浅谈电子档案在科研档案管理中的优越性与局限性

2017-11-25浙江省庆元县食用菌科学技术研究中心吴冰云

办公室业务 2017年13期

文/浙江省庆元县食用菌科学技术研究中心吴冰云

文/浙江省庆元县食用菌科学技术研究中心吴冰云

如今社会是电子化的社会，很多档案都已经变成电子模式，但是因为其载体的特殊性，电子档案在管理方面还是与传统纸质档案有所区别，电子档案比纸质档案更容易进行储存、搜索和管理等，尤其在管理方面具有很强的优越性，同样和纸质档案相比较也具备一定的局限性，本文就电子档案在科研档案管理中的优越性与局限性进行分析。

电子档案；科研档案；优越性；局限性

科研档案是在进行科学研究和实践活动中，对有价值的文字、图像、声音等进行保存的材料，是科研工作重要的部分，针对科研档案进行管理也是科研工作重要的环节，而随着信息化社会的发展，电子档案进入科研档案管理应用中，方便人员快速检索和储存等，甚至有逐渐取代纸质档案的可能，文章对电子档案在科研档案管理中的优越性和局限性进行了分析，希望对科研档案管理的效率和质量有所帮助。

一、电子档案在科研档案管理中的优越性

电子档案是将纸质档案进行规整记录，通过计算机或一些其他的电子设备将整理好的文件进行储存，电子档案不仅有纸质档案原始记录和真实性的功能，而且还同时具有相应的快捷、便利、共享、可分离、继承等特性，因此电子档案在科研档案管理中具有一定的优越性。

（一）电子档案照比纸质档案占用的空间小。电子档案的记录方式一般都是通过计算机或者其他数码产品进行记录保存，比如一些光盘、硬盘、磁带等的存在，一个大容量的硬盘相当于上百份资料的收集，所以说同样数量的档案资料，利用电子档案进行存储占用的空间就远远小于纸质档案的存放空间，而且随着电子档案的载体容量的增大，电子档案的优势就越发明显，甚至开始逐渐的取代纸质档案。

（二）电子档案比纸质档案的记录方式要多。纸质档案的记录方式过于单一，因为科研是一个动手实践的过程，很多时候都会包括一些科研实验，而传统的纸质档案，只能记录静态的信息，例如显微镜使用方法、科研的过程前后顺序等，但是这种记录方法容易失真，造成实验的错误，于是在现代科技发达的今天，电子档案开始被提出来，并广泛使用。电子档案可以将文字、图片、影像、声音等通过一些数码设备进行记录，并且通过计算机将这些档案转移到移动硬盘上进行保留，所以说电子档案比纸质档案的记录方式多。

（三）电子档案的管理方式比较灵活。电子档案的管理方面，也是比较灵活的，因为它不仅可以用纸质分类的管理方法，而且还可以使用专门的软件进行管理。比方说，将电子档案按照项目的结题、经费的使用情况、科研的成果等进行分类归放，或者通过系统设定的方式，可以针对相关的内容进行检索，例如想知道食用菌在食物方面的研究结果，只要在系统中输入就可以直接进行了解和查看，它不像纸质档案只能通过档案室进行查找。

（四）电子档案中的信息和载体之间可以进行分离。纸质的档案在进行管理的过程中，一旦有人员想要使用，需要进行手抄或者复印，甚至有的重要实验结果为了安全起见，不允许带到档案室之外，甚至怕失真同样不允许进行复印，但是电子档案却不同，其中包含的信息可以完全与载体进行分离处理，可以通过打印机将需要的档案进行打印带出，不用担心对档案有所损害。

（五）电子档案具有一定的机密性。电子档案不同于纸质档案的还有其机密性，因为很多的电子档案通过计算机可以进行加密处理，将电子档案进行加密保存，尤其是一些重要的食用菌实验成果、研究过程、关键参数等都不方便进行公开，针对这种重要级的档案，最好的方法就是将其进行电子档案管理，然后进行加密管理。

二、电子档案在科研档案管理中的局限性

电子档案在具有占用空间小、记录方式多、管理方式灵活、可以进行分离以及机密性优越性的同时，也需要对电子档案在科研档案管理中的局限性有所认知，以达到全面了解电子档案、更好地发挥电子档案在科研档案管理中的使用。而电子档案在科研档案管理中最大的局限就是安全性，因为随着社会科技的发展，在电子档案发展迅速的今天，同样的安全问题也层出不穷，比方说载体的不安全，载体的存放和使用如果管理人员操作不当，很容易就会造成载体故障、损坏等情况，甚至在人员使用电子档案的过程中没有及时进行备份，都间接导致电子档案的丢失；另外，随着社会网络的发展，计算机病毒也开始层出不穷，各种口令破解、木马病毒等都在对计算机进行攻击，造成系统出现瘫痪的情形，虽然偶尔档案的丢失不会影响科研院所进行正常的工作，但是同样会给科研院所带来严重的损失，所以针对电子档案的安全问题，我单位需要从管理人员自身综合素质抓起，树立正确的安全意识和保密意识，加强档案管理员的网络操作能力，培训他们对电子档案的管理能力，以确保电子档案在科研档案管理中能够被有效地使用。