县级基层人事档案管理中存在的问题及对策思考

2017-11-25山西省阳泉市城区公共就业和人才服务中心王瑜萱

办公室业务 2017年13期

关键词：基层单位档案管理基层

文/山西省阳泉市城区公共就业和人才服务中心王瑜萱

文/山西省阳泉市城区公共就业和人才服务中心王瑜萱

人事档案是人事管理工作中的重要内容，是记录人才信息的主要信息源，与个人工资待遇及组织关系紧密挂钩。当前县级基层单位的档案管理仍存在一些共性问题，本文试分析其中问题并提出相应对策。

人事档案；县级基层单位；分析和对策

人事档案的全面性、真实性、动态性、机密性是它区别于其他材料的重要特征，人事档案管理就是做好人事档案的收集、整理、保管、鉴定和提供利用的工作。目前基层人事档案管理中存在着许多问题亟待解决，这些问题对机关事业单位改革工作的推进极为不利，因此，解决档案管理中所存在的问题是人事部门的头等大事。

一、当前基层人事档案管理所存在的问题

20世纪90年代制定的《干部档案工作条例》仍是人事档案工作的主要政策依据。但是随着信息技术的快速发展，原来的方式方法已不能适应时代的要求，存在的问题日益凸显。

（一）人事档案千篇一律，缺乏个性。目前人事档案注重收存员工的工作历史资料、奖惩任免、工资等方面的有关材料，提供“硬性”资料比较多。但是档案中收集的自传、政治鉴定、入党团申请、思想汇报等材料，则基本上是政治化的官方评语，千篇一律，模板化严重，针对个人的性格特点、工作生活等动态人事材料十分匮乏，不能客观全面地反映一个人真实的总体情况。因此，在组织考察干部和用人单位引进人才时，人事档案难以提供个性化的参考，更难以从档案中看出一个人的特点、个性、能力，不利于用人单位对人才的科学引进和全面培养。

（二）年龄和重要时间节点的认定缺乏更科学的查证手段。对基层人事档案管理人员来说，认定档案的年龄、参加工作时间等时间节点，是一件头疼事。特别是一些年龄较大的干部，档案中出生年月前后不一致，阳历、阴历出生年月皆有；有的当事人不知道人事材料归档的重要性，本人深造后取得的学历学位证书、党团状况、专业获奖证书等动态材料没有及时交给档案管理部门；个别单位档案管理工作不规范，一些管理人员专业知识匮乏，导致归档材料分类不准确，甚至档案交转衔接时缺失一些关键材料等等。而在对干部的“三龄两历一身份”进行认定时，缺乏科学的查证手段，仅仅能凭档案中最早的材料来进行模糊判断，往往使当事人“不服气”“不认可”，经常引发矛盾。甚至有时候大家都知道这个人年龄有多大、工龄有多长，可因为档案中缺乏有力的证据，只好继续将错就错，使个人的提拔、晋级、退休、调整工资受到影响，也使组织公信力受到影响。

（三）一些基层单位对档案管理重要性认识不足，意识淡薄。长期以来，一些基层单位对档案管理认知存在误区，认为“人事档案就是储物柜”，甚至个别领导对档案管理工作“薄爱三分，低看一眼”，在他们眼中，档案管理无非就是一些抄写、保管工作，不会创造任何经济利益，也不会产生什么社会效益，没有认识到人事档案是单位非常重要的人力信息资源库。因此，在人们潜意识的指导下，一些与档案管理的相关工作都被忽视了，硬件投入、人员配备不足，关注度、声誉度不高。

（四）档案管理工作的行业吸引力低，新鲜血液注入难。目前社会上对档案管理工作特别是基层档案管理工作也有偏见，认为干了这一行，进步空间小，将来“没前途”，客观上造成这项工作难以吸引更优秀的人才加入。而且很多基层单位的人事档案管理人员多为兼任，专业不对口、人员频繁更换，档案错放、归类不清、查询不便、调档难办等情况时有发生。同时，由于新鲜血液注入较少，人力资源不足，难以应对越来越繁琐的人事档案管理工作，从而影响了工作的质量。

二、应对基层单位档案管理问题的一些解决措施

从上面的叙述中可以看出，基层机关事业单位档案管理还存在诸多问题。针对上面的问题，笔者提出一些思考和建议。

（一）探索更先进的档案数据管理办法。如引入国外人事招聘领域中常见的性格测试手段，运用现代化的科技和科学的调查方式，对个人的性格进行测试和分析，全面地评定个人的性格特点，并体现在档案中，为组织使用人才提供更有价值的参考资料。再比如运用大数据的分析手段，将个人的出生年月、参加工作时间等纳入大数据管理中，使查询更加方便和更具权威性。

（二）加强档案管理的信息化建设。实行信息化管理模式，将信息技术引入到档案管理当中，充分发挥网络的优势，完善管理制度，运用现代手段进行档案的管理、调阅、更改、变动。

（三）提升档案管理人员素质和专业水平。在招聘档案管理人员时，要严格考察人才的政治、专业以及责任心等方面，把责任心强、政治敏感度高以及思想觉悟高的人才引进到档案管理岗位上来。应多组织专题业务培训，开拓工作人员的视野，提高其分析问题和解决问题的能力。

（四）进一步规范档案资料收集工作。要确保人事档案的权威性、完整性、准确性，及时处理不符合归档的材料，对于手续不足的材料要重新退回到材料收集部门。