档案资源在服务群众、保障民生中的作用研究

文/河北衡水市卫生计生综合监督执法局 张宁；衡水市哈励逊国际和平医院 赵会爽；衡水市水务局引供水工程管理处 王成

档案资源在服务群众、保障民生中的作用研究

文/河北衡水市卫生计生综合监督执法局 张宁；衡水市哈励逊国际和平医院 赵会爽；衡水市水务局引供水工程管理处 王成

档案资源，是指保障一个国家或社会档案事业发展和档案工作开展的，各种社会条件以及由档案事业和档案工作自身对社会产生的各种作用和影响因素的总合。主要包括两方面：一方面是一个国家或社会对档案事业发展和档案工作开展所提供的各种保障条件，此方面包括政策资源、教育资源、人才技术资源、财力资源、物力资源等；另一方面是指由档案事业发展和档案工作开展而对社会产生的作用和影响，即档案产出或效益资源，主要是指档案信息资源。

档案资源；现状调查；社会服务

在深化改革扩大开放的今天，整合档案资源是推动档案事业科学发展的基础，也是档案工作面临的一个十分突出的问题。档案资源如何更好地服务于经济建设，关键在于一支政治素质高业务能力强相对稳定的档案队伍。笔者有幸参与了2015年衡水市档案局组织的对我市市直单位室藏档案建设状况的调研。通过这次调研，对市直111个单位的室藏档案状况有了初步的了解。

一、调查的基本情况

（一）档案机构设置。此次调研的111个单位中，市直机关单位77个，公检法单位4个，学校10个，中省直单位19个，市直企业1个。这111个单位目前全部建立了独立的档案室，配备了专职的档案管理人员。

（二）年度立卷齐全、完整，立卷质量高。绝大多数单位都能按照《机关材料归档范围和文书保管期限表》《文书档案案卷格式》《科学技术档案案卷构成的一半要求》《会计档案管理办法》《照片档案管理规范》等有关标准，对本单位上年度形成的永久、长期、短期档案材料进行分类，编制保管期限表、检索目录、分类说明，并整理、装盒，按顺序排列上架。

（三）档案室面积充足、设备齐全，保管条件好。大部分单位的档案室面积充足，达到了25m2左右，并且配备了足够的铁皮柜、温湿度计、桌椅等档案装具，有的单位还配备了电脑、打印机等设备，基本满足了档案室的日常工作。

二、存在的困难及问题

档案的收集涉及各项工作的各领域和全过程，具有很强的程序性、规范化和权威性要求，虽然在此次调研过程中绝大多数单位的档案工作取得了很大的成绩，但是也存在一定的问题，主要有：

（一）专职档案管理人员变动频繁。档案管理人员变动频繁，给档案管理工作带来了不便，有的单位1年中换了3次档案管理人员，在岗位更换过程中没有按要求进行档案移交，个别人还将部分档案作为个人资料带走，造成档案断档；有些单位档案员为兼职，精力投入不够，业务不熟，不利于档案管理工作的持续稳定。

（二）室藏结构单一，服务根基不坚实。调查中发现，各单位档案室保管的档案以党政机关文书档案为主，占馆藏总量的72%。专门档案、科技档案资、特色档案、其他载体档案资料相对较少，而利用者需要的多是科技信息、技术动态、经济动态等，而这恰恰是档案室所没有的信息，造成利用上的失调。

（三）档案数字化建设相对滞后。档案数字化建设是提高档案工作效率、整合档案资源的重要手段，但由于档案数字化工作软硬件配置不到位、标准不统一、工作量巨大等原因，大部分单位的档案数字化程度不高，发展较为缓慢。

（四）档案资源共享程度差。大部分档案滞存于各单位档案窒，档案资源得不到开发利用，社会公众不能共享，不利于贴近群众，服务民生，构建和谐社会。

三、档案资源在服务社会经济发展及保障民生的主要作用

今天的世界是信息化的时代。信息资源已经成为当今社会重要的资源，是关系社会经济发展、服务群众保障民生的重要资源。而档案资源则成为信息资源中的重要战略资源，是现代社会信息的重要门类。从实体来说，档案是不可再生的资源；从信息角度来说，档案则蕴藏着无限的价值。档案信息所具有的特殊作用是别的信息无法替代的。档案资源建设是档案事业一项带有根本性、具有战略意义的工作，它关系到档案事业能否固本强身和可持续发展，是我们做好档案工作的前提和保证。因此，我们要站在历史发展和国家信息资源建设的高度，把档案资源建设摆在突出的位置，档案行政部门应立足共享，标准先行，结合共享体系建设要求，统筹规划，超前研究，尽早建立和健全档案信息日常管理标准与规范，确保可共享的档案信息资源体系的建立。

（一）以服务理念为前提加强档案人员素质培养。档案人员的素质提高应包括思想意识和知识结构等内容，要既懂得专业知识又要懂得信息技术，要培养综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，使档案工作适应经济时代的需要，适应社会发展的需要。

（二）以开发利用为途径增强档案的服务效能。档案资源的利用就是变被动服务为主动服务，要加强服务理念，重视对档案利用多层次、多用途的研究。不仅要研究利用范围的变化还要研究利用方式和内容的变化，不仅要做好查档对象的接待工作，还要加强各部门各单位之间的联系，了解他们对档案信息的需要。档案部门要以开发利用为目标，由单一型向综合型发展，搞好一体化服务，构成社会信息的完整体系，使档案管理部门成为信息中心和利用中心，更好地为社会经济发展和人民群众服务。

（三）以信息化建设为手段，提高档案管理的现代化水平。随着信息网络的建设和发展，办公设备逐步进入现代化，出现大量的以电子文件为主体的电子档案，然而现代化技术在档案管理中的应用还不尽人意。作为管理者要熟练掌握计算机应用的基本知识，要对各种信息进行规范分类和科学分析。在档案管理上要实现电脑管理，采用专业软件，对各类档案信息进行分类、组卷、编目，提高工作效率，方便档案的管理及利用。

【衡水市2017年度社会科学（重点）研究课题，课题编号：2017041】