浅析如何做好大中专毕业生档案管理工作

文/山东省枣庄市台儿庄区人力资源服务中心 李婧

浅析如何做好大中专毕业生档案管理工作

文/山东省枣庄市台儿庄区人力资源服务中心 李婧

随着我国教育水平的逐渐进步，大中专教育也已经开始在全国各地普及，大中专毕业生档案管理工作也成了一项比较重要的工作。档案管理的主要目的就是为了让学生在日后投身社会建设的过程中，具备足够的履历资料，为他们的就业提供必要的基础条件，其本质也是为了更好地服务于毕业生，充分地发挥档案管理工作在毕业生就业中的重要作用。既然是为毕业生提供切实可行的服务，那么就要适应毕业生的求职需求，在档案管理过程中也要抓住最前沿的方式方法，将传统方式与管理新模式相结合，各取长处，在不断地探索中找到最适合大中专毕业生档案管理工作的方法。

大中专；档案管理；管理工作

一、大中专毕业生档案主要内容

在我国，每年的大中专毕业生数量庞大，因此对于这一人群的基本资料就需要相关的人事部门重点掌握，要管理好每一个大中专毕业生的基本信息，以此来保证为他们在日后的工作中提供可靠的就业依据。大中专毕业生档案中，主要包含了学生在校期间的成绩表现、活动表现以及比较突出的能力，因此档案中的内容也成了用人单位对毕业生考核的重要凭证。档案中的具体内容包括：学生的家庭成员数量以及家庭主要收入来源、学生在校期间的各科成绩、学生在校期间的校内活动以及社会实践活动、学生在校期间所受的奖惩记录、政治面貌等，记录着学生在此期间的详细内容。

二、存在的问题

大中专毕业生的档案是反映每一个学生在校表现的最直接的依据，也是学生基本信息的主要载体，一份完整的档案不仅能够直接地记录学生的在校表现，还能侧面的反映学生的成长情况，是一份对学生的政治面貌、家庭情况、个人作风、学习成绩等进行纪律的完整材料。这份资料在毕业生进行求职的过程中十分重要，各大中专院校也对毕业生档案管理的工作十分重视，但是结合当下的社会现状，在管理方面还存在着许多的问题。

（一）档案的管理制度还不够健全。在学校的人事部门对毕业生进行档案管理的过程中，主要依据的就是国家人事部门所下达的各项文件，如《流动人员人事档案管理暂行规定》《干部人事档案材料收集归档规定》等。这类文件是针对全国的档案管理所设计的，其中的主要条款必须要遵守，但是却在细节部分不能够适应每一个大中专院校。因此就需要档案管理部门的工作人员结合当下的学校发展状况以及毕业生的主要发展趋势，来制定符合本校的细则，在大方向不改变的基础上，添加更加细致的管理制度，以此来完善档案管理工作。

（二）档案的整理还不够规范。我国当前的大中专毕业生的就业面虽然很宽，但是还是有一部分毕业生回到生源地去工作，并且这部分人所占的比例比较突出。现在的市县人才交流机构内的毕业生档案已经相比过去成倍增长，这样大批量的毕业生档案对于还有限的档案管理人员来说无疑是非常大的工作量，并且由于就业需要的频繁流动，就会导致毕业生的档案在流动过程中出现问题。大量的毕业生档案成了档案管理人员的工作难点，并且保管方式比较粗略，对档案的分批管理一般都按毕业时间、毕业学校等来进行分配编号，这种不规范的管理方式会直接破坏档案管理的严肃性，也无法提供高效的档案记录服务，那么就违背了管理档案的初衷，无法为毕业生的就业提供方便因素。

（三）档案的管理手段还比较落后。由于许多地区的科技信息发展不是十分迅速，对于档案管理的方式也并没有采用高新技术，而是沿用传统的手工操作方式，计算机只是作为辅助工具进行工作。及时应用计算机技术进行档案管理，也只是简单地将毕业生的信息进行编号录入，对需要的档案抽取出来进行浏览，这样无法发挥计算机的最大作用，并且还是主要以人工的方式进行管理，没有改变传统的低效率的工作状态。

（四）部分企业对毕业生档案的重要性缺乏认识。由于就业体制的改革，毕业生的就业方向不再受到限制，并且一大部分人已经投入了民营企业或私营企业进行工作，这类用人单位的招收标准完全凭借毕业生所创造的经济效益来设定，基本不考虑毕业生的全面状况，更多地看重学历和专业。这样的话毕业生的档案对于用人单位来说就没有意义，因此许多毕业生的档案根本没有被查阅，那么同样的，也不会对毕业生在此期间的工作档案进行相应的填充，造成了毕业生的档案空档期，直接影响到日后的就业，造成巨大的损失。

（五）大部分毕业生对自己的人事档案不够关心。许多投身民营或私营企业工作的毕业生对于档案问题并不重视，认为只要找到工作，档案对自己来说就没有什么意义了。因此许多的毕业生在找到工作后不将档案及时转出，长期存放在人事档案中心，对于日后的政审、调资、调动、出具证明、职称晋升、办理退休等工作都产生了很大麻烦。这种档案管理意识的欠缺，会直接影响到自身的工作效果，同时也为档案的管理带来了很大难度。

三、基本对策

目前大中专毕业生人事档案管理工作还存在许多的缺点和不足，为使毕业生人事档案管理工作在新形势下发挥更大的作用，特提出了以下几点管理方案：

（一）建立健全毕业生档案管理的规章制度。从目前的大中专毕业生档案管理工作看来，对于人事档案的管理工作力度明显不够，无法让毕业生的人事档案发挥其应有的作用，因此就要结合各地区的实际情况，制定出符合地区特色的档案管理方式，为毕业生日后的工作提供最正规、最可靠、最科学的依据。

（二）加强对毕业生人事档案的规范化管理。对于大中专毕业生的人事档案要实行最规范的管理，当下许多毕业生的档案内部存在很多无用的信息，这些信息不仅会增大管理人员的工作量，更重要的是会混淆用人单位的视角，因此对这类无用性材料要及时提出，保留最有价值、最能体现学生优势的内容，对整理过的内容进行重新组卷、装订，其目的就是能够对毕业生资料进行再编号，方便日后的取用。根据《干部人事档案材料收集归档规定》，对于毕业生的资料不仅要筛选，还要添加一部分缺失的内容，如毕业生的道德品行、政治面貌、科研成果等都要完整地记录在档案之中，并且要做到实事求是，能够最直接地反映毕业生的真实情况。

（三）创新档案管理模式，实现科学化管理。在对毕业生档案的管理模式上，不能够只依靠传统的人工管理模式，这样的话会造成工作量过重的现象，要制定符合当代发展的信息化技术与人工技术相结合的管理规定。在立卷制度上要进行更新，工作方式也要明显改善，在对档案进行组卷、装订的过程中，要保证不会影响到日后的调档使用，还要能够快速地归档，这些都需要融入当代的信息化管理技术，以此来提升工作的效率。最大限度地结合高科技，创新档案管理的方式，从根本上改变管理效率低、操作难度大的缺点。

（四）加强舆论宣传。通过各种信息平台以及社会途径向大中专毕业生宣传毕业生人事档案在日后工作中的重要性，最大限度地加强毕业生对于档案的重视程度。让毕业生充分意识到人事档案并不是可有可无的一份资料，而是关系到日后工作生涯的整体发展，是用人单位对毕业生的重要评价依据，也是对毕业生所能创造的社会价值的重要参考材料。

四、结语

综上所述，当下的大中专毕业生的档案管理是一项非常繁杂又非常重要的任务，它关系着每一个学生的就业程度甚至关系到整个社会就业的发展趋势，因此做好大中专毕业生档案管理工作是工作重点也是工作难点。各大院校不仅要在管理档案的过程中做到实事求是，还要不断地创新管理模式，以此来更好地适应社会的发展，为我国学生的整体就业作出贡献。

[1]龙小凤.新时期高校毕业生人事档案管理工作初探[J].湖北省社会主义学院,2011.

[2]吴梅.试论高校学生档案管理[J].云南档案,2010.