协调主要指领导层的成员和企业各部门基层职员以及办公室的内部成员的关系进行协调。领导层与基层成员的分歧主要是由于年龄、阅历、经验等方面的差异比较大，尤其是他们的工作分工以及在企业的管理中所处地位不同，因此在对于问题整体情况的把握、看问题的角度及对工作要求等方面也有比较大的差异，这就会在一定程度上造成领导层与基层职员之间发生意见分歧。因此，企业办公室主任应及时沟通两个阶层进行信息交流、意见和建议进行疏通、进一步把矛盾消除在萌芽当中，把全体工作人员的主要思想以及主要力量集中到正确的工作重心上，为协调工作的顺利有效推进提供强有力的保证。

三、结语

在我国市场经济竞争日益激烈的情况下，国有企业办公室主任要充分意识到做好协调工作的重要意义。企业办公室主任必须具备科学的管理素养、企业科学研究知识素养，同时要具有不断创新勇于挑战的精神品质以及自我管理的能力。以此来更好地管理整个企业，做好协调工作，促进办公室这个特殊部门的工作效率整体提升，并以此促进国有企业的健康可持续发展。

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