自来水公司电子档案管理措施探讨

文/即墨市自来水公司 张莉

自来水公司电子档案管理措施探讨

文/即墨市自来水公司 张莉

随着科技的不断发展，近几年间电脑科技的发展尤为迅速，其中衍生出来的各种应用遍及社会的方方面面。自来水公司的管理制度在新时代的背景下也跟随时代的脚步，建立了自来水公司电子档案，用电子档案的新模式对公司内部的信息进行管理，这种新型管理模式有方便快捷、存储量大的特点。本文基于对自来水公司的研究，对电子档案管理措施进行一定的分析和探讨。

自来水公司；电子档案；管理

一、自来水公司电子档案

自来水公司由于工作的特殊性，电子档案中的信息量较多，信息之间的联系也较为复杂，使用电子档案对自来水公司的信息进行管理能有效地把信息理顺、合理分类，将信息妥善保存。电子档案虽然有如此多的优点，但在管理上需要注意的问题也有许多，管理人员在管理电子档案时要注意电子档案可能发生的问题，提前做好预防措施。

二、电子档案可能发生的问题

电子档案在管理中最常出现的问题就是电子档案的安全问题，电子档案虽然容量大，可存储的信息多，但由于信息没有延续性，可能会发生信息丢失和信息泄露的事故，导致自来水公司的经济受损。这些电子信息的存储没有过去的纸质档案管理的安全性高，在管理上应该多注意电子档案的安全问题。

（一）容易发生电子文件被改动的问题。传统的档案如果被他人修改会在纸质档案上留下一些痕迹，从而“有迹可查”，但相较于传统档案，电子档案被改动后不会留下痕迹，对于自来水公司来说，在传输文件的过程中可能会被他人改动，造成文件的可信度下降，资料的错误会造成自来水公司的经济受损。

（二）电子档案原始文件的管理。电子文件在被打开后，就会出现电子文件中的信息和内容，由于文件可能在使用的过程中被多个设备一起打开，这样就难以判断打开后的文件哪一个是原始文件，如果在不能判断的情况下回收原始文件就有可能出现错误。

（三）电子文件的格式问题。电子文件在管理中，由于目前受到电脑技术的约束，对时常更新的与电子档案相关的软件、硬件的不适用，可能会降低电子文件的真实性。

三、优化电子档案的策略

对于上文中列出的几种可能出现的电子档案管理问题，下面给出一些针对这些管理问题的对策：

（一）建立合理的电子档案管理制度。对自来水公司的电子档案管理人员来说，建立一套合理的电子档案管理制度是实现管理档案的有效措施，这样不仅可以约束管理人员在管理上的方法与规范，还可以使自来水公司内部的电子档案在使用上有一定的规定，减少电子档案出现缺失和修改的情况。在管理制度中，要明确下面几点：第一，要划清电子档案的归档范围。电子档案按照我国的相关规定，是需要明确划清电子档案归档范围的，相关管理人员需要做好归档范围的划定工作。第二，要定期检查电子档案中的文件。自来水公司的电子档案管理人员应该定期检查档案中的文件，查看其是否有丢失、错误、改动痕迹、是否有病毒存在，对每一个文件都不能疏忽，要全面排查，确保电子档案中的文件及信息的有效性和可信性，使自来水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套电子档案管理规定。自来水公司的电子档案管理工作只靠管理人员的维系是不够的，还需要制定适应自来水公司的电子档案管理规定使档案的管理工作更好地落实到公司上下，使管理工作更容易。在管理规定中，应该明确需要制定一个电子文件的接受记录，把接收时间、接收人、发送人等信息都填入到接受记录中，防止发生上文中提到的安全问题如被他人修改等，通过接收记录可也查找到相关的接收信息，找出问题根源，也有一定的防范作用。

（二）提升电子档案管理人员的水平。电子档案管理人员的相关专业水平与电子档案的管理之间的关系是非常重要的。管理人员有较强的电脑水平，可以在管理上将一些可能存在的问题提前预知出来并找到解决对策，减少电子档案的安全问题。在对已经破坏或缺失的文件的修复上，水平较好的管理人员可以较快地将文件复原，使得自来水公司的损失减小。在挑选电子档案的管理人员时应该注意考察其是否有过硬的电脑水平，特别是与文件相关的电脑技术水平是否达标。每过一段时间，公司可以对管理人员进行培训，提高其专业水平，这样也可以使自来水公司的电子档案管理工作更加完善，更能为自来水公司培养一批电脑知识过硬的管理型人才。

四、结束语

自来水公司的电子档案管理工作始终会存在着一些矛盾和问题，这些问题随着科技的进步和发展也在不断地变化着，产生不一样的效果。电子档案的管理需要管理人员的认真对待，对可能存在的问题作出判断，尽快找到有效的解决办法，使得电子档案的安全得到合理的保障。电子档案管理人员在管理过程中遇到的问题也需要分析出根本原因，例如档案中文件的随意修改问题，可以从提高自来水公司员工素质上出发，对员工进行素质教育及电脑知识培训，也能在一定程度上减少电子档案的一些管理问题。电子档案管理中，管理人员可能产生分歧，这就需要管理人员齐心协力找出问题的解决办法，把电脑技术知识有效地运用到电子档案的管理中去，实现电子档案管理的不断优化。

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