中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略思考

文/山东省汶上县高级职业技术学校 陈洪亮

中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略思考

文/山东省汶上县高级职业技术学校 陈洪亮

中职学校要实现档案管理现代化的首要前提是实行规范化、标准化的档案管理工作，本文重点探讨了中职学校档案工作的现状，并阐述了档案管理标准化、规范化的特点和内容，提出了档案管理过程中应注意的问题及管理策略。

中职学校；档案管理；规范化；标准化；现代化；策略

我国中职学校档案管理起步晚，发展慢，管理方式比较传统落后，存在的问题很多，要使档案管理向现代化方向发展，必须引入标准化、规范化的管理方式，了解目前中职学校档案管理工作中存在的问题，分阶段、有步骤、有目的性地推进档案管理的规范化和标准化，采取适当的方式对中职学校的档案管理工作进行改良。

一、中职学校档案工作的现状

我国中职学校实行档案管理时间比较晚，经验比较欠缺，管理模式比较粗放，现代化水平不高，具体表现在：1.档案实行分散管理，分散了人力和物力，不利于档案的查找和利用。2.没有健全档案管理制度，尤其是缺少文件立卷程序，文件流失率高，归档困难。3.没有专门存放档案的空间。大多数中职学校都没有专门的档案室，也没有专门保存档案的柜子，保存档案的环境差，易使档案损坏。4.档案查找困难，由于建档、存档制度不够完备，导致档案查找利用极不方便。5.工作人员素质不高。工作人员年龄普遍偏大，专业水平不高，学习能力差，对现代化的网络媒介熟悉程度低。

二、中职学校档案管理标准化、规范化的特点

第一，档案管理成本低。实行规范化、标准化的档案管理，可以显著提升档案的存储量，还能极大地节约人力成本，在实现档案管理科学化的同时还有利于工作成本的降低。第二，对档案管理工作人员的素质要求更高。工作人员必须学习现代化的档案管理方式，学会运用网络等科技手段对档案进行处理，要有良好的业务能力和政治素养，并具备良好的职业态度和职业道德，思想要先进，能紧跟时代的发展，勇于接受新事物。第三，档案利用更加便捷。随着以计算机为主的高科技的迅速发展，使得档案管理更加简单、高效和快捷，在档案管理过程中引入了计算机进行管理，不但加大了档案系统的存储量，还能增加查阅的便捷性，管理也更具逻辑性，这是档案管理工作的一次革新。

三、档案管理工作标准化、规范化的内容

（一）档案管理组织的标准化和规范化。以现代的科学理论为基础，融合现代化的管理模式，建立健全的档案管理机构，对组织机构内部进行分工，建立科学的管理程序。

（二）档案管理技术的标准化、规范化。在档案的管理过程中要广泛应用计算机、声像、印刷等技术手段对档案进行处理，这样可以让档案的建立、查阅、归档等各项工作更加规范，档案管理更加高效和便捷。

（三）档案管理保护的标准化、现代化。在档案管理过程中要重视档案保护载体的现代化，现代档案管理过程中一般采用声像、电子等载体，相比于传统的纸质载体有很大区别，这种新型的档案载体有利于对档案的保护。

（四）档案管理思路的更新。对档案管理实行标准化和规范化的操作必须要求工作人员思路的更新，要改变原有的静止的局面，让档案动起来，对档案既要管好还要用好。

（五）要实现管理制度的标准化和规范化。中职学校要对档案管理工作加以重视，对目前存在的缺点进行改良，建立以实际情况为基础的现代化档案管理制度。要建立责任制，将具体工作分工到各部门。还要建立档案分级制度，对档案的重要性进行分级，实行不同的管理方式，对私密性的档案要注意保密。

四、中职学校在追求档案管理现代化中应注意的问题

（一）要注意提升档案案卷质量。要提升档案的装订水平，完善档案立卷方法，对档案的收集、整理、存储工作要做到细致认真，要定期对档案进行检查，以防损坏。

（二）要坚持“以我为主”的立卷归档原则。立卷时要尽量避免档案的无序化和重复性，要坚持“以我为主”的立卷归档原则，让档案更加完整，使档案检索和查阅更加方便。

（三）以标准化、规范化的公文制法为基础。档案的前身是公文，档案的质量受公文制法的质量所影响。所以，必须要加强公文制法的标准化和规范化管理，这样才能提升档案管理的现代化水平。

（四）要注意对人员的管理。档案管理人员是整个档案管理的第一要素，要落实工作人员的职责，定期组织学习，重视人员素质的提升，吸纳专业的人才进行档案管理工作，员工队伍应该朝年轻化方向发展。

（五）管理思路要与时俱进。当今时代是知识经济时代，知识的更新速度日新月异，我们在进行档案管理工作时要紧盯行业发展，不断解放思想，坚持与时俱进，结合自身实际情况，引进世界上一切先进的管理方式。

五、结束语

综上所述，我国中职学校档案管理工作面临重重困难，现代化水平低，人员素质低，管理方式粗放，只重视“管”，而不重视“用”，在解决这些问题时要引入规范化、标准化的管理方式，要认清这种管理模式的特点，将其与实践联系起来，还要重视在追求档案管理现代化过程中的问题。一直以来，中职学校对档案管理工作都没有引起足够重视，这是档案管理现代化水平低下的根本原因，我们要从观念上进行革新，不断学习先进的管理经验，引进先进的设备，坚持与时俱进、解放思想、实事求是的思想路线，落实标准化、规范化的管理策略，为提升中职学校档案管理水平不断努力。

[1]陈彩燕.中职学校档案管理工作亟待达标升级[J].办公室业务,2014(24):51+60.

[2]张建新.中职学校档案管理应走管理与服务并重之路[J].太原城市职业技术学院学报,2013(6):122-123.