浅谈信息技术在事业单位档案管理工作中的运用

2017-11-25河南省职业病防治研究院李朋起

办公室业务 2017年13期

文/河南省职业病防治研究院李朋起

文/河南省职业病防治研究院李朋起

在全球一体化的今天，信息技术已经成为我国事业单位档案管理工作发展和改革的重要手段，通过加强信息技术，可以有效提高我国事业单位档案管理工作的效率，因此，本文主要通过对当前信息技术在我国事业单位档案管理工作运用中存在的主要问题进行分析，从而提出如何将信息技术更好地运用于我国事业单位的档案管理工作当中。

事业单位；档案管理工作；信息技术

随着我国信息科学技术的不断发展，我国事业单位在档案管理工作中通过运用信息技术，主要可以通过扫描档案凭证，录入凭证影像提取系统等方式对档案进行存储、查询、搜索，在很大程度上，能够极其有效地提高我国事业单位档案管理工作的效率，同时，信息技术在我国事业单位档案管理工作中的运用，可以省去过去我国传统事业单位档案管理工作中繁琐复杂的程序，使得我国事业单位的档案管理工作人员，能够通过信息技术更加快速及时地开展工作，对我国事业单位档案管理工作中人力、物力、资源和时间都是极大的节约。

一、当前信息技术在我国事业单位档案管理工作运用中存在的主要问题

（一）事业单位的档案管理工作中对信息技术运用的重视程度不足。过去，我国许多的事业单位在档案管理工作中对于信息技术运用的重视程度往往不足，忽视了档案管理工作中信息技术运用的重要性，只是把档案管理工作中信息技术的运用作为一个虚无的摆设，我国事业单位中诸多领导对信息技术在档案管理工作的重视不足的这种情况，极其容易导致我国事业单位档案管理工作效率的下降等一系列问题的发生，同时，事业单位对信息技术在档案管理工作中运用的重视不到位，会严重阻碍我国事业单位档案管理工作未来的科学发展。

（二）事业单位档案管理工作中缺乏信息技术方面的专业人才。我国许多事业单位在档案管理工作中的信息技术人才非常匮乏，这就会使得我国大部分的事业单位档案管理工作中的工作人员因缺少专业的信息技术能力，而不能够全面和正确地处理现代化事业单位档案管理工作中所存在的问题，更不要提对事业单位档案管理工作的发展和改善进行改革和完善，因此，我国的事业单位档案管理工作只有不断吸收和培养信息技术方面的高素质专业型人才，才能够促进我国事业单位中档案管理的工作更加圆满和顺利地完成。

（三）事业单位档案管理工作中运用的信息技术较为落后。我国大部分事业单位在档案管理工作中因长期受到传统理念的影响，目前许多的事业单位在档案管理工作方面使用信息技术的理念仍旧非常落后，不能够与时俱进，更无法根据我国目前市场的发展和需求制定出全新合理的信息技术运用的方案和方法，而是依旧沿用旧的信息技术方案，就会使得事业单位的档案管理工作效率严重下降。如果事业单位在档案管理工作中无法及时使用信息技术，或者在信息技术方面无法进行有效的创新，不仅会严重降低事业单位中档案管理工作的效率，更会严重影响我国事业单位档案管理工作的稳步科学发展，甚至可能会导致事业单位档案管理工作的停滞不前。

二、如何将信息技术更好地运用于我国事业单位的档案管理工作当中

（一）加强事业单位档案管理人员对信息技术的学习。我国事业单位的档案管理工作如果想要得到有效的发展，就必须先要努力打造一批具有高水平的信息技术人才，主要可以通过加大资金投入力度，出台优惠条件鼓励事业单位的档案管理人员参与各种形式信息技术的进修与学习，保证事业单位的档案管理人员能够随着科学技术的发展而学习到最前沿的信息技术，通过学习和掌握发达国家先进的档案管理工作中的信息技术，从而大力推动我国事业单位档案管理工作中信息技术的运用。通过增加我国事业单位档案管理人员的信息技术应用水平，引进高素质、高能力的信息技术型人才，强化事业单位的档案管理工作人员的信息技术研究，为事业单位的档案管理工作输送新鲜血液，从整体上提高事业单位档案管理工作人员的工作效率和质量，并积极和国内外优秀的信息技术的同行进行交流，引进国外先进的信息技术理念，加大我国事业单位档案管理工作人员学习和培训信息技术的力度，确保提高我国事业单位档案管理人员的信息技术水平，为我国事业单位档案管理工作中信息技术的更好运用奠定坚实的基础。

（二）建立全面的电子档案管理系统。通过建立全面的电子档案管理系统，能够帮助事业单位在档案管理工作中，将档案按照时间、类型、规格等不同的标准，由过去传统的人工档案记录和传递等过程转换为电子办公，通过建立全面的电子档案管理系统对相关档案进行详细的记录，包括了档案最初的原始凭证到存储以及审批等全部通过电子档案管理系统进行，避免了事业单位档案管理工作中可能出现的档案伪造或者丢失等情况，同时对电子档案的查询进行自动化搜索，大幅度地提高了我国事业单位档案管理工作的工作节奏和效率，更提高了电子档案管理系统中数据的准确性和及时性。