干部人事档案管理与利用创新研究

文/贵州省地质矿产勘查开发局一O一地质大队 杨红梅

干部人事档案管理与利用创新研究

文/贵州省地质矿产勘查开发局一O一地质大队 杨红梅

干部人事档案工作在事业单位管理中具有重要的地位，是干部个人经历和社会实践的记录，是思想品德、业务能力和各项工作的具体反映，是培养和考察选拔干部的重要依据。但是从实际情况来看，干部人事档案的管理和利用还存在一些不足之处，这对档案管理有很大影响，也对企业人事工作带来消极作用。因此，需要把干部人事档案管理当作干部人事管理的前提与基础，紧紧围绕强化其管理和利用等目的，切实推进国内干部人事改革的发展。

干部人事档案；管理与利用；问题；创新

一、引言

干部人事档案管理在企业管理中占有重要地位，和干部自身有着紧密的联系，是干部晋升、任免和调动等工作关系的重要参考。但是从实际情况来看，干部人事档案管理在很多单位中并没有得到应有的重视，还存在很多不足和缺陷。本文主要对干部人事档案管理中存在的问题进行详细的研究，并提出管理和利用的创新措施，进而促进干部人事档案管理的规范化与科学化，下面进行详细的介绍。

二、干部人事档案管理中存在的问题

（一）对干部人事档案管理缺乏足够的重视。这一现象在很多单位中都存在，一些单位领导甚至感觉干部人事档案管理不重要，也就是对干部的相关资料进行管理，也没有太大的使用价值。而且，这里还存在着相关人员责任意识落后的问题，一些负责干部人事档案管理的人员，缺乏足够的责任感，很多人自己都认为人事档案管理不重要，这种思想对干部人事档案的管理有很大阻碍，也不符合新时代对干部人事进行改革的需求。

（二）干部人事档案材料的归档环节还存在问题，需要创新与规范。首先，在对档案材料进行收集和归档时，人员缺乏主动性，被动成分比较大，收集上来的材料很多时候没有进行核实与查证，这就使相关档案的真实性大大降低。其次，档案材料来源的渠道问题，很多档案材料的来源渠道比较单一，缺乏从不同角度反映出干部情况的渠道，所以需要不断拓展与疏通。此外，档案材料的归档制度也有很大缺陷，需要不断规范，尤其是对那些与档案材料的要求不符合的材料，处理时缺乏及时性。

（三）档案的功效发挥存在很大局限。首先，档案具有特殊的功能，但是从实际状况来看，并没有真正地发挥出这些功能的作用，功能的发挥存在很大局限。在档案中，很多内容看上去都十分呆板、单调，无法全面反映出干部自身的真实能力和其他状况，缺少可以全面了解干部状况的特殊化与个性化材料。其次，干部人事档案在对干部相关人事的晋升、任免和调动的过程中执行力和影响力都还不够，档案本来在干部的人事活动中发挥着重要的作用，但实际上，档案自身应该发挥出的考察功效却并没有真正发挥出来。而且，在很多单位中，对干部人事档案进行管理时，过分关注其保存和存档的功能，忽视了其开发和利用的功能，不能全面地发挥出人事档案的功能，这就造成一种资源的浪费。而且，还缺乏对档案资源进行合理使用的系统管理机制，干部人事档案在新形势下，在改革的实践过程中，也没有很好地展现出其社会作用和效益。

（四）干部人事档案管理与利用的方法和方式还存在一些不足。当前，很多干部人事档案管理部门工作的方法和方式还相对落后，管理理念缺乏创新性，过分关注纸质档案，忽视了和纸质档案相匹配的电子化档案，这也是现代化技术在档案管理中的体现。但是很多管理部门对现代化信息网络技术和计算机科技的使用还只是停留在对档案进行存档的基础应用上，没有有效地发挥出现代化工作的优势，造成档案管理的效率比较低下。此外，在档案管理部门，一些员工的素质还有待提高，很多员工并没有学习过和档案管理相关的专业知识，对档案管理并没有系统的认识。时代的发展和科技的进步，使得干部人事档案管理工作对员工的要求不断增加，但是很多员工却没有与之相匹配的能力。

三、强化干部人事档案管理和利用的创新策略

（一）首先需要更新档案管理工作的理念，提高对干部人事档案管理的重视程度。这里可以从两方面入手，首先需要更新单位领导的相关理念，使其看到干部人事档案管理的重要性，对于一些对档案管理存在认知偏差的领导，需要使其走出传统理念的误区，将干部人事档案管理当作人事管理的基础，切实落实各种先进理念。另一方面是从干部人事档案管理工作人员入手，提升他们的相关认识，他们是档案的直接管理人员，对整个档案管理工作的质量有直接的影响，所以需要使其工作理念得到更新，不断发展。此外，还可以完善干部人事档案管理的奖励和责任机制，对那些工作不认真的工作人员需要采取措施进行处罚，对于工作努力出色的员工就要进行奖励，进而增强工作人员的责任意识，提高工作的积极性。

（二）对档案材料的归档程序进行规范，创新其工作机制。首先需要的是收集档案材料的长效机制得到完善，采用多种收集方式，建立起有效、合理的档案收集制度，发挥出档案工作人员的积极性，克服工作时的应付和随意状态，提高档案材料的真实性和收集的规范性。还要使档案材料来源的渠道得到扩展和疏通，但是这一措施需要以道德和法律为基础，扩宽档案材料的来源和途径，确保档案材料的来源真实和准确，能够全面、广泛地反映问题。最后需要完善干部人事档案的归档体制，提升工作的效率。可以使用现代化信息科技，对与归档标准不符的材料进行处理，并借助各种现代化通信与计算机科技等，对档案材料办理情况进行及时的监管和督促。

（三）要创新使用档案的方法，提升档案利用的效率。第一，需要充分挖掘出档案的功能，提升档案利用价值，首先需要不断丰富档案的内涵，在档案内增添能够全方位反映干部情况的信息与内容，比如待遇福利、经济条件以及住房情况等。其次，提升干部人事档案在对干部的人事进行变动时发挥的作用，切实发挥出档案自身能够提供参考的性能。最后，需要合理地开发与利用档案优势，建立起健全的档案资源管理和利用机制，切实发挥出档案的效益。第二，要对档案管理方法方式进行创新，进而提升工作的效率。首先需要建立起以现代化信息科技为基础的干部人事档案信息平台，提升档案的管理和利用效率，实现动态、全面的管理。然后需要强化档案管理队伍建设，吸收、留住真正的人才，还要加强培训的力度，确保档案管理人员的素质。

（四）需要建构出面向全社会的档案管理服务系统。建构与时代要求相符合的档案管理系统，对管理机构与管理模式重新进行思考，使得档案管理不仅可以满足人事、组织等部门的需要，还可以使广大民众的需求和利用得到满足，真正地做到“以人为本”。

四、结语

综上所述，干部人事档案管理与利用创新具有重要的意义，因此需要引起相关人员的重视，不断对档案管理和利用进行创新，切实发挥出档案管理的作用，进而为单位发展奠定良好的基础。还需要加强和国际同行业的要求，取长补短，然后结合国内档案管理的实际情况，制定出符合国内档案管理的措施和制度，切实发挥出档案的作用，进而促进档案管理的发展，为培养选拔党和人民事业需要的好干部奠定坚实基础。

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