做好新时期数字化档案管理工作的思考

2017-11-25黔东南州水利投资有限责任公司罗淑楠

办公室业务 2017年13期

文/黔东南州水利投资有限责任公司罗淑楠

做好新时期数字化档案管理工作的思考

文/黔东南州水利投资有限责任公司罗淑楠

随着现代化进程的不断深入，信息技术的发展也日新月异，而其发展和进步不仅给档案管理工作带来了便捷和机遇，同时也给档案管理工作带来了新的挑战。尽管当前的数字化档案管理工作已经提上工作日程，但是对于档案管理的具体工作，还需要相关的档案管理人员积极地转换工作方式，以此来适应新形势下的数字化档案管理工作，从而促进整个档案事业的进一步发展。本文通过探究和分析当前数字化档案管理的现状，强调要重视数字化档案的建设和管理工作，并提出有针对性的解决措施和对策，最终实现对数字化档案的规范化管理。

新时期；数字化；档案管理；思考

当前，为做好数字化档案管理工作，首先要从思想上认识到数字化档案管理的概念及其意义，然后再利用现代化信息技术，掌握好有关数字化档案管理的方法和知识。同时，在实际的工作过程中积累经验，发现问题并解决，以此来促进整个档案管理事业的发展。

一、档案的相关理论概念

（一）数字化档案的概念。数字化档案是属于档案的一种类型，其具备有关档案所有的特点以及作用。此外，由于数字化档案是一种新型的档案管理类型，其在现实中的作用只有通过具体的应用才能体现出来，然而其历史价值却需要经历更多实践才能够检验。同时，由于数字化档案管理具备传统档案管理所没有的特色，展现出了更高层次的价值，所以作为从事档案管理的工作人员需要高度重视对数字化档案的管理工作，以此保证其价值的充分体现和发挥。

（二）有关档案价值的概念。冯惠玲的《档案学概论》中，提及了对档案价值的界定，认为档案价值主要是指档案对个人、社会，以及国家的有用性，其是档案利用者和需求者与客体间的关系范畴，并且具备一定的现实作用和精神文化作用。从档案的角度来分析，档案有助于维系历史的传统、社会道德以及社会的秩序，而档案自身的特点又决定了其所代表的双重身份。

二、新时期档案管理工作遇到的有关问题

当今档案管理过程中，档案的价值和作用是毋庸置疑的。例如在事业单位中，有效的档案记录，有助于入职者了解单位的经营状况和发展方向，并且可以以此为基础来适当地调整工作方向和目标。而对于企业来说，做好档案管理工作会直接影响到企业发展的收益和方向。因此，在科学技术迅速发展的今天，认真做好数字化档案的管理工作是十分必要的。

（一）档案信息化管理人才的匮乏。当前有关档案信息化管理方面的人才较少，或者有些学习档案信息化管理的人才专业性不够，甚至有些在职的档案管理人员在实际的工作中能力不足。此外，还存在一些从事档案管理工作的人员的态度不端正、积极性较差的问题。

（二）信息化档案管理手段需要进一步加强。由于当前的档案管理工作都是通过一台计算机和一套管理软件进行的，而落后的档案管理手段已经不能够很好地适应如今的信息化发展进程。因此，为了改善和解决信息化档案管理存在的不足，需要对其手段作出进一步的完善。

（三）电子档案的优势应当进一步完善。电子档案比传统档案有一定的优势，但不可置疑的是，电子档案自身还存在着一定的问题，并且会受到一些客观因素的制约。因此，信息化档案管理部分应当与各个部分保持密切的联系，将电子档案的优势进一步发挥，实现完善信息化档案管理新模式的目的。

三、新时期做好档案管理工作的具体措施

关于新时期做好档案管理工作，需要从多个方面加强和管理，并且综合考虑各个因素。首先，需要从档案管理人员出发，着重加强档案管理人员的专业性，促进其相互的交流和学习。其次，需要树立正确、科学的管理观念，以此形成有效的管理模式，促进档案管理的发展。最后，制定档案管理的相关标准和制度，并且督促其工作人员认真地贯彻执行，以此推动档案管理工作的规范性，从而实现计算机技术的科学应用，确保档案管理信息化建设的顺利进行。

（一）加大档案信息化人才的培养力度。只有专业性的档案管理人才，才能有效实施对档案信息化的科学管理。因此，需要鼓励各个单位开设专业性的讲座和课程等，以此加大信息化档案管理人才的培训力度。

（二）树立先进的管理理念，学习科学管理模式。通过树立科学、有效的管理观念，应用科学的管理理论，结合实际的组织结构、组织行为，以及管理方式，来设立切实可行的档案管理模式，实现其最初的管理目的。

（三）制定档案管理的相关标准和制度，并且认真贯彻执行。在数字化档案管理过程中，其管理的业务标准是作为计算机的高效率为前提和基础的。同时，由于本身比较复杂、混乱的档案，计算机是没有办法对其进行录入和管理的，即使实施了管理最终也会因为系统程序的复杂化而降低其运行效率。