浅谈如何做好市政工程档案管理与利用

2017-11-25黑龙江省齐齐哈尔市昂昂溪区市政设施管理处王明芳

办公室业务 2017年13期

文/黑龙江省齐齐哈尔市昂昂溪区市政设施管理处王明芳

浅谈如何做好市政工程档案管理与利用

文/黑龙江省齐齐哈尔市昂昂溪区市政设施管理处王明芳

现如今，社会经济不断发展，使我国各地市政工程建设投资规模得到了进一步的扩大，期间涌现出大批工程。同时随着我国城市建设改造进程的加快，与市政工程档案管理相关的工作在得到良好的发展机遇的同时也面临着一些挑战。当前，如何实现市政工程档案的有效管理和利用，确保它的完善和高效性的问题，已经成为现代我国市政工程建设以及相关管理单位所面临的关键问题。

市政工程；档案；管理与利用

当前，随着我国城市现代化改造进程不断加快，城市地下空间使用率的增加，大量的地下工程设施和建筑物等隐蔽工程涌现。此时对于市政工程中的大量隐蔽工程来说，保存相关完善和可靠的市政工程档案资料为今后的工作提供参考是必不可少的。除此之外，保存完善的市政工程档案，有利于保证市政工程的质量。在工程前期审批、中期建设质量控制以及后期的改建中，都能起到重要作用。

一、市政工程档案管理与利用现状

（一）档案管理与利用机制不健全。目前我国相关建设单位没有充分认识到市政工程档案管理工作的重要性，对档案的管理与利用工作不重视，导致档案管理与利用机制不健全。同时又缺乏一套相对完整的现代化管理体系和信息管理机制，使得市政工程档案管理水平严重落后，缺乏对市政工程建设的有效约束，依法管理和监督的难度加大。

（二）档案管理与利用缺少统一的标准。众所周知，标准化对于高效管理的实现有着重要的意义。我们在对市政工程档案进行管理和利用时，大力推动标准化和统一性建设会使管理工作达到事半功倍的效果。可是目前我国标准化的意识还很淡薄，就拿市政工程档案来说。它的存在形式包括图标、文字、图纸、电子文档和声像等，但是如今对于何种档案采用何种形式生成，并没有详细的标准进行规范，这直接导致了市政工程档案形式混乱的问题，影响后期对档案资料的收集和整理工作。与此同时，在市政工程档案的产生、收集、整理以及归档过程中一旦缺乏统一标准，势必会对市政工程档案后期的服务质量产生重大影响。

（三）相关管理人员缺乏专业素质。如今，市政工程建设单位和施工单位普遍存在重工程建设轻档案管理的现象。在我国整个建筑行业当中，很多负责工程项目方面的档案管理人员都是由施工人员兼职的，难以真正认识到市政工程档案管理的重要性。同时又缺少必要的专业性培训，缺乏对相关档案管理业务知识的了解和掌握，只是将与日常的档案管理工作有关的资料收集整理到一起就了事。这导致工程档案管理与工程建设难以同步形成，严重的还会导致工程档案失真和遗漏等现象发生。

二、改进市政工程档案管理与利用的措施

市政工程项目从开始立项到最终竣工验收投入使用，是一个相对较长的周期。在此期间形成的各种工程档案，可以详细地反映工程建设的各方面情况。这对于工程项目质量的评定、工程项目后期管理维护以及今后新建的工程，都有着重要的借鉴意义和利用价值。为了改善市政工程档案管理与利用的工作现状，可以尝试做到以下几点：

（一）完善档案管理与利用机制。为了完善市政工程档案管理与利用机制，笔者认为市政工程项目管理中的档案管理部门，在工程项目的建设初期就应该结合具体工程项目的实际情况，来制定相适应的档案管理规定和相关条例，并且时刻明确施工单位、监管单位以及档案管理部门在市政工程档案形成的过程中所应承担的职责。具体来讲，施工单位以及监管单位，在工程项目开工前就应该及时结合工程实际情况，制定出规范的原始工程凭证文件。只有对工程项目建设的各个阶段档案资料做到有序管理，才能有效保证归档材料及图纸材料的准确和规范性，同时保证施工材料和技术记录齐全、完备，最终达到竣工图与建设的实物相符。

（二）运用先进的手段管理档案。随着我国信息化建设的持续推进，市政工程档案的信息化已成为社会信息化当中的核心部分。与此同时，信息化的档案管理方法与电子政务之间也建立了密切的联系。因此，在市政工程档案的信息化建设进程中，除了要紧随我国社会信息化以及电子政务建设以外，还应适当超前，思考档案管理有关部门应该怎样在信息化社会和电子政务的氛围下做好新型数字文件的保存和管理工作，将办公自动化信息系统与市政工程档案管理系统进行良好的对接，进一步实现市政工程档案管理与利用信息化、社会信息化以及电子政务的建设这三个方面的完美相融。

（三）提高相关管理人员的专业素质。为了推动市政工程档案收集和管理工作时刻与工程建设进度同步，相关的档案管理人员应该深入基层，对各自所负责的相关单位进行跟踪性服务，随时解决施工过程中的档案管理活动难题。针对各单位档案管理人员对于相关工程档案的处理要求存在的不熟悉情况，要采取主动出击，提高工作指导服务水平。同时要加强相关知识培训，定期举办与档案管理有关的培训班，以提高市政工程档案管理人员的专业水平和能力。