大数据时代档案资源体系建设策略探析

文/郑州澍青医学高等专科学校 武晓艳

大数据时代档案资源体系建设策略探析

文/郑州澍青医学高等专科学校 武晓艳

随着大数据时代的步伐加快，各行各业对于各种数据的控制与创新也随之加强。作为企业的重要信息资源，企业档案已经发生了根源性的变化，其中包括企业档案的来源及企业档案管理的手段、环节及理论。企业档案资源体系的建设也正因此而面临着新的机遇和挑战。企业档案资源体系的建设可应用大数据时代方便快捷等特点进行更加深入的实施。

大数据时代；资源体系建设；企业档案

由于我国政治体制的改革不断深入、社会制度建设的不断完善，且随着档案及政府信息的公开开放等国家政策的实施，人们对档案产生了新的认识，对档案的需求日渐增加，因而档案资源管理体系的建设意义十分重大。

一、建设企业档案资源体系的意义

（一）企业档案资源体系概论。企业档案资源体系作为一项整体管理项目，是基于各企业基于自身生产经营的需要，从而逐渐建立起系统且具有保存价值的档案资源。档案管理工作的原则是“统一领导，分级管理”。将档案材料从无序到有序，由分散到集中进行管理，最终形成档案资源。

（二）企业档案资源体系建设对企业自身经营的意义。对企业档案资源体系建设进行强化，是更加深入贯彻完善实施档案工作的重要体现，不仅能够有效降低企业档案管理的成本，而且还能全面提高档案管理的安全性，更好地为企业发挥档案价值。

二、目前企业档案管理工作存在的问题

（一）档案馆收藏的企业资源缺乏完整性。企业档案馆收藏的档案种类繁多、数量庞大，但实际利用价值以及“含金量”普遍偏低。主要体现在档案材料的收藏年代存在中断，不连续；内容缺失，不系统齐全；档案信息陈旧，不具时效性等问题。

（二）数字化查询存在缺陷。虽然随着企业对馆藏档案数字化工作的逐渐开展，已经取得一定成效，但是其中仍然存在一定的缺陷。例如以PDF为主的电子文件是图像型文件，这就导致了无法实现全文查询，同时也成了提高企业档案质量必须要解决的问题。

（三）企业档案的保密管理水平有待提高。作为一种极其重要的信息资源，企业档案不同于一般的信息资源，它是具有最权威的信息资源。企业档案能够证明企业资产，也是企业的一部发展史。其中，很多档案均属于企业涉密档案，包括企业商业秘密和国家秘密。长期的缺乏保密意识，以及缺乏严格的考核监管等一系列客观原因，导致泄密情况出现，并且由于对涉密档案缺乏管理，导致涉密档案数量很大，并且十分复杂，久而久之，企业必须要增加保密成本。

三、企业档案资源体系建设的措施

（一）完善企业档案资源体系建设。企业随着自身不断发展，使用全新的集约化管理模式整合档案资源，最终实现系统的档案资源集中管理。因此集约化管理模式的有效运用，可成为管理大数据的先决条件，最终实现大数据技术为企业档案管理提供坚强的后盾。

（二）开展企业档案征集。丰富馆藏资源从而使得各企业顺利地开展档案征集工作，能够从源头上实现并确保企业档案资源体系建设工作的顺利开展，最终可为企业提供各方面信息作有力支持。大力开展档案征集工作，实现档案征集制度得到透明并且完整的制定，企业相关档案征集的范围以及征集的方法要首先得到确定与规范。同时可建立征集档案的工作效益与企业正常经营活动之间相关的共享平台，这样的共享平台可以使用现代信息化的技术与资源来得以实现，最终扩大企业档案馆在各项社会活动中的公信力以及影响力，档案资源与档案来源的进一步丰富与拓展，争取得到社会与企业各项生产以及综合活动的进一步关注与认可。

（三）对数字化成果实施再加工。企业档案部门必须分析与结合征集来的档案资源自身具有的实际价值以及被利用的程度，进而统一并规范数字化的标准，开展档案数字化工作，逐步拓宽档案的利用范围，全面推进企业档案数字化工作。档案数字化具有很强的专业性和技术性，主要工作方式是加工扫描档案，实现档案库的规范有序。

（四）建立企业档案保密管理工作机制。领导统一，管理分级。企业在开展管理档案保密工作时应加强组建保密委员会，使企业的档案保密工作得到公开透明的全面监督。在保密委员会的领导及管理下，企业档案收集与归档部门的整个分工以及配合过程都在保密委员会的领导与管理下得到明确化与密切化，进而实现企业档案保密的管理工作得到稳步推动。主体清晰，职责明确。在建设档案资源体系的过程中，对收集档案资源、档案归纳整理以及档案管理者等方面，需要企业档案保密管理工作在此起到对整个环节的监管与督导，促使他们在整个运行环节中对各自的工作职能与职责有清晰明确的认识与掌握。并且还要求企业保密工作部门能够长期稳定地执行自身拥有的监管与督导职能。格局创新，业务规范。企业在建立档案资源体系时还必须建立健全关于档案保密的管理制度，在开展与加强档案保密工作之前，应实事求是地根据企业自身实际的业务开展需要，做好企业从文件密级拟定、归档确认以及鉴定等各项工作。拟定档案文件的保密等级以及确认档案的归档准则等工作，都要在拥有健全的档案保密管理制度的前提下才能顺利进行与开展。

四、结语

档案信息的特点将随着大数据时代的快速普及与应用而逐渐变得更加先进性、多元性以及知识性。企业开展档案管理工作，也将逐渐在大数据时代的数字化环境中开展档案管理与整合，从而进行企业档案资源体系的建设。企业档案资源体系的建设也正因此而面临着新的机遇和挑战。对企业档案资源体系的建设可应用大数据时代的方便快捷等特点进行更加深入的贯彻实施。

[1]孙士宏,胡树煜,金丹.大数据时代背景下档案信息资源服务策略研究[J].兰台世界,2016(09):55-56+61.