探索职校档案管理如何实现信息化建设

2017-11-25惠州城市职业学院赵旭燕

办公室业务 2017年13期

文/惠州城市职业学院赵旭燕

探索职校档案管理如何实现信息化建设

文/惠州城市职业学院赵旭燕

随着我国经济和科技的迅速发展，职校办学规模日渐扩大，档案信息量不断增加，传统的人工档案管理方式已经不能满足学校档案管理工作的需求，职校档案管理信息化应运而生，如何实现档案管理工作信息化建设成为目前学校档案管理工作的重中之重。然而，由于学校档案管理信息化建设尚处于初始阶段，在应用过程中仍然存在一些需要改进的地方。本文主要针对职校档案管理信息化存在的问题展开了探讨，并提出了改进档案管理信息化的策略，希望对学校档案管理工作能够提供一定帮助。

职校档案；档案管理；信息化建设

一、职校档案管理信息化及其意义

（一）适应我国职校档案管理的必然要求。随着信息化技术的发展以及人们对信息化理念的普及，各个领域对信息技术的运用越来越多。为了强化职校档案管理，减少储存和查找文件的不便，提高档案管理工作的效率，档案管理信息化应运而生。档案信息化，是指应用现代信息技术，将档案管理机制重新由档案实体化向档案信息化转变的过程。实现档案信息化建设是适应我国职校档案管理的必然要求。

（二）对突破传统档案管理模式有重大贡献。档案通常是指人们在各种活动中所直接形成的具有保存价值的原始记录，档案系统是作为一个教育单位不可或缺的重要组成部分，档案管理对于学校而言至关重要，在这个信息技术日渐成熟的社会，人工管理档案模式的不足日渐凸显，因此，要突破传统的档案管理模式，实现档案管理网络化、现代化、信息化有着重大贡献。

（三）深化职业教育改革的需求。学校档案管理信息化建设，让档案管理工作更加规范化、标准化、快捷化，是深化职业教育改革的需求。以往查找档案都必须要到档案室去查找，而实现档案管理信息化之后，只需轻轻点开电脑，便能一键查询所有想要的信息，这是从远距离到近距离的转变，亦是由人工管理到智能管理的转变。

（四）衡量学校管理水平的重要标准。众所周知，学校档案对于学校培养科研人才，推动学校教育事业发展，提高教学质量有着深远影响，衡量学校管理水平高低的重要因素便是档案管理工作，要成为一所高水准的职校，就必须加快档案管理信息化的进程，并将其运用到实际管理当中。

二、职校档案管理信息化建设中存在的问题

（一）档案管理信息化技术落后。落后的档案管理技术严重阻碍了档案信息化管理的发展进程。目前，很多学校的档案管理并未在真正意义上实现档案信息化管理，只是简单地运用了计算机存储技术，并没有实现计算机管理网络化，而档案网络传输手段更是没能实现，与真正达到档案信息化管理建设的要求还有一定的差距。而反观国外数字档案的建设，他们采用了“数字档案馆”的模式，一种是全方位实现信息化的新型档案馆，实现了数字化馆藏的存储、维护和传输，同时实现了文档接收、整理、保管及迁移等工作的信息化；另一种是跨越空间的档案信息资源的集成，这突破了馆与馆之间的界限，将不同位置、不同载体的信息连接起来，向用户提供方便快捷的信息服务。

（二）信息化管理意识淡薄。目前为止，仍然有很多档案管理人员简单地认为，只要将信息输入到电脑便是信息化管理，没有扩展这项技术的功能，从未深入了解信息化管理的定义以及作用，意识不到档案管理信息化的重要性。因为档案管理信息化的理念未深入人心，管理的概念并未在根本上得到改变，档案现代化管理就难以步上正轨，这样一来，档案信息化管理建设便成了天马行空之谈。

（三）档案管理信息化人才的缺乏。就目前职校档案管理现状来看，档案管理工作需要熟悉档案管理知识和具备计算机操作能力的复合型人才，但实际上，大多数职校的档案管理人员是快退休的或不熟悉计算机操作技术的职员，甚至还有些档案管理人员身兼数职，不仅对档案管理的知识掌握不足，对于计算机行业技术更是知之甚少，这样一来，即使有较为完善的硬件设备，档案管理人员也不能将其真正有效地运用和发挥，从而导致档案管理难以信息化、专业化、规范化。

（四）学校硬件设施不达标。档案资料的存储条件较为苛刻，需要时刻注意防潮、防霉、防火，而很多职校仅仅只是随意安排了一间屋子存储档案，档案的保管措施设备都十分简陋，不仅如此，还有很多学校并没有投入经费购买相关的电子设备，即便购买了，也只是简单地买了几部普通的电脑和扫描仪，将档案信息存放进去，没有配备档案服务器，也没有运用相关系统的管理，对于档案管理硬件软件设备的要求不予重视。

（五）档案信息保密安全性差。网络安全已然成为当今社会所关注的重点话题。而档案这类学校重要的信息资料，在用计算机存放、传输、共享时容易泄露信息，不仅如此，随着信息技术的发展，档案信息化管理的建设确实便利了很多，但与此同时，窃密技术也在不断提升，窃密手段更是层出不穷，档案信息泄密的风险增加，档案信息安全隐患很多，再加上，一旦档案信息泄露，便会在网络上迅速传播，要实施补救措施十分困难，很难保障档案信息的安全性指数。

三、加快档案信息化建设步伐的措施

（一）提高档案管理人员的专业素养。在档案管理信息化建设的进程中，管理人员的专业素质起到至关重要的作用。因此，要真正意义上实现档案管理信息化、网络化，首先必须要制定合理的人才培养计划，定期对档案管理人员进行专业性的指导和培训，不断提高现代化技术水平，通过组织校与校之间的经验交流，使其不仅清楚掌握档案管理工作的流程及其他工作，还能熟悉操作和掌握计算机管理知识和专业技能，为确保档案信息化建设创造良好的条件。

（二）使其认识到档案管理信息化技术的重要性。加强职校工作人员对档案管理信息化重要性的认识，要让领导和档案管理人员从根本上改变原先固有的传统管理理念和手段，充分认识到档案管理信息化技术的应用价值，并注入档案管理信息化、现代化的思想意识，与时俱进，使其建立起符合信息时代发展特征的档案管理意识，明确档案管理信息化建设的目标及要求，这样才能形成人人在思想上重视，工作上支持，积极参与档案管理工作的良好氛围。

（三）加大经费投入，完善硬件设施。经费不足是当今多数职校档案信息化管理未能发展起来的一个重要原因，要将档案信息化管理建设作为职校教育发展中的一件大事看待，就必须建立起档案管理信息化建设的相关项目，并保证足够的经费投入，购买必要的、足够的、功能较为完善的硬软件设备，扩充档案信息资源，并定期检测硬软件设备的完好，结合实际情况，有计划地提出添置要求，加快档案管理信息化建设的步伐，完成档案信息化管理的转变，尽可能为档案信息管理现代化创造良好条件。

（四）建立规范化的信息管理机制。结合职校实际档案管理情况，制定出与之相关的档案管理制度，健全和完善档案管理信息化的规范化技术和必要的安全管理措施，保证档案信息的安全性，建立具备“收、管、用”三大功能的系统，逐步实现档案管理信息化建设的目标。