网络信息化背景下高职院校档案管理模式改革研究

【摘要】互联网信息化技术迅猛进入到社会各个领域，在高职院校的档案管理领域之中，也不可避免地受到网络信息化的影响，在这个趋势之下要加强高职院校档案管理模式的改革和创新，要充分利用方便快捷的网络信息化技术、大数据技术等，使封闭的高职院校档案管理开放化，充分开发高职院校的档案信息价值，更好地寻求高职院校档案信息化管理的突破之路。

【关键词】网络信息化 高职院校 档案管理 模式 改革

【中图分类号】G71 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）42-0028-02

在互联网、大数据的网络信息化背景之下，高职院校的档案管理也要转变观念和旧有的管理模式，要充分利用高效快捷的互联网信息化技术和大数据技术，突破网络信息化时代下的档案管理工作瓶颈，更好地实现高职院校档案管理的信息化、电子化和数字化，充分彰显高职院校档案管理的现代化、开放性的价值，全面提升高职院校档案管理与服务的水平。

一、网络信息化背景下的高职院校档案管理的特点及意义分析

在网络信息化的背景之下，高职院校也逐渐向信息化、网络化的方向发展和迈进，在新的历史时期高职院校档案管理面临新的机遇和挑战，显现出以下两个方面的特点：（1）智能化。高职院校的档案管理在网络信息技术、大数据技术的应用之下，要全面开发新的检索工具，以实现对高职院校档案信息的高效采集和检索，提升高职院校档案管理信息的检索效率，更好地实现其智能化管理和服务。（2）无纸化。在网络信息化时代背景之下，高职院校的档案管理逐渐减少纸质档案的管理方式，逐渐引入先进的网络信息化技术和数字化技术，使自身的档案管理工作趋于无纸化和数字化。

在网络信息化背景下的高职院校档案管理突显出以下几个方面的重要意义：

1.促进高职院校档案管理的高效性

当互联网信息化技术还没有全面普及时，高职院校的档案管理还主要是采用传统的纸质档案管理方式，存有大量的纸质档案材料，这就使高职院校的管理工作日益繁琐，使档案利用者要花费大量的时间和精力进行纸质档案的查找、检索和存储，导致档案管理的效能极为低下。随着网络信息化技术的不断普及和运用，高职院校的档案管理引入了信息化技术和大数据技术，这就使数字化档案逐渐替代了纸质档案，档案的查阅、检索和存储不再繁琐，这种自动化检索和存储的方式极大地提升了高职院校档案管理的效能，成为高职院校档案管理的趋势和方向。

2.档案管理与服务水平日益优化

随着网络信息化技术和大数据技术的运用，高职院校的档案管理逐渐优化和创新，在档案信息交互、共享、传递的状态之下，极大地满足了高职院校招生、教学、就业等各个环节的档案利用需求，也使档案的管理服务水平得到极大的增强。

3.提升了高职院校档案信息的利用效能

在信息化技术的普及运用之下，高职院校的档案管理成为了高职院校发展的一个缩影，为高职院校的发展提供了信息化的整体框架，更好地实现了对档案信息的重组和再构，在充分整合档案信息的条件下，极大地提升了高职院校档案的利用效能。

二、高职院校档案管理模式中存在的问题

1.档案管理与高职院校改革的深化不相适应

由于部分领导对于档案管理的意识存在不够重视的问题，导致高职院校的档案管理工作显现出滞后性，在高职院校深化改革的形势下，显现出档案管理与高职院校改革不相适应的现象和问题。

2.檔案利用方式单一化

在高职院校的档案管理工作之中，档案管理人员在原有的管理模式之下，视线相对狭窄，将档案管理与利用工作局限于学校内部，这就导致高职院校的档案管理与开发利用工作缺乏主动性，档案的服务利用方式也相对单一化，这就极大地降低了高职院校档案管理的价值和效能。

3.档案信息化管理的程度较低

在高职院校的档案管理工作之中，对于档案的信息化管理程度还相对较低，在传统而陈旧的管理理念和工作方式之下，高职院校的档案利用手续和流程较为繁琐，显现出档案管理效能低下的问题。同时，高职院校的档案信息化建设平台尚未完全建构，还存在应用上的一些不足和缺陷。

4.档案信息化管理人员的素质有待提升

高职院校的档案信息化管理人员的素质相对不高，他们只是将精力集中于对档案的收集、整理和查找等阶段，而缺乏运用现代信息化的技术和手段，实现对档案信息的综合分析和处理能力。加之，高职院校档案管理人员缺乏外出调研、进修研修、参加交流活动的机会，这就使档案信息化管理人员的科学文化水平、档案专业素质和信息化综合服务能力偏低，难以充分发挥出高职院校档案信息的效能。

三、网络信息化背景下高职院校档案管理模式的改革探索

1.树立档案信息化管理的全新理念

在网络信息化的背景之下，高职院校的档案管理要转变原有的观念，不仅要确保档案的完整与健全，还要关注和重视档案信息的开发、利用与服务环节，要充分利用信息化技术和手段，挖掘高职院校档案信息的内在价值，要在高职院校档案管理决策和制度拟定方面有所侧重，促进全员对档案信息化管理的认知转变，可以通过适当的活动增进高职院校全员对档案信息化管理的认知，如：“档案信息化之我见”活动，就可以使高职院校的信息化管理人员都积极地融入其中，各自表达出自己对于档案信息化管理的见解和建议，更好地为档案信息化建设工作集聚能量。同时，高职院校还要在网络信息化背景下加强对档案管理的规划，要使档案管理的各项环节和内容与信息化建设相契合，在档案信息化管理规划和建设方案的引领下，加快档案信息化管理的建设。

2.完善和优化档案信息化管理体系

在高职院校的档案信息化管理模式改革中，要建构和完善档案信息化管理体系，从建立独立健全的档案管理机构入手，有效辨识信息化档案与传统档案之间的区别与联系，完善档案信息化管理体系的相关制度，以制度为前提，实现对高职院校档案信息化管理的各项指导，逐步促进档案信息化管理的制度化和规范化。同时，还要加大对高职院校档案信息化管理的投入，要从资金方面给予支持，要立足于网络信息化、云计算、大数据的视野，为高职院校的档案信息化建设进行科学合理的奸计，根据现代信息化的要求做好档案管理的基础设施建设，包括档案数字信息的软硬件、输入输出、信息安全、数据备份、利用渠道、管理权限、信息开放范围等内容，扩大经费投入，采购现代化的档案管理设备设施，并预留档案信息化管理的维护费用，以更好地推动高职院校档案信息化管理的持续性。

3.丰富档案信息化管理形式

可以建设高职院校档案专题网页，通过办公系统、QQ、电子邮件、网页问卷等方式，实现档案咨询服务、档案开发服务、档案宣传服务等，按照不同的专题或类别，对档案信息数据进行深层次的加工和提炼，充分挖掘档案信息化价值，并在网络多媒体技术的运用下，全面开展档案编研工作，更好地增强高职院校档案的服务功能。

4.增强高职院校档案管理人员的素质

要以信息化档案管理人员为档案管理的关键要素，要提升档案管理工作人员的信息化素养和能力，可以采用“引进来”、“走出去”的信息化档案人才培养策略，以激励机制吸引高素质的信息化档案管理人才，并使高职院校内部的档案管理人员以内部培训的方式提升素质，较好地优化高职院校的档案信息化管理工作。

参考文献：

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[2]姜波.高职院校档案管理的问题与对策[D]. 西南财经大学.2014

[3]杨莉莉.高校档案馆社会化服务研究[D]. 上海交通大学. 2013

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[5]李彩霞.高职院校中档案管理工作的问题及其应对策略[J]. 知识文库. 2016（16）

作者简介：

杨箐（1970.10-），女，山东临沂人，本科学历，临沂职业学院讲师，研究方向：档案管理。