事业单位档案管理信息化建设对策研究

2017-11-25广州市番禺区建设工程质量检测中心蔡俏冰

办公室业务 2017年13期

文/广州市番禺区建设工程质量检测中心蔡俏冰

事业单位档案管理信息化建设对策研究

文/广州市番禺区建设工程质量检测中心蔡俏冰

近些年来，事业单位档案管理信息化建设取得了非常大的进步与发展，在很大程度上推动了我国事业单位的进步。但是，在信息化建设过程中，也暴露出了非常多的问题和弊端，诸如档案管理工作人员专业技能与素养低、信息化建设与单位实际情况不匹配、档案管理设备与技术不充分等等，这些都严重阻碍着事业单位档案资源的利用效率。因此，必须要进一步强化事业单位档案管理的信息化建设，提高事业单位档案管理工作的质量。本文将就事业单位档案管理信息化建设对策进行深入的分析与探究。

事业单位；档案管理；信息化建设；问题；对策分析

众所周知，在事业单位中，档案管理工作对于单位各项工作项目的开展有着非常直接的影响，档案信息是一种非常有价值的管理与决策依据，是提高事业单位工作科学与合理性的关键因素，信息化建设的目的是为了更好地实现档案信息的共享。以下笔者将结合自己的相关工作经验，就如何提高事业单位档案管理信息化建设的效果提出几点看法和建议，希望能够对事业单位的档案管理工作有所助益。

一、当前事业单位档案管理信息化建设中出现的问题分析

（一）安全性不高。现阶段，事业单位中的档案管理还缺乏安全有效的保证，在事业单位中，有一部分档案信息和资料是具有特殊性质的，其中会涉及国家的机密性问题。在档案管理信息化建设的过程中，事业单位并没有对此类档案资料进行区别对待，而是做出的统一性处理，这虽然在很大程度上方便了档案信息资料的应用，但是，这也成了一个非常大的安全隐患，国家机密性档案资料很可能在审查与公开工作当中遭到泄漏，甚至会因为黑客入侵问题而遭到毁损。

（二）匹配性不高。近些年来，事业单位已经逐步推行了无纸化办公，但是，其中有一个非常严重的问题，那就是当前的信息化建设平台不能够兼容全部的专业软件以及文件形式，这就导致档案管理工作的效率与便捷性难以实现统一与提升。虽然，单位成员都可以凭借自身的权限来阅读一些文件，但是，其中也常常出现由于管理不规范所导致的电子文件丢失的现象。

（三）档案管理工作人员素质不高。事业单位的工作环境限制比较大，薪资福利的制约力度也比较大，这就导致很多高水平的人才都不愿意过久停留在事业单位中，而是寻求更加广阔的发展平台。在档案管理工作当中，有很多的工作人员都并不具备专业的工作经验，对档案管理工作了解也不够透彻，专业技能和理论积淀都是非常薄弱的，这就使得当前档案管理工作中出现了诸多的问题，比如档案整理无序杂乱、档案信息丢失等等，这与档案管理人员工作能力与综合素质低下有着非常紧密的关系。

二、事业单位档案管理信息化建设对策分析

（一）积极引入信息化建设专业人才。要想全面推进信息化建设，实现可持续发展，就必须要加大力度引进信息化建设专业人才，为信息化建设工作搭建起最广阔的平台，进一步确保信息化建设的高效性、便捷性与安全性。在平台建设过程中，我们必须要将前期测试使用工作做到位，保证将测试工作落实到实处，严格按照既定的操作要求来做好所有的改良的工作，不放过任何细小环节，全面提升系统操作的人性化，紧密配合事业单位工作开展的特点。

（二）加大对先进技术设备的投入力度。信息化建设，最强有力的支撑便是先进的技术设备，技术设备的先进性是保证信息化建设高质量的重要力量。不管是软件支持还是硬件支持，都需要严格依据事业单位的实际情况做出最佳的建设与管理方案。我们必须要严格按照事业单位自身的实际情况，来设置权限，完成好各项功能的开发与利用，竭尽全力提升系统软件操作之间的兼容性，除此之外，我们还需要进一步加强安全管理维护的力度，控制系统操作设备的管理，对于涉密资料不能在外网环境下操作，需要保持在内网安全防护环境中，做好资料安全防护处理。

（三）提供更多的技能培训机会。事业单位可以根据自身管理工作的实际情况，针对档案管理工作人员制定出科学合理的培训与考核机制，对档案管理人员进行定期或者不定期的考核，要求档案管理人员参加更多的技能培训，全面提升档案管理人员的工作技能和专业素养。在实际的培训中，事业单位可以根据岗位的不同以及工作能力的高低，对档案管理人员进行分层次的培训，与此同时，尽可能多地扩充培训工作的方式，可以在事业单位内部进行培训，也可以安排档案管理人员参加外部的集中培训，让档案管理人员更加明确自己肩上所承担的重要责任，对自己的岗位职责有着更加清晰、准确的认识。