电子档案管理工作存在的问题和对策探索

2017-11-25广东省特种设备检测研究院肇庆检测院侯玉锋

办公室业务 2017年13期

文/广东省特种设备检测研究院肇庆检测院侯玉锋

电子档案管理工作存在的问题和对策探索

文/广东省特种设备检测研究院肇庆检测院侯玉锋

当今社会发展水平下，电子档案管理变成了档案管理工作中非常关键的构成部分，对档案管理起到关键的作用，而且电子档案已经成为档案发展的必然趋势。目前虽然电子档案管理已经有了不小的发展，可是实际管理状况，还是存在一些漏洞。作为档案管理工作人员，要对电子档案管理当中所出现的问题充分进行了解，同时提出解决问题的对策，本文将对此进行具体介绍。

电子档案；管理；存在问题；对策目前的档案管理开始进入到电子化和网络化，档案开始将纸质形态转变为电、光等介质为载体的形式。电子档案管理的优势包含了接收速度快、信息归档快、存储密度大、多信息媒体一体化实现、便于统一进行管理。与此同时，电子档案管理信息非常容易被更改，数据比较容易丢失，存储介质容易损坏，而且对计算机的依赖性比较大。作为未来档案管理发展趋势的电子档案管理，要对发现的问题及时进行解决，找到解决问题的对策，更好地促进电子档案管理水准的提升。

一、电子档案管理的特点

从目前的现实情况来讲，机关及企事业单位中电子档案管理呈现了非常显著的网络化特征，管理内容开始慢慢地关系到非常多的实物虚拟。电子档案管理流程中，利用网络来实现工作，不仅可以节省大量的人力物力成本，同时有效改变目前的生活生产方式。第一，电子档案管理能够改变传统的纸质形式的档案管理工作模式，利用电子形式将档案数据进行存储，从而能够让数字化信息网络更好的组成，帮助增强档案数据共享和开放。第二，对目前的电子档案管理系统来说，具有非常强大的功能，不但能够将多种问题进行解决，同时为单位领导的各种决策提供理论参照，保证决策更加科学合理。此外，实现电子档案管理流程中，还要利用多种辅助性软件，可以帮助档案管理工作人员减轻工作强度。

二、电子档案管理工作存在的问题

（一）档案管理不规范。电子档案对计算机系统的依靠性比较强，电子档案管理工作当中明确了将重要系统、文件、数据信息进行按时备份，可是并未有比较详细的操作性的规范。保存电子档案不连续不完整，管理工作当中出现了比较多的漏洞。光盘、移动硬盘、U盘是当前的电子档案存储介质，并未进行备份的数据档案登记管理，并没有规范的放置方式，另外，计算机数据档案也并未有完善的防止拷贝技术，没有对应的检查体制。

（二）管理水平相对较低。因为我国电子档案管理工作起步时间短，造成了当今档案管理还处在初期发展环节，管理水平比较差。同时加上档案管理人员培训教育的缺失，造成了采购软件的同时缺少充足的识别能力，导致现代化的管理技术无法充分在档案管理当中发挥作用。

（三）电子档案的安全性问题。在自动化办公的环境下，单位开始实行无纸化办公，将非常多的信息、决定、工作进度都开始存放在电脑当中。这样的工作模式最大程度上提升了工作效率，可是因为电子档案有着容易改变的特点，如果网络当中出现了系统无法使用、病毒入侵、人为篡改等问题，都可能给单位带来非常大的损失。

三、电子档案管理工作问题的解决对策

（一）制定电子档案管理规范。电子档案的各个环节：建档、处理、归档、使用、管理、更新等，都会存在丢失信息或者更改信息的危害，为了更好地保证电子档案管理的品质，提升电子文件管理的科学性，要建立对应的法律规范，限制单位和档案管理者，制定有关网络系统保密协定，规定好计算机和软件兼容以及对机密电子文件的特殊规范等，保证电子文件的真实性。

（二）完善电子档案信息服务体系。对企业来说，要建立比较完善的档案数据库，同时对各种基础数据进行开发使用，实现对电子档案信息数据的优化综合，将企业档案咨询业务服务快速开展。同时，企业要将档案信息资源系统进行完善，同时更好地对档案信息进行归档处理，保证数据资源能够更好地进行共享。另外，加强对现代信息技术的应用，科学管理电子档案，为电子档案提供更加有效的技术保证。

（三）加强电子档案的安全管理工作。安全管理电子档案不管是对电子档案作用的发挥还是推动事业单位的进步发展都有着非常关键的作用，所以增强电子档案的安全管理力度非常重要。第一，单位需要邀请专业的人员建立数据恢复和备份系统，同时确保关键信息能够在网络和计算机出现故障的时候更快恢复，同时避免因为操作出现问题所导致信息出现遗失的问题，给单位电子档案安全管理做好铺垫。第二，单位需要增强网络的安全管理力度，同时依靠用户验证、设置访问权限、建立防火墙、安装杀毒软件等科学有效的方式，更好地抵御黑客以及病毒所带来的损害。第三，对非常重要的文件，综合双重归纳方式，在实际操作当中，因为文件生效的重要标志就是印章和签字，在使用信息技术的前提下，需要保存一些具备法律效力以及凭证的文件，同时将比较重要的电子文件进行复制和存放，全面保护档案信息安全。

（四）提高电子档案管理人员的整体水平。在现如今这个信息时代，科学技术高速进步发展，只有将最顶尖、最先进的信息技术掌握起来的工作人员，才可以做到未雨绸缪，避免可能出现的安全风险。所以，将档案工作人员的后续教育工作加强，使用多种方式进行培训，努力提升他们的理论和技术水平，尤其是全面考核员工的自身能力和防范风险的技巧，帮助员工严格根据有关标准，熟练地操作计算机的多种程序。定期或不定期聘请计算机公司和工程技术人员对档案管理工作人员进行计算机培训，增强业务指导工作，从而促使所有人成为合格的计算机操作人员。