企业职工档案管理中存在的问题及对策探究

2017-11-25湖北省恩施州利川市人力资源和社会保障局赵文梅

办公室业务 2017年13期

文/湖北省恩施州利川市人力资源和社会保障局赵文梅

企业职工档案管理中存在的问题及对策探究

文/湖北省恩施州利川市人力资源和社会保障局赵文梅

企业职工档案管理主要是关于职工个人的基本经历、思想情况、工作状态以及岗位变动等的文字记载资料。它体现了职工个人完整的人生经历，不仅是其历史性考量的重要依据，同时也是企业管理中的一个重要内容，与企业的生产、管理、招聘、培训、调配、考核、奖惩以及选拔等工作中都具有密切联系。本文分析了现阶段企业职工档案管理中存在的问题，并在此基础上提出有效的解决对策。

企业；职工档案管理；存在的问题；对策随着社会的发展，我国现代市场经济体制也获得了快速、平稳的发展，人才市场的建设和管理工作也逐渐完善，再加上现代企业人事制度在不断改革，企业职工档案管理工作在企业内部职工队伍建设中的重要性也日益突出。但是，还应看到，现阶段企业在档案管理工作中仍然存在较多问题，导致其管理质量和管理效率都大大降低。这就对企业档案管理工作者自身专业技术水平和管理职能提出了更高的要求。

一、当前企业职工档案管理中存在的问题分析

（一）档案管理意识还较为淡薄。企业职工档案管理意识薄弱主要表现为以下几个方面：首先，对档案管理缺乏正确的思想认识。一些企业在管理中没有清楚地认识档案和业务的关系，认为两者是互不相连的，导致档案管理工作偏离了基层基础这一实际，使其战略高度无法与实际工作需求相适应，甚至有少数企业没有认识到档案管理的重要性，并且对于档案管理的开展途径也缺乏经验。其次，一些企业领导对档案管理缺少重视。随着社会的发展，在信息化时代，档案管理的实用价值也更加突出，但是一些企业领导并没有认识到这一点，认为职工只是企业聘请的劳动力，档案管理工作的价值不高，浪费了过多的人力、物力和财力，是得不偿失的。最后，档案管理存在被动性。一些企业在管理档案的过程中，只是为了应付检查和考评，存在较为突出的“重形式，轻内容，重晋级，轻效能”的问题，难以高质量地完成工作。

（二）档案管理工作制度有待完善。当前，企业职工档案管理制度存在较多漏洞，导致管理中频发以下问题：首先，档案传递存在拖延，操作程序比较混乱。例如，一些职工早就已经从本企业调离，按照规定应该及时将其档案转交到新单位，但是有的过了几个月都没有完成移交；一些企业在人事档案转递时，没有填写转递单，也没有给予密封，随意转交给本人携带，存在档案丢失和篡改的现象。其次，档案管理中存在一些漏洞被一些人投机取巧，制造虚假材料，常见的例如更改年龄、更改学历以及更改工作时间等，导致档案材料失去了真实性和权威性。最后，档案管理中存在建档和存档时间滞后的问题。企业管理时而会发生模式改变，这一职工档案的建档、存档等都会随之发生改变，尤其是存档资料量的减少和存档时间的滞后，大大不利于职工档案内容的鉴定和管理工作的开展。

（三）档案管理人员素质有待提高。档案管理工作具有较强的政策性和规范性，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。但是现阶段部分企业的档案管理人员素质不高，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。

二、加强企业职工档案管理的对策

（一）提高对档案管理的认识，增强责任感。首先，要提高对企业职工档案管理的重要性的认识，充分认识到档案管理对于企业发展的基础作用，并将其作为一项经常性工作，在日常工作中予以足够的重视，必须要做到定期对其进行检查、研究、分析以及考核等。其次，要增强企业领导和档案管理工作人员的责任感。企业领导和档案管理者都必须要充分认识档案管理对于企业发展的重要作用，领导要加强对档案管理人力、财力和物力投入，为档案管理营造良好的环境，管理者应定期积极向领导汇报管理的现状、问题等，并共同探讨解决方法，真正地担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。

（二）完善档案管理制度，实现规范化管理。首先，要对档案材料的收集进行规范，制定完善的收集制度，结合相关要求以及保管的期限对文件材料进行合理的分类和归档，以提高档案管理效率。对档案收集手段进行创新，采用文件收发或者主动寻求的方式来对档案材料进行收集，要具有重点性和广泛性，以提高档案收集质量。同时还要使档案材料收集范围更加广泛，内容更加丰富，不仅要收集纸质材料，同时要收集图片、录音、影像等，提高其保存价值。其次，要对档案管理工作进行规范。档案管理工作必须要具有统一性，将各种类型或者不同载体形式的档案进行统筹管理，这不仅有利于档案的保管，同时有利于档案的利用。并且要对档案借阅给予严格的规范，避免存在逾期不还、丢失、破损以及更改等问题。

（三）对职工档案管理人员队伍建设进行强化和提高。要实现职工档案的信息化管理，就必须强化对档案管理人员的培训，实现档案管理人员由职工档案实体管理者向信息化管理员转变。培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训。档案人员不仅要具备扎实的档案学基础理论知识，还应熟悉档案工作的规律、分类方法及有关的技术。二是现代化信息技术培训，重点应放在计算机软件的熟练使用及网络知识的运用等方面。通过培训，使档案人员掌握档案管理应用软件的各种技能，成为档案信息化管理的行家能手，确保档案管理系统平稳、正常地运行，促进企业快速发展。