新时期完善中学档案管理工作的相关研究

2017-11-25山东临沂市第九中学颜晓燕

办公室业务 2017年13期

文/山东临沂市第九中学颜晓燕

新时期完善中学档案管理工作的相关研究

文/山东临沂市第九中学颜晓燕

近年来，按照我国教育部“深化我国教育体系改革”精神要求，我国中学学校开始注重学校内部的管理建设，其中，中学档案管理工作作为学校日常管理工作中的重要环节之一，是衡量、比对学校综合管理水平的标尺，也是学校提高教职人员工作时效性和进行教育相关工作改革的必要条件。本文通过对新时期背景下如何进一步提升中学档案管理工作进行分析、研究，从而得出优化措施，以期为我国未来中学档案管理工作作出贡献。

档案管理；管理体系构建；优化措施

我国中学阶段的档案管理将中学校园中发生的事情通过文字、图表、影音等表达方式进行储存、收藏，便于以后人员的查阅。同时，其所保存的资料信息内容可以在今后作为教育持续发展的重要资料，为学校未来可能存在的教育方法改革提供原始数据，所以中学档案管理工作尤为重要。我们必须将新时期的档案管理和学校的教学、研究工作有机地结合起来，才能更好地发挥档案管理工作的相关作用，为我国中学未来的蓬勃发展贡献出自己的一份力量。

一、中学档案管理工作发展现状

在我国，中学档案管理工作以针对教师日常教学中的工作档案管理最为重要。教学日常工作档案普遍是由教师等教职员工在日常工作、教学中不断地积累经验所获得的总结性档案，其中记载着教师使用的教学方法、教学效果、教学管理等对未来学校工作十分有参考价值的综合性文献资料。其归档方式基本为每学期终了对该学期的工作总结后收集、规整、最后存档，留以备查。其次，针对学校固定资产、人事、文书等资料性档案的归档处理，它们大都作为学校发展历史的见证者，应在使用完毕后及时归档。在我国目前的学校方案管理中都设有一定的档案管理规章制度，通过对规定归档文献、资料的纸张、数量、质量作出明确的要求来规范管理文件，并对其归档管理的文件、资料予以信息编号便于日后的清点、翻查。

二、中学档案管理工作中存在的问题

（一）学校对档案管理工作的重视程度不高。在我国现代化发展中，很多地方及学校管理人员对档案管理仍旧存在很大误解，认为档案管理就是简单意义上整理、保管工作，并没有列为学校发展中的重要组成部分，中学档案管理工作就是把教职人员上交的文件管理好就足够了。这种消极想法直接导致了我国档案管理工作的不正规，从而为中学档案管理工作埋下许多未知的隐患。例如，由于学校对档案管理的重视程度不够，导致投入资金不够，使得学校大部档案室年久失修，现代化设施配备不妥善，使工作人员无法提升工作效率的同时还增加了存档资料因非人为因素损毁的可能性。

（二）学校档案室的管理水平不强。在我国大部分中学的档案管理中，很大一部分雇佣的都是年纪较大的工作人员从事档案管理工作，这部分工作人员没有经历过较为系统的档案管理学习，对档案的处理了解的不是特别清晰，这就导致了虽然学校的资料得到了整理，但是档案的收纳仍旧存在一定的问题。特别是有很多学校，令身兼其他教育工作的员工同时从事档案管理工作，这就导致了其投入档案整理的时间、精力不够，为后续查阅、存档造成不便。

（三）学校档案管理现代化进程缓慢。截至目前，我国相当一部分中学档案管理的现代化进程极慢，很多档案室根本没有任何现代化管理的设施，仍旧采用传统的记录、登载方式进行针对相关档案、文件的管理工作，这就导致了我国中学档案管理工作效率极低的同时容易出现档案丢失等问题。

三、改善中学档案管理工作的措施

（一）提高学校的重视程度，增强相关管理意识。要想全面改善档案管理工作改善，必须从根本上转变人们对于档案管理工作的认识，只有从意识上重视起来，才有机会进行后续的优化、改善工作。档案的管理工作不能单单依靠档案管理者自身，它是单位各部门共同努力的结果，首先，应加大中学领导对档案管理的认识，从领导出发，到各管理层人员、行政人员、教职员工积极配合档案的收集、整理工作。其次，可以在制度上明确档案的管理制度，为档案管理者的管理工作提供保障依据。

（二）提升档案管理人员的专业素养。针对原有档案管理人员定期举办相关专业领域的课程指导，以及相关的宣传讲座，从而在提升档案管理人员专业水平的同时提升其对档案管理的重视程度，从而有助于档案及时、妥善的归档。同时，招聘引进专业的档案管理人才，通过专业人才的专业领域知识再次将原有的档案管理制度进行完善。

（三）加大资金的投入力度。极少的资金投入会在很大程度上制约中学档案管理工作的正常、有序进行，适当提升学校针对档案管理部门的资金供给，从客观条件上改善中学档案室的内部整体环境，加大中学档案管理的信息化建设，引入计算机、系统查询软件、档案管理系统软件等功能设施，在保证中学档案管理工作正常进行的前提下提升整体档案管理工作的效率。同时增加对档案管理人员信息化技能的培训，使其能够充分利用学校为其配置的信息化资源，将中学档案管理中的传统归档部分与现代化模式所接轨，从而营造出更好的中学档案管理工作环境。