提高基层档案管理工作效率对策探讨

2017-11-25湖北省宜昌市宜都市陆城街道办事处卫生院陈志婷

办公室业务 2017年13期

关键词：基层单位工作效率档案管理

文/湖北省宜昌市宜都市陆城街道办事处卫生院陈志婷

提高基层档案管理工作效率对策探讨

文/湖北省宜昌市宜都市陆城街道办事处卫生院陈志婷

21世纪是信息化社会，随着科学技术的发展，基层档案管理的内容也发生了一定的变化。本文简要分析了目前基层档案管理工作中存在的主要问题，并提出了相应的改进对策，希望能够有效提升我国基层档案管理的工作效率。

基层档案管理；工作效率；提升策略

档案管理是基层日常管理工作的重要内容，对于促进社会经济快速稳定发展具有十分积极的意义。然而就现阶段我国基层档案管理的实际工作情况来看，存在问题较多，如果不能及时地予以解决，不仅会导致档案管理的工作效率降低，还会影响到基层单位整体职能的发挥。因此，新时期背景下，基层单位应高度重视档案管理工作，针对目前存在的不足积极探索有效的解决对策，不断强化自身的管理职能，从而为广大人民群众提供更为优质的服务。

一、基层档案管理工作现状

就现阶段而言，我国基层单位在档案管理工作中主要存在以下几点问题：

（一）缺乏档案管理意识。部分基层单位的领导干部对档案管理工作的重要性缺乏足够认识，直接影响到档案管理人员的工作积极性，在日常工作中态度散漫、应付了事，从而导致单位档案管理混乱，经常发生重要文件丢失、泄漏等现象。

（二）档案管理投入力度不够。由于领导层相关意识的缺失，基层单位在档案管理工作上的投入力度明显不够，使得档案管理工作无法高效率地展开。此外，基层单位的档案管理部门都是相互独立的，彼此之间缺乏有效的信息共享机制，不仅容易造成档案管理重复、层次混乱等问题，还会严重影响到基层单位档案管理的工作效率。

（三）档案管理人员素质偏低。基层单位档案管理的工作内容较为复杂，这就要求相关工作人员除了要具备较高的专业素养，还应掌握一些基本的文员知识和计算机常识，同时还要有足够的工作耐心。然而，就目前来看，基层单位的档案管理人员专业水平参差不齐，大部分是没有经过专业化培训，还有一些是由其他部门工作人员兼任的。整体来说，专业素养水平普遍偏低，难以满足单位档案管理日常工作的实际需求。

二、提高基层档案管理工作效率的有效对策

（一）强化档案管理意识。针对部分领导和工作人员对档案管理工作重视程度不够的问题，基层单位应加快转变这部分人的档案管理意识，使其充分认识到做好档案管理工作的重要性。一方面，要从单位领导层入手，不断强化他们的档案管理意识，充分发挥其带头示范作用，从而调动起单位全体成员的工作积极性。另一方面，鼓励档案管理人员主动学习最新的专业知识，并且将其学习情况与最终的绩效考核直接挂钩，从而有效端正他们的工作态度，使其全心全意地投入到档案管理工作当中。

（二）增大对档案管理工作的投入。信息化时代背景下，基层单位也应与时俱进，牢牢把握互联网技术发展的机遇，建立现代化的信息管理系统以提高档案管理的工作效率，为社会公众提供更加便捷的服务。但是，在一些经济欠发达地区，不少基层单位仍然采用传统的工作方式来开展档案管理工作，严重阻碍了我国基层档案管理工作的现代化发展进程。因此，国家财政部门应加大对基层单位档案管理工作的投入力度，不断完善相关软硬件的建设，为档案管理信息系统提供全面的保护，从而保障基层单位档案管理工作安全、高效地开展。

（三）完善档案管理人才队伍建设。管理人员自身的专业知识水平和业务操作能力对档案管理工作的效率有着很大的影响。因此，基层单位要想提高档案管理的工作效率，完善人才队伍的建设工作是关键。首先，单位可以定期组织相关人员参加专业知识培训工作，不断提升他们的综合能力和档案信息安全防范意识，培训结束后进行考核评价以检验工作人员的学习情况。其次，基层单位要对外积极引入新的档案管理专业人才，必要时候采取人事调动和奖惩手段来优化档案管理人才队伍的结构，提高档案管理部分工作人员的整体素质水平，最大限度地提高档案管理工作的质量和效率。

（四）健全档案管理制度。健全的档案管理制度是基层单位顺利开展档案管理工作、提高实际工作效率的重要前提。为此，基层单位应结合自身档案管理工作的实际情况，建立一套与之相适应的管理制度，既能充分保证基层档案信息的完整性和真实性，也能有效规范档案管理人员的工作行为，协调各部门职能的相互配合，从而促进档案管理工作效率的提升。