办公自动化环境下医院档案管理分析

2017-11-25山东省济宁市市直机关医院刘茂祥

办公室业务 2017年13期

关键词：办公自动化储存档案管理

文/山东省济宁市市直机关医院刘茂祥

办公自动化环境下医院档案管理分析

文/山东省济宁市市直机关医院刘茂祥

计算机技术的飞速发展带动了医院的办公自动化环境，对医院档案管理也有很大的促进作用。本文介绍了办公自动化的概念，分析了医院档案管理中存在的问题，且提出了相应的解决策略。

办公自动化；环境；医院档案；管理

近些年，信息技术得到了很好的发展，我国的各大医院也对现有的制度进行了改革，尤其是在办公自动化方面加大了力度，对医院档案管理工作起到了促进作用，比起传统的档案管理方式，在办公自动化的环境下，档案管理弥补了传统管理方式的不足，让医院档案管理的水平上升到了一个新高度，也促进了医院的稳定发展。

一、办公自动化的基本概念

办公自动化指的是在计算机信息技术支持下，开展日常的办公工作，主要是对数据进行传输、接收、储存等，从根本上来提升办公的质量以及工作的效率，使管理工作更准确。办公自动化是属于高科技的产物，也是一项复杂的、系统的工程，以网络技术、计算机技术作为基础，通过办公自动化，传统的归档模式得到了很大的改善，医院在档案管理工作方面上升了一个新台阶，同时，相关的档案管理人员也减轻了工作的压力，提升了办公的效率。

二、办公自动化环境下医院档案管理的基本特点

（一）资源共享。医院档案管理所涉及的工作部门较多，档案资料也呈现出分散的状态，保证档案的完整比较困难。在办公自动化环境下，通过计算机来进行档案的管理，能将自动化办公的优势充分地发挥出来，让档案管理工作合理化、科学化，也进一步提升了档案的价值，有效避免了传统档案管理工作的弊端。同时，在办公自动化系统的支持下，在管理文件的归档，以及审批权限时，都实现了规范化、标准化的统一管理，也最大程度保证了医院资料储存的安全性。

（二）对医院档案管理人员提出了新要求。在办公自动化环境下，进行档案管理工作时，网络计算机技术是强有力的依靠对象，这就对相关的档案管理人员提出了新要求，管理人的工作水平要达到一定的程度才能实现办公自动化，作为医院的档案管理人员，必须掌握相应的现代化办公技术，具备管理档案的能力。在工作中，要不断地完善自身的工作水平，从而满足新环境的档案管理要求。

（三）医院档案的储存方式多样化。计算机信息技术在不断更新，医院的档案管理工作也在不断改变，传统的纸质档案也逐渐地朝着图像等储存方式上改变，这样新的管理方式大大节省了医院档案的储存空间，在一定程度上，档案资料更完整，此外，利用文本、影像类的载体进行储存、读取会更加便捷，不仅延长了档案的寿命，也保证了医院档案的稳定性。

三、办公自动化环境下医院档案管理的问题

（一）档案储存的保密性难以保证。随着网络技术的进步，网络安全也存在很大的威胁，档案文件的储存也存在很大的安全隐患，保密性就成了重点问题。对于电子文件来说，不具有固定的形式、特定的字体以及签名等，由于特殊标记的缺失，资料很容易被修改，且修改起来比纸质文件还方便，保密性很难被保障。在医院，通过电子病历，能实现数据的储存和管理，其安全涉及了患者的隐私，也涉及了医疗安全。

（二）档案管理人员的工作能力不强。办公自动化环境下，档案的储存、管理是多种形式的，与传统的纸质档案管理有很大不同，无论是管理方式，还是储存技术都存在很大的差异。习惯于传统模式的档案管理人员，往往学历较低，知识面也比较窄，对档案知识缺少系统性的培训，在管理水平以及管理技术上都跟不上现代化的脚步，不能将档案管理的作用发挥出来。如果只是懂得计算机技术，又或者是通信技术的管理人员，在档案的原则、理论上的经验有所不足是不能做好的，因此，档案管理人员既要懂得计算机网络技术，又要掌握现代档案管理的相关知识。

（三）医院档案管理缺少标准。通过办公自动化的使用，利用先进的设备，给档案管理带来了很大的方便和快捷，但是，也对档案的存储带来了相应的问题。在办公自动化环境下，通常只有正式的文件存档，原始底稿是缺少相应存档的。同时，用打印机来打印材料，以及传真机来接收文件，甚至是利用复印件作底稿的归档方式普遍存在。医院在管理档案的过程中，对于档案信息自动化系统来说，档案不够标准化，且规范化也相对滞后。因此，办公自动化一定要对库存档案进行数字化处理，这样可以让管理工作更方便，也能有效地进行检索和利用，对于已归档的档案以及现行的文件必须具有一个统一的、可行的标准。

（四）办公自动化系统的整体水平较低。目前，办公自动化系统的整体水平普遍偏低，对软件的投入也不足，且模拟手工作业也对管理加大了负担，这都严重阻碍了办公自动化系统整体水平的提升。由于系统开发商的水平有高有低，参差不齐，而且，开发队伍在组合时，其组合模式不科学，再加上开发经验的不足等，造成了部分软件产品的质量较低，系统和其他系统之间的集成度也有较大差异，在用户考虑的方面，对实际功能的思考不足。在办公系统中，电子公文的运转以及电子档案的管理工作也有所不足，在档案管理子系统之间的整体性更是缺乏。比如说：在医院公文管理中，OA系统和档案管理的软件之间，以及库与库之间的关联，还有对接等，都不能对文件流程进行全程监控，也不能有效避免管理的弊端。

四、办公自动化环境下医院档案管理的对策

（一）加强医院的网络安全建设。网络系统的组成包括硬件和软件，也包含基础设施以及其存储的数据材料，这些因素共同组成了计算机系统，其特点是完整的、可靠的，也是经济安全的，还具有高效的特点。网络安全的主要任务就是对网络系统中的各组成部分进行保护，使其免受破坏、更改，以及泄露，要想系统处于正常的运行状态，连续的网络服务是必须保证。对于网络安全来说，防火墙、数据加密、攻击检测以及数据恢复技术等都要进行利用，从而保证网络的安全性能。医院病案信息十分重要，关系着患者的诊疗，同时，也关系到医院和患者之间的合法利益。因此，应该在医院内部网络以及工作平台方面采取相应的有效措施，从而确保数据的安全，达到医院办公自动化的要求。

（二）完善档案管理人才的管理机制。我国的医疗卫生事业在逐步发展，新的内容不断产生，医院的档案数量随之增多，且信息量也不断加大，在形式上也多样化、复杂化，这就对档案工作人员有了新的要求。所以，必须要培养高素质的档案人才。首先，要加强专业知识的培训，在医院开展档案的相关研究以及对管理经验进行交流。也可以利用人才培养计划，或者是晋升机会等，进一步提升医院档案人员的素质。其次，重视信息技术、专业理论知识的培养，这是档案信息化管理的关键。最后，制定完善的考核制度。将档案管理工作与考核奖惩相挂钩，从而激发管理人员的档案意识。

（三）制定合理的档案管理标准。在制定档案标准时，首先要保证其科学性，符合国家的各类标准和相关规定。在标准化管理的实施中，要充分结合医院档案的实际情况、管理特点等，对归档材料要严格把关，科学规整，从而实现档案信息资源的价值。此外，医院档案管理制度要进行定期修改，档案工作人员位责任制也要清晰明确，这样才能保证档案的规范化管理。