关于机关事务管理工作中建立“防火档案”的思考

武洪淼

（宾县机关事务管理局 黑龙江 宾县 150400）

关于机关事务管理工作中建立“防火档案”的思考

武洪淼

（宾县机关事务管理局 黑龙江 宾县 150400）

机关事务管理局，是现今各级党政机关呈现集中化办公之大趋势的产物，也是时代的产物。各级党委、政府及所属的部、办、委、局和人大、政协等机构的集中办公，有其优点,自然无疑，比如：集中办公较之分散办公，可减少文件流转的时间，能提高办事效率，同时也节省了人力和物力；集中办公较之分散办公，可节约国家的土地资源（集中办公楼多呈现向空中发展之势），总之，细推敲起来，集中办公的优势远大于其劣势与弊端的。优势与劣势，用辩证唯物主义的事物是普遍联系的理论来看，二者是有必然联系的。优势带来了劣势，集中办公的劣势之一就是安全工作的难度与工作量都增大了。为抓好安全工作，笔者才有了关于建立“防火档案”之思考。

一、建立“防火档案”的意义

集中办公后，办公人员聚集，安全隐患自然增多，而且“一户着火，殃及四邻”后果会很严重，所以说，机关事务管理局之管理服务重中之重就是安全问题，没有安全的保证，任何公务活动都将会受到影响，而抓安全工作的内容之一就是要抓好防火工作。有人会说：防火工作很好抓，把消防设施准备齐全，就完事呗！是的，消防设施的齐全完整是防火工作的不可或缺的物质准备，但仅仅靠火灾发生后的扑灭这一举措，还是被动的，要树立和增强防火观念，也就是说抓防火重在一个“防”字，而“防火档案”的建立，是把“防”字落到人的心里之举——使管理者心中有数，有针对性地抓好防火工作，使防火工作可操作性、掌控性更强，建立“防火档案”是抓好防火工作的有效举措。

二、怎样建立“防火档案”

（一）成立领导组织

各级党政机关集中办公的趋势日显，多则上百家机关单位，为强化各机关单位对此项工作的重视程度，切实把此项工作抓实，而非流于形式，区域内的中共党委、政府要成立“防火档案”建立领导小组，组长一般应由党委和政府的常务领导同志担任，成员由在集中办公区办公的机关单位的常务领导同志担任为宜，领导小组应下设办公室，办公室主任出于工作方便，应该由机关事务管理局的主要领导同志担任，办公室主要负责“防火档案”建立工作的上传下达与左右沟通。

（二）“防火档案”材料的搜集

在集中办公区的机关单位的“防火档案”材料的搜集工作，是“防火档案”建立的重中之重，为此，各机关单位要落实一名政治素质好、做事认真，勤勤恳恳，任劳任怨的同志专项抓好此项工作的落实；资料搜集的重点应该是各种用电设备（包括电水壶、电暖器、电褥子、电脑）和室内供电设备、线路的相关情况（包括出厂日期、品牌、使用年限、中途维修情况的文字记录材料），存档后，便于机关事务管理局的管理人员对用电设备和室内供电设施的督促检修与更换，切实做到防患于未然。另外，本机关的吸烟人员的相关情况也要搜集保存好，既便于机关事务管理局工作人员对“吸烟科室”的重点监督，还有利于吸烟的机关工作人员的“自律”（怕事后追责）,从而减少或消除火灾隐患。

（三）实行动态管理

建立“防火档案”绝非是一劳永逸的事情，其材料要随着用电设备的更新而更换，其内存材料实行的是动态管理，以确保“防火档案”的“显微镜”和“望远镜”作用。

（四）“防火档案”工作与奖惩挂钩

为确保“防火档案”内容的真实可靠，更有利于防患于未然，各机关单位的“防火档案”工作内容要列入相关责任人的年初制定的工作目标之中，以便于年终组织人事部门对其一年的包括“防火档案”工作在内的各项工作的考核。如此，“防火档案”工作与相关责任人的奖惩相“挂钩”，能够更加调动“防火档案”工作相关责任人的工作积极性，从而促进该项工作的开展。

（五）档案管理部门要强化指导

档案局要加大指导力度。“防火档案”工作，既然是政府主抓的行政性的工作，作为档案工作的主管部门——档案局更应该加大人力与物力的投入，要指派业务能力强，事业心更强的骨干全程参与，以促进“防火档案”建档工作的开展。

三、“防火档案”的保管与利用

（一）保管

“防火档案”建档工作完成后，应该把档案卷宗放在机关事务管理局保管，如此更便于机关事务管理局对火灾隐患的监督管理；另外，政府尽管财力可能很紧张，但是也要加大对“防火档案”的购置设备及其他管理仪器的资金投入，保管的好，是促进防火工作向纵深发展之先决条件，是化费小钱，有利于免除大灾之善举。最好是责成一个或几个人负责保管，并形成管理制度，把保管人员装进制度的“笼子”里。

（二）利用

为做好“防火档案”的利用工作，要按楼及楼层做好“防火档案”索引的编制工作；另外，要强化机关事务管理人员的对“防火档案”内容的掌握。

以上是笔者关于“防火档案”建档的思考，不成熟的地方敬请批评指正。