关于企业档案信息资源的开发利用

文/常州兰翔机械有限责任公司 赵宇志

关于企业档案信息资源的开发利用

文/常州兰翔机械有限责任公司 赵宇志

本文通过分析企业档案信息资源开发利用的现状，提出了要采取的措施，即通过突破保守观念，建立信息资源开发机制、围绕具体需求、提高档案管理人员素质等途径，把企业档案信息资源开发利用好，为企业的发展服务。

企业档案；信息资源；开发利用

企业档案是企业科研、生产、基本建设和经营管理等各项活动的真实记录，包含文字、图纸、照片、声像等不同形式，以其所载信息的原始性、真实性、可查考性等特殊性质使其具有重要的利用价值。但现实情况是：不少企业精心保存的档案资源，仅履行了一般性的日常职责，很少引起干部职工的关注，“存而不用”“存多用少”的现象比较多，企业档案的作用远没有充分发挥。档案部门要提高站位，从企业生存与发展的高度出发，履职担当，增强责任感和使命感，主动、及时有效地开发档案信息资源，充分挖掘利用价值，满足企业各项工作的需要，将档案潜在的价值转化为企业的生产力和经济效益，促进企业又好又快发展。

一、信息资源的开发利用要打破保守被动观念

企业档案作为一种信息载体，其核心是技术、管理等信息，是一个企业具有较高价值的无形资产。企业档案包括技术档案、基建档案、技改档案、财务档案、人事档案、文书档案、设备档案等，信息量大，内容多，涉及面广，通过耗费人力、物力和财力，经过多年时间逐步整合而成，有的技术档案和管理档案具有先进性和独创性，有严格的保密制度和开发利用制度对其使用范围进行约束，在一定时间、一定范围内不可随意公开。由于受这种保守观念的影响，企业档案的开发利用受到很大的约束。一些人认为，档案信息的开发利用只能限于本单位本部门，其他单位和部门无权查阅、利用，这使档案信息资源作用的发挥受到限制。因此，我们要打破传统的观念，在确保国家秘密、企业知识产权不受侵犯的前提下，千方百计抓好档案资源的开发利用，充分发挥其应有价值。

二、要建立一整套档案信息资源开发机制

企业档案资源的开发利用需着眼于一套行之有效的开发机制，可从强化基础管理、开展档案宣传、围绕具体需求开发、适时解密涉密档案等方面入手。

（一）强化基础管理。要做好一项工作就要抓好基础，档案信息资源的开发利用也是如此。档案信息资源要实行集中管理，企业应将技术、人事、财务、基建、设备、文书、声像等方面的档案管理集中起来，有条不紊地搞好信息资源的开发利用，统筹规划，制定档案的年度工作计划及归档要点，根据实施要求对信息资源跟踪整理，及时归档，保证归档文件的完整、准确和系统性。同时，做好档案管理程序的标准化工作，使各类档案的管理内容、工作流程和质量要求标准化，把握实际情况，完善档案管理的标准和制度，如纸质档案范围、电子档案归档办法及归档范围、电子档案存储规定等，通过档案管理程序的标准化，为档案的录入、档案管理数据库的建立打下基础。二是做好计算机辅助管理档案软件的标准化、通用化。选择适合于本企业档案工作特点的标准化、通用性的软件，为档案管理的网络化创造条件，整合分散的档案信息资源。加强档案开发利用的手段。档案工作人员要努力改变“档案馆（室）门槛高，档案利用率低”的现状，按档案的年限、类别编制《档案汇总目录》《产品底图汇总目录》《企业大事记》《企业史》等，以方便查找；企业要加大档案管理硬件上的投入，如添置计算机、打印机等设备；通过编制手工和电子检索两套检索工具，满足不同人员的查阅需要。档案不是摆设，是否有利用价值是根本。档案管理部门对档案信息资源的开发利用要有详细的登记，每年都要进行客观评价，以便及时总结、提高、创新。

（二）适时解密涉密档案。企业一些档案由于蕴含着关键技术、重要参数等，具有秘密性（国家秘密和商业秘密）。但一些企业由于档案鉴定在日常工作中没有实质性开展，档案的解密工作没有得到落实。有的档案定密后，其使用范围就受到严格限制，非涉密人员无权查阅和使用该档案。有的档案过了解密期也未及时解密，给档案信息资源的开发利用带来不便。因此，档案部门要组织人员定期对档案进行阶段性的检查，对保密期限已到的密级资源进行解密。解密后的资料作为一般性的资料存档、使用，既节省人力、物力，又能有效地开发利用这部分的档案信息资源。需要指出的是，在开发利用档案资源时，要以国家和企业利益为重，强化保密意识，确保国家和企业利益不受损失，做到及时、适度、有效、安全地开发利用档案信息资源。

（三）大力开展档案宣传。档案馆（室）在企业一般都是机密重地，许多职工不能轻易进入档案馆（室）。档案部门要努力消除人们对档案的神秘感、隔阂感，在坚持档案工作基本原则的前提下，通过宣传档案法、开展企业档案宣传周、介绍档案馆（室）藏，让更多的干部职工认识档案、了解档案，进而利用好档案，使档案馆（室）这个“资源点”变成一个人们常去的“公众空间”，充分发挥应有作用。

（四）围绕具体需求开展档案信息资源开发利用。档案的价值在于利用。企业档案资源比较丰富，但不可能对每一项需求都耗费大量精力去做。因此，档案工作人员要对具体需求进行系统分析、比较、筛选，只有围绕具体需求并关注编研成果对企业所产生的效果和经济效益、社会效益来开展工作，档案资源的开发利用才有真正意义。档案工作人员通过对不同方面需求的研究，摸清企业决策层、各业务部门的管理人员和科技人员的工作性质和特点，及时、主动沟通，了解他们需要利用档案解决什么问题，进而开展档案专题服务。通过提供编研成果，满足不同层次的需要，切实发挥企业档案的应有作用。同时，还可以将档案的编研成果公布在企业内部的协同办公系统OA网上，供干部员工共享。

三、提高档案工作人员的素质

大力开展档案信息资源的开发利用工作，档案工作人员责无旁贷。现代档案管理不能被动地停留在“收、存、借”上，档案工作人员应有强烈的责任感和担当精神，积极主动地深入了解本企业干部职工的需求，及时、适度、有效地开发档案资源。要做好档案资源的开发利用工作，档案工作人员必须具备一定的档案编研基础知识，了解企业相关的专业知识、掌握档案现代化管理手段。为此，档案工作人员要通过培训、自学、经验交流、师带徒等办法，不断提高综合素质。

（一）做好档案利用服务的准备。档案利用服务的准备包括两方面。首先，档案工作人员要深入了解企业的发展情况、干部职工的需求和意见，明确工作方向和目标，增强提供利用档案信息资源的针对性。其次，档案整理要规范，收集要完整，划分保管期限要准确，做到编目科学，检索方便。随着市场经济的发展，企业的科研生产、经营管理活动进一步拓展，企业档案的范围更加广泛，如：企业开发产品时形成的核心技术、关键技术，企业经营管理中形成的产权变动、资产评估、合同协议等方面的文件材料等，都应及时、准确归档。档案基本工作做好了，档案开发利用的质量才会有保证。

（二）树立档案利用服务至上的思想。档案工作是一项服务性质的工作，向干部职工提供档案利用是档案工作人员的应尽职责和义务。档案工作人员要转变“你查我找”的被动工作方式，摒弃档案管理保守的观念，在开展专题研究的同时，想查阅者所想，急查阅者所急，尽量满足利用者的需求，解决利用者的疑难。

（三）掌握过硬的本领。档案资源的开发利用是一项科学性、技术性、保密性和服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作，要求档案工作人员具备较强的专业知识、一定的理论水平和严谨、务实的科学态度。档案工作人员要努力提高政治素质和对档案信息的敏感性，加强文字表达能力，学习专业知识，熟练掌握计算机及打印机、复印机、扫描仪等相关设备的操作技能。鉴于开发利用档案信息资源是长期积累、不断更新的过程，档案工作人员队伍应保持相对稳定。档案作为一种重要的信息资源，只有转化为现实生产力，最大限度地实现社会效益和经济效益，才能体现自身的价值。开发利用档案信息资源是一项重要工作，档案工作人员一定要以强烈的责任感和担当精神，有的放矢、坚持不懈地搞好档案资源的开发利用，发挥档案在科研生产中的作用，为企业的发展作出积极的贡献。