强化开发与应用意识发挥教学档案的综合功能

2017-11-25湖南食品药品职业学院尹黎莉

办公室业务 2017年13期

文/湖南食品药品职业学院尹黎莉

文/湖南食品药品职业学院尹黎莉

高校教学档案承担着教学与科研的重要职能，但是很多学校却存在重存档、轻开发与应用的问题，未能充分发挥教学档案的综合功能。因此，高校的档案管理部门要强化开发与应用意识，积极拓宽教学档案的服务功能和服务领域，以便为高校的教书育人工作提供更有力的支持和帮助。

教学档案；档案开发；档案应用

高校教学档案主要是高校教育工作者在教学活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、载体材料的总称。教学档案是高校开展教学研究和优化育人方案的重要参考依据，也是学校档案管理工作中的重要内容，所以现阶段的档案管理工作，要基于当前学校教学与科研发展的最新需求，强化教学档案管理人员的队伍建设，提高教学档案管理人员的主动服务意识，并增强档案用户的开发与应用意识，这样才能充分发挥教学档案的综合功能。

一、高校教学档案开发与利用中存在的问题

当前，高校的教学档案在开发与利用中存在很多方面的问题，制约了其综合功能的发挥，其主要体现在三个方面：

首先，高校教学档案管理者和用户的开发意识薄弱，“重管理、轻应用”的现象比较普遍，很多人并不具备档案开发与应用的专业知识，很多教师对于教学档案的存档和应用都不够规范，所以导致归档效率和应用效率比较低。

其次，由于高校专业的档案管理人员相对较少，所以教学档案管理不够规范，目前的教学档案仍旧是以传统的纸质档案管理方式为主，显然已经不适合电子档案开发与应用的现实要求，如有的教师在查找相关档案时，往往会浪费大量的人力、物力、财力，但也常常找不到自己需要的档案资源。

再次，高校的教学档案管理人员缺乏主动服务意识，影响了教学档案资源的有效开发与应用，如我国高校通常都承担比较多的教学与科研项目，所以教学档案资料比较丰富、时间跨度比较大、涉及领域宽泛，如果不能对教学档案进行科学归档并加强信息整理，教学档案成为“死档”的可能性也就比较大。

二、强化教学档案开发、应用并发挥其综合功能的有效措施

（一）增强教学档案的开发与应用意识。在教学档案管理工作岗位上，有时候需要对教学档案资源和信息资料进行整理，有时候需要开展教学档案的推荐和服务工作，但其最终目的都是服务教学与科研人员，所以强化教学档案的开发与应用，是高校教学档案管理工作的核心内容。但是有的教学档案管理人员由于职业认同感较差，在为档案需求者提供服务时，常常因为对方的个性化需求产生消极抵触情绪，在工作岗位上经常缺乏工作热情，习惯于被动工作、机械工作，这样显然无法有效开展教学档案的开发与应用管理工作，也无法对教学档案的综合价值和功能进行发掘。因此，教学档案的相关人员只有不断强化档案开发与应用意识，在校园内部营造出良好的档案开发与应用氛围，才能肯定教学档案的价值，提高档案开发与应用的动力。

（二）搞好档案分类与信息整理，提升服务效率。无论是传统纸质资源，还是电子资源，教学档案的馆藏结构每天都在发生着变化，而高校教学档案的潜在用户对资源结构和相关信息资源可能并不了解。所以，要想将教学档案的综合功能最大化地发挥出来，就必须搞好档案分类与信息整理，这样可以为后期用户对档案资源的查询与应用提供很多的便利，提升教学档案的服务效率。同时，档案管理人员要强化主动服务意识，必须做好引导和档案推荐工作，不能开展用户“要什么，给什么”的被动化服务，要加强对于用户需求的调研，积极推荐最新的、有价值的教学档案资源，促进优质档案资源的共享与应用。

（三）加强岗位教育与培训，完善馆员服务素质结构。在当前的教育时代背景下，高校教学档案的服务功能和服务领域都在不断拓展，对教学档案管理人员和工作人员的综合素质也提出了更高的要求，所以高校教学档案需要制定相应的培训计划，完善在岗教育与培训制度，促进相关人员的继续教育和终身学习，使教学档案的建档人员、管理人员和使用人员都能够不断提高自身档案素质。对此，高校要针对教学档案的相关人员制定完善的培训计划和教育方案，积极建立立体化的档案培训系统，对相关工作人员的开发应用意识、主动服务意识、信息化素质、集体协作素质、人际交往素质等进行培养，从而帮助教学档案的相关人员更好地服务于高校的教学科研工作，更好地发挥教学档案的综合功能。

（四）加强服务管理工作，促进教学档案服务功能与效益的发挥。教学档案服务功能与效益的发挥，不仅需要教学档案管理人员增强主动服务意识，还需要结合教研人员的应用需求，建立完善的学校教学档案（室）管理制度，将各项服务工作具体化、标准化，提升服务工作水准，为学校的教学档案管理开发与工作提供相应的参考依据。同时，高校教学档案要重视档案文化的建设，定期组织和开展一些档案开发活动以及专题服务活动，加强教学档案与用户之间的联系，促进教学档案开发与应用工作的良性循环。