信息化时代高校毕业生学籍档案的管理与开发利用研究

2017-11-25云南省大理白族自治州云龙县人力资源和社会保障局人才中心杨润平

办公室业务 2017年13期

文/云南省大理白族自治州云龙县人力资源和社会保障局人才中心杨润平

文/云南省大理白族自治州云龙县人力资源和社会保障局人才中心杨润平

信息化的发展，对高校毕业生学籍档案管理带来了严峻的挑战，作为学籍档案管理中极其重要的组成部分，毕业生学籍档案记录了学生从入学到毕业的所有信息，所以需加强对信息技术的应用，将毕业生学籍档案管理的职能充分发挥出来，开发利用毕业生学籍档案。故此，本文着重分析了信息化时代下高校毕业生学籍档案管理的优势与途径。

信息化；高校；毕业生；学籍档案管理；开发利用

伴随着信息化时代的来临，学籍档案管理受到影响，尤其是毕业生学籍档案管理，在信息化时代积极提高高校毕业生学籍档案管理与开发利用效率，保证其安全性、真实性成了目前值得思考与分析的内容。另外，毕业生学籍档案信息较为重要，关系到毕业生的就业问题以及诸多社会问题，需加以重视，应该积极探究信息化时代所带来的优势，提出有效建议与对策。

一、信息化时代高校毕业生学籍档案管理的优势

高校毕业生学籍档案主要反映了毕业生从入校到毕业的各项记录，是教学管理中不容或缺的组成部分，具有法律作用，对毕业生迈向社会具有一定的推动性。在信息化时代下，高校毕业生学籍档案管理的优势有哪些呢？

（一）改善传统学籍档案管理模式。众所周知，传统模式下高校毕业生学籍档案是单独划分的，但是同样是采取纸质档案为主，这种模式与信息化时代有所冲突。但是在信息化时代中，可以采取电子文档的方式实现毕业生学籍档案的管理，不仅可以实现资源集成、共享，并且还可以提高归档的质量与效率。

（二）实现学籍档案的智能化收集。在传统毕业生学籍档案管理中，其多头管理模式严重制约了学籍档案的生成，导致各项问题层出不穷，因为毕业生学籍档案是比较重要的，且是通过相关部门所提供的材料加以汇总，这样往往会导致学籍信息收集不当。但是在信息化时代，通过利用网络，可以实现数据的网上处理，并且还可以实现数据采集、整理，促使高校毕业生学籍档案朝着智能化方向发展与进步。

二、信息化时代高校毕业生学籍档案管理与开发利用的不足

从严格意义上分析，虽然信息化时代互联网技术推动了高校毕业生学籍档案管理的有效性，但是从现实分析，其中仍旧存在一系列的不良现象，无法真正实现高校毕业生学籍档案管理的可行性。

其一是缺乏正确的学籍档案管理理念，很多学籍档案人员年龄较大，虽然工作经验丰富，但却缺乏专业的信息化知识，未全面认识到实施信息化技术的现实作用。或者相关管理者没有全面开展信息化管理，采取信息化与传统模式的相互结合，导致毕业生学籍档案管理更加混乱，产生这一现象的原因便是学籍档案管理工作理念不科学，信息化不充足。其二是学籍档案管理工作内容体系出现问题，无法进一步拓展高校毕业生学籍档案管理的范围，比如没有将学生成长的各个方面加以覆盖，没有将毕业生的相关信息及时汇总，如此一来，则无法真正实现高校毕业生学籍档案管理的全面性。其三是转变传统管理手段比较困难，因为大多数学籍档案管理人员的思想观念以传统手段为主，在信息化时代无法真正实现计算机与学籍档案管理的整合，尤其在信息化时代背景下，学籍档案管理工作朝着多元与开放的方向发展，导致很多学籍档案管理者无法及时地从传统模式下转变过来。其四是高校学籍档案管理人员自身素养不足，未认识到信息化时代所给予的现实意义，并且在现实工作中未全面应用信息化技术，其素养与计算机能力不足，导致毕业生学籍档案管理质量受到影响。

三、信息化时代高校毕业生学籍档案管理的发展对策

（一）信息化时代实现毕业学籍档案管理的转变。在信息化时代高校毕业生学籍档案管理工作中，其工作人员以及管理人员要清楚地认清现实，认清信息化所给予的重要作用，并充分发挥信息技术的作用。其一是需要实现学籍档案管理的规范化，高校档案管理部门需加强与其他部门的相互沟通，并且清楚了解毕业生与普通学生学籍档案管理的差异，加强对毕业生学籍档案管理的重视。其二是需要针对信息化时代毕业生学籍档案管理所存在的问题进行分析与探究，如出现问题需及时解决与分析，并且要在学籍档案入库之后，由档案管理部门加以检查，保证其安全性与准确性。其三是高校可以针对性地制定双套制度，真正采取电子化管理，比如在移交毕业生学籍档案资料的时候，可以采取电子档案与纸质档案共同备份的方式，如此便真正实现双重保障。

（二）以信息化为契机实现高校毕业生学籍档案管理的转变。其一是具备信息化理念，高校毕业生学籍档案管理中相关管理人员需要积极树立正确的信息化理念，并且要具备档案工作理念，将信息化技术作为主要的策略之一，保证每一位学籍档案管理人员均可以真正认识到信息化的作用与价值，并且在信息化与网络化的相互整合中实现其信息化发展与进步。其二是加强对信息技术的应用，并以此为手段实现高校毕业生学籍档案资料的整合，可以加强利用大数据以及互联网，推动该项工作的信息化发展，或者积极应用信息化工作模式，针对实际的发展情况制定信息化工作平台，真正改善传统高校毕业生学籍档案管理的缺陷与弊端，形成全新的学籍档案管理模式。