对档案管理工作的几点思考

2017-11-25国家新闻出版广电总局二二三台范玉兰

办公室业务 2017年17期

关键词：文秘人员保密单位

文/国家新闻出版广电总局二〇二三台范玉兰

对档案管理工作的几点思考

文/国家新闻出版广电总局二〇二三台范玉兰

本文列举了我国档案管理工作中存在的一些现状，并结合自身工作实际，提出了加强档案管理的几点建议。

档案管理；现状；建议

档案是人类社会的宝贵财富，也是一个单位、一个民族乃至一个国家的珍贵记忆，搞好档案工作关系重大。当前，档案管理工作中仍存在一些影响其顺利开展的问题，本文将就此提出自己的对策。

一、档案管理现状

（一）对档案管理工作的重视度不高。尽管我国已颁布了《档案管理办法》《档案法》等法律法规，对档案管理有明确的规定，但很多单位仍对档案工作不够重视，忽视档案管理工作的重要性，致使很多工作未能落到实处，不能发挥原有档案管理的作用。长此以往，档案管理工作将变得更加混乱，很容易造成档案资料的丢失、损坏，不利于长远发展。

（二）缺乏完善的档案管理制度，或制度执行未能落到实处。由于缺乏健全的制度，一些档案人员对档案的收集、整理、归档和利用等业务不够了解，操作不够规范，因此出现档案资料遗漏、丢失等问题，对档案利用造成影响。而在档案工作职责不明确的情况下，容易出现档案人员工作错位、越位或缺位等现象，而这又会影响档案资料的准确性和完整性。另外，一些单位虽然已经建立了档案管理制度，制度内容涵盖了各个环节，但是在实际工作中，却并未真正地将制度落到实处，或是实际工作不规范，未能严格遵循档案管理制度进行。由此就出现了档案工作流程混乱、档案资料未能及时归档、档案损坏等问题，严重影响档案管理工作成效。

（三）档案工作人员思想观念陈旧，素质有待提升。当前，由于很多单位思想上对档案工作不够重视或是人员配备紧张，未安排专职的档案管理人员，现有人员基本上是兼职的，很难将全部时间与精力投入档案管理工作中。此外，很多档案管理人员未通过相应的培训工作，不能完全胜任档案管理工作，如文件的收集、整理、归档、利用等，这样对档案管理工作带来一定影响。很多档案人员思想观念陈旧、工作不够认真、业务能力不高，给档案信息的查询与利用带来不便。

二、对档案管理工作的几点建议

（一）提高档案管理工作重要性认识。调查表明，凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视息息相关。各单位领导应该提高对自身对档案工作的重视程度，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念和工作方法，将档案管理工作与服务大众、服务中心工作紧密联系起来，加大对档案管理工作的监督和检查力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身责任意识，将档案管理工作当成一项社会事业认真落实。并要求下级工作人员努力完成本职工作。

（二）完善档案管理制度，增强制度执行力检查力度。单位应该按照《档案法》及国家档案局新颁布档案行业标准《归档文件整理规则》《会计档案管理办法》等相关法规要求结合实际，尽快制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保档案管理工作能够有章可循。需要制定的制度包括档案管理人员明确的职责要求和工作内容，档案归档、移交、保管、保密、借阅、利用等内容，这样档案管理人员的操作才能更加规范，才能从制度层面保证档案资料的完整性、安全性，为实现档案的价值提供制度基础。除此，单位要做好档案管理的监督检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的部门或个人，应给予一定的奖励；对疏忽大意、履职不力的部门或个人应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案工作造成影响。

（三）提高档案工作相关人员的综合素质。档案管理工作涉及事项众多，工作任务重，专业性较强，档案人员的工作态度、素质很大程度上决定了档案管理水平的高低。因此，档案人员应转变观念，与时俱进，加强学习，掌握更多先进的知识和技术，如档案管理知识、计算机网络技术等，确保此项工作顺利进行。要坚持经常进行自我充电和培训教育，树立持续学习、终身学习观，要积极地通过与同行和上下级的沟通交流，相互学习、相互提高。要自觉落实各项档案管理制度，严格按照相关标准和规范来要求自己，认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作，主动及时地完成好档案管理任务。在工作的时候不仅要展现自己的专业能力和水平，更重要的是在遵守保密等要求的情况下，提供较高的服务水平和服务意识，最大限度地开发档案的价值，维护档案的真实性、保密性。对单位而言，单位应该在加强对档案人员监督检查的基础上，积极组织档案人员参加相关培训和继续教育，提高档案人员工作积极性和自信心。

（四）提升文秘人员的业务素质，对提升档案管理质量有重要作用。由于一些单位的文秘人员与档案管理人员之间的工作有很多交叉的方面，档案人员负责档案材料的保管，而档案材料的收集和整理归纳等工作都是由文秘人员完成的，文书档案管理主要管理的是文书材料，而文书材料的撰写基本上是由文秘人员完成的，文秘人员掌握着大部分的文书档案材料，因此，提升文秘人员的业务素质，才能提升文书档案的管理工作，才能促进文书材料质量的提升。这里主要是要提升文秘人员的档案管理知识，增强归档意识，同时所在单位也要通过定期组织文秘人员和档案人员参加档案专业的继续教育和培训，向全员宣传档案工作的重要性；完善档案管理的考核机制，定期检查并进行考核，这样才能更好地促进档案管理工作的开展。（五）构建完善的防抵赖机制。防抵赖机制主要是对借阅档案的人员起到威慑的作用，防止泄密事件发生。首先，借阅人员要履行相关领导审批手续，与档案管理部门签订保密协议，同时，档案管理部门要对借阅档案进行水印处理。这样不仅能够防止出现泄密事件，也有利于在出现泄密事件后进行追查。档案管理人员可以运用数字水印技术，也可以用人工水印，也就是在档案中嵌入水印信息，其内容包括借阅人的姓名、登记信息、用途等。数字水印具有识别性高、隐蔽性等特点，在经过调色、扭曲、剪切等操作处理后，依然留有完整的水印信息，能有效防止借阅人员去除水印，进而做出泄密行为。

（六）要把握和处理好档案保密与利用的关系。在浩瀚如烟的各类档案中，有相当一部分是涉密档案。尤其是一些重要的国家单位，许多档案均属涉密文件。做好涉密档案的保密工作，是档案工作者的神圣职责。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，保而不用，只会失去保密的意义和档案的价值。保密和利用两者都十分重要，档案工作人员在思想认识和实际工作中，必须把握处理好两者的关系，在严格做好保密工作的基础上，积极为利用者提供方便，才能使档案的价值真正在利用中体现出来。档案既要保密，又要大胆利用，必须有一整套严格的制度和与之配套的措施作为保障。因此，单位应该制定一套完整的《档案管理制度》《档案借阅制度》等制度，并切实执行，使档案利用工作有章可循。

（七）档案管理规范化，公文制发是前提。做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要前提工作。许多档案同事认为，文书处理与档案管理虽然有着不同的工作任务，但在一些单位的档案中，大部分存为永久性档案的是本单位产生的公文，所以本单位发公文的规范化程度直接决定了档案的规范化程度，影响档案归档质量。因此，建议在文书的公文制发过程中要严格按照规范执行，以便为档案管理的规范化做好奠定良好基础。