基于办公自动化环境下的文书档案管理探究

2017-11-25吉林省白城市洮南市劳动保障事务所董志恒

办公室业务 2017年13期

文/吉林省白城市洮南市劳动保障事务所董志恒

基于办公自动化环境下的文书档案管理探究

文/吉林省白城市洮南市劳动保障事务所董志恒

随着社会经济的飞速发展，科学科技水平也随之得到了很大的提升，包括网络技术和信息技术都随之发展起来。虽然办公自动化环境下文书管理的发展已经有了一定的基础，但是在管理中还存在一些不足的地方。本文基于办公自动化环境下的文书档案管理中存在的问题进行了探究，并且给出了一些相对应的建议，希望可以给管理工作人员带来一些帮助，提高文书档案管理的水平。

办公自动化；文书档案管理；探究；策略

办公自动化就是在计算机技术和通信技术的同时支持下结合办公设备的一种新型的办公模式。办公自动化对于文书档案管理中有着至关重要的作用，也对于传统的文书档案管理进行了改革；办公自动化的技术给文书档案管理带来了更多的便利，使得文书档案管理工作的效率得到了提高，信息资源得到了充分的利用。接下来就办公自动化的文书档案管理工作的特点和建议进行探讨。

一、办公自动化环境下文书档案管理中出现的问题

（一）文档管理脱离自动化系统。现如今，许多企业事业单位还没有将文档管理纳入办公自动化的系统中，文件管理和档案管理两个部门分开独立分工完成工作，这样的管理模式使得文书管理和档案管理两者之间脱节了，让档案的信息质量受到了严重影响，真实性也得不到保证，并且影响了文书档案一体化管理的发展，降低了文档管理的工作效率。

（二）工作重点有待转移。根据以往传统的文书档案管理主要是以纸质管理为主要管理方向，具体的工作内容为：文件的编号、文件的归类、文件的归档等，虽然，办公自动化的文件档案管理很好地解决了这些问题，但文件档案的管理人员要调整好工作的重心，改变现有的工作方向，把工作的精力放在文档内容的检查和鉴定中，可以更好地提高文件档案管理的工作效率。

（三）文档保密性有待提高。在自动化的电子文档信息中，它是处于持续的动态更新状况，这里面的文件很容易遭到无痕迹的修改，这让电子文档的安全性受到了很大的威胁。文档一直处于更新的状态，让它的稳定性受到了影响。相对于传统的纸质文档，电子文档的真实性和稳定性收到了很大的影响。在信息技术十分发达的今天，电子文档很容易被网络的非法技术盗取，面对如此复杂的网络环境，电子文档信息的安全性受到了威胁。

二、办公自动化的文书档案管理的策略

（一）文件与档案的一体化管理。文件和档案两者有着密不可分的关系，从一定程度上来讲，档案是由一份份文件组成的，文件是档案的前世，档案是文件的归属。但是两者又在某些方面有很大的不同之处，文件是根据时间的顺序整理出来的，其本身就是比较乱的，经过一定的时间进行排序整理好就成了档案。但是在自动化文件档案管理中它们之间的这种界限就没有那么明显，在自动化的系统中，文件和档案都是经过有序的排列，之后整理好保存，不再像传统的管理模式那么的复杂，这样也方便对于文件的查找和浏览。自动化的管理中，把文件和档案的信息都井然有序地保存进信息系统，通过电脑搜索可以找到所需的文件或者档案，可以帮助管理工作人员迅速分出文件的种类，达到资源分享，也是将文件和档案两者的内容进行结合的新型方式。

（二）多部门的有机配合。在自动化环境下的文件档案管理中，每一个文件都是单独的个体，档案不再是以整卷为单位，而是以文件为单位组成的。每个文件都有明确的标有作者、写作日期、独特的编号等信息直接存入档案里，不用再对文件进行重新分类和整理，在保存之前就整理出所有的顺序和目录，保存时按照上的顺序进行管理即可。在这种全新的管理模式下，产生了一个新名词：电子文件。电子文件的管理工作需要多方面的协调才能完成，不仅需要档案管理部门的配合，还需要档案生产部门和信息技术部门进行协助完成工作，这三个部门缺一不可，需要大家共同合作才能完成档案的管理工作。

（三）文书档案更加规范化和标准化。文件档案管理包括文件的产生和文件的运转处理，以及最后的归档三个部分，电子文件归档包括网络归档和纸质文件归档这两个部分。文书档案的网络化管理可以落实到文件的每一个细节，使得文书档案管理工作更加规范化和标准化。所以，在系统生成的前期，应该考虑到文书档案管理的每一个细节，不仅要对各部门的职责进行明确，还有在对文书档案归档的流程和细节上，在系统设计完成之前就要将这些方面考虑周到。

（四）检索信息更加快速高效。办公自动化的管理模式不仅减少了文书归档工作人员的工作量，还实现了输入数据一次就可以对信息多次利用，在工作人员需要对文书进行发表和归档时只需要集中在一个归档点上就可以了。在需要某些信息数据的时候，直接在网络系统上面搜索即可得到想要的资料，实现了信息资源的共享。除此之外，办公自动化支持多种检索方式，是数据查找的途径更加丰富，可以更快速地搜索到想要的信息。