如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用

文/延长油田股份有限公司子长采油厂 闫雪茵

如何正确进行科技档案信息资源的开发和利用

文/延长油田股份有限公司子长采油厂 闫雪茵

近年来，科技档案的成长迅速，其数量之多、占有率之高、价值之重要，足以和占主导地位的文书档案“平分天下”了，如果能对其进行科学管理和开发利用，将极大地促进社会生产力的发展。但一切的前提在于对科技档案信息资源的了解。

科技档案；科学管理；开发利用

一、引言

科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、电子档案、声像档案，占比最大的主要是文书档案。然而近些年来，由于产品、科研、基建、设备文字材料需求量日益增加，科技档案的占比反而直线上升，有反超文书档案的意味。本文主要对增强开发利用科技档案的信息资源意识为出发点，力求完善科技档案信息资源的管理和加强科技档案信息资源的开发利用。

二、增强开发利用科技档案信息资源的意识

（一）规章制度。规章规程是增强开发利用科技档案信息资源意识的前提，也是企业内部的“法律”。当企业树立了明文的规章制度要求企业员工收集开发管理完善科技档案时，这意味着员工要执行企业内部规程，体现权责一致，奖惩结合，否则会受到管理者的批评或惩治。

（二）资金投入。加大资金投入也是加大重视的意思。科技档案管理者在收集完善科技档案的同时，要为其提供资金投入维护其正常运营。资金才是内部运作的首要力量，没有资金空有口号，是无法将科技档案的一体化运作起来的。而且当资金投入充足，也意味着管理者对开发利用科技档案是重视的，这也能增强企业开发利用科技档案信息资源的意识。

三、完善科技档案信息资源的管理

（一）完善科技档案开发。在做好收集管理科技档案工作的同时，还要在完善和开发上下功夫。有一句话说得好：科学技术是第一生产力。书面上的一般的科技知识，在通过科学技术的使用后才会变成直接的生产力。以管理者的角度出发，通过树立重视完善开发科学技术后，企业会从重视“量”转变为重视“质”；对于员工来说，通过增强科技档案信息资源开发完善的意识，贯彻落实学习科技档案的先进技术，将其用于实际劳动生产当中，会逐渐积累从而完善科技档案开发。

（二）普及档案意识。档案意识是指对档案和档案工作认识了解熟悉和掌握的思维，是完善科技档案信息资源管理的一项重要内容。普及档案意识类似普及法律知识一样，在平时生活中潜移默化的宣传，在聊天中普及。如果科技档案意识在大多数人心中有一定的认识基础，那么宣传起来并不困难。众所周知，档案管理是有保密工作的，但是在不违反保密机制的前提下，部分科技档案是完全可以进行宣传传播的，作为档案管理者有义务去分门别类地整理可宣传和不可宣传的档案，从而使得档案信息资源开发利用工作能够真正得到普及。

（三）科技档案提供利用工作。完善科技档案信息资源的管理的最终目的是使科技得到推广。科技档案最终的服务群体是用户，我们要给用户提供最佳的使用体验感和持久的依赖度。那就需要不断通过各个渠道收集档案信息，更新最新的科技信息；提高科技档案的实用度，经常做客户调研和市场调研，了解市面上热门的科技信息和用户需要的科技档案；给予“私人订制”，通过私人调研，了解潜在客户和现有客户的需求，尽可能给每一个客户最好的界面和使用感；最重要的是科技档案的利用度要高。

（四）定期更新档案维护工作。科技档案具有时效性。在一段时间内某些科技档案是处于加密保密状态的，要在一定时间内发挥其作用。如今随着社会日益发展和全球一体化进程的加快，科技档案信息保密性时段不断缩小，此时档案管理者要有敏锐的眼光，了解什么时候可以公开档案信息，有利于信息共享和信息一体化，完善科技档案信息资源的管理。

四、加强科技档案信息资源的开发利用

（一）科学管理科技档案。管理工作是将集中起来的科技档案按照其形成规律和内容、形式特点进行科学分类，系统排列和基本编目，方能实现库藏科技档案的科学组织和系统化。因此科学性的管理是不可或缺的一个环节。如何能科学地管理科技档案呢？一是全面和多渠道地收集档案，在收集到科技档案以后要使用现代化的管理技术比如计算机等进行系统化的管理。现今科技档案的数量和占有率日趋升高，全面和多渠道地收集档案会使内容更为丰富；使用现代化技术进行档案管理会降低人力物力的耗费并且避免不必要的疏漏。二是检索工具的多样化。由于科技档案的全面性和多样性，那么检索工具必须根据实际情况而定。

（二）提高档案管理人员的素质修养。档案的管理人员是直接收集接触和整理科技档案的第一经手人，因此要加强科技档案信息资源的开发利用，提高档案管理人员的素质修养是必要的。档案管理者的职责有以下几点：负责对各类档案的接收、分类、编目、编制、检索工具进行科学的系统管理；开展档案知识宣传活动；积极做好档案信息资源的开发，以提高工作质量和工作效率；做好文件资料档案的保密和保管工作。当然，在日常工作的同时要定期进行培训工作，让其能全面地掌握现代信息技术等多方面的文化知识，方能提高自身素质修养。

五、结语

科技档案信息管理工作日趋重要，我们通过增强开发利用科技档案的信息资源意识和完善科技档案信息资源的管理，从而加强科技档案信息资源的开发利用，才是档案管理的最终目的。科技档案的发展意味着我国的科技文化知识需求增多，正确进行科技档案信息资源的开发和利用，能促进社会生产力的发展。