谈高校教务档案管理的自动化

陈倩云

【摘要】教务管理是高校教学管理的重要组成部分，其中对档案的管理直接影响着教务管理工作的开展。随着高新技术的发展，档案管理也面临着新的发展方向。为了进一步提高教务管理工作效率，推进高校教务档案管理自动化是当前刻不容缓的重要任务。

【关键词】高校 教务管理 档案管理自动化

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）42-0014-02

一、档案管理的趋向

档案管理工作，一般包含两个方面的内容：一是管理。即在维护档案实体的秩序状态中，使档案实体在存放和在使用过程中保持着有序，并保护档案实体，使它在使用过程中不受或少受损伤。二是提供利用。在手工归档和检索情况下，手工检索根据的是规范的立卷归档原则。而随着档案数量的逐年递增，这种手工检索的局限性是可想而知的，它的调卷速度以及查全率和查准率与计算机相比是不言而喻的。而在档案利用的过程中，即在对原件档案的调取、阅读、复印的过程中，人为因素对档案实体造成的损害是不可避免的，不利于对其进行保护。随着计算机的普及和信息化技术的不断提升，建立一个自动化档案管理系统势在必行，其目的就是要将档案工作与电子政务和办公自动化建设同步，使档案的收集、整理、归档和利用形成一个快捷的通道，并通过计算机来进行检索、查阅。将档案管理提高到一个全新的自动化水平，这将极大地提升档案的利用率，使档案资料在数字化平台上最大限度地发挥作用，同时也将使档案实体得到最好的保护。

二、高校教务档案管理的重要性

高校教务管理是高校管理工作的枢纽，是学校整体工作的中心环节。而教务档案管理则是教务管理工作的有机体现。高校教务档案是学校在开展教学过程中形成的具有保存价值的各种材料的历史记录，是学校全体师生和教学管理工作者劳动成果和智慧的结晶，具有一定的历史保存价值，包括文字、图表、声像等不同形式的资料。做好教务档案管理工作可以为提高学校管理水平、探讨教育改革规律、加快教育科学研究进程、加速合格人才的培养等工作提供优质服务，推动学校教务工作的更好开展。

三、档案管理自动化在教务工作中的现实意义

1.档案管理自动化有利于教务档案的保存

档案管理自动化就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，实现高效、快捷的电子档案管理模式，它改变了传统的档案管理手段与方式，为收集、存贮、使用信息带来了巨大的变化。在教务档案管理工作中，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如vcd、dvd光盘，u盘等等。这些载体的普遍特点都是存储、读取方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。利用计算机及信息技术管理档案，不但能够快速地进行归档，而且能够快速的整理和提取信息，这就免除了立卷归档、检索和查找的困难，降低了文件的损坏和遗失率，更有利于对原件的保护。

2.档案管理自动化有利于提高教务管理工作效率

通过数字化处理后的档案存储在计算机中，利用计算机信息强大的处理能力和计算速度，使处理档案信息可以在瞬间完成，收集、存储和访问档案资料都变得非常方便简单，极大地提高工作效率和质量。

档案管理自动化既能使管理者实现快速、多途径的进行全文检索，又能为全系统教务教学工作提供真实、准确、快捷的档案信息服务。教务管理管理人员可以在不同的时间和地点通过计算机网络系统对同一档案进行检索、浏览，既省时又省力，快捷方便。同时可以实现档案数字影像在系统内部网上平台的远程传输，确保了教务部门的信息畅通。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，实现了档案数据的资源共享。

四、实现高校教务工作中的档案管理自动化

1.强化档案管理自动化的意识

作为教务管理人员， 要充分认识档案管理自动化的必要性， 更新思想观念，强化档案管理自动化的意识。加强对电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作，制定电子文件收集、整理、归档、存储应用工程管理模式，开展网上业务检查、指导和数据接收工作，推广教务档案管理软件，保证档案信息交换，实现档案信息资源共享。加强教务档案信息建库入网工作，把档案数据库作为重要信息资源，纳入院校电子政务的总体格局中，逐步建成档案文献数据库，发挥其在教学评估中的直接作用，提供真实的教学计划及完成情况、课程设置、科研成果、学生成绩等资料，进行定性定量分析与判断，帮助评估专家对学校的各项工作予以客观评价。教务管理人员要树立创新意识，要善于学习和借鉴先进的档案管理方法， 总结工作经验，更新理念、充分认识到只有通过档案资源信息化，采用先进的数字和网络技术，建立起高效、快捷的档案信息网络体系，形成开放的服务平台，才能最大限度的开发和利用教务档案资源。

2.推进档案管理标准化、规范化

档案管理标准化是档案管理自动化的技术保障和重要前提。没有标准化，就没有自动化。所以加强标准化建设是档案管理自动化的核心内容。档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中取得最佳的效益。实现档案管理规范化与标准化还需要建立健全档案管理制度，转变档案管理模式，准确地把握文件的立卷归档的实效性，及时完成现行文件的归档任务， 确保归档准确无误；同时要明确立卷归档的重点，从而进行合理立卷，注重有效地维护档案管理的完整性，重视工作中的重点和难点，分清主次，把握好管理的方向。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，来促进档案管理的标准化和规范化。

3.充分利用信息技术和网络平台

随着信息技术和网络技术的飞速发展，运用信息技术和网络平台解决实际问题的能力已日趋成熟。计算机和信息技术等手段的运用，使高校教务档案工作呈现出信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式计算机化、服务方式网络化的发展态势。网络是高校教务档案信息传输、交换和资源共享的重要途径，高校教务档案网络化建设的重要环节在于制作各种接口，在自己的网站、网页上建立各种数字化的档案资料库，实现档案信息的网上接收、管理和传输；设立网上查询系统，内容涵盖所有存档信息，利用网络快速准确地向用户提供信息，加快档案信息的形成、收集、存贮、加工、传递和利用。档案管理的系统化、标准化、网络化，对档案管理有效利用已形成的档案信息资源提供了更为便捷的技术手段。

4.提高教务管理人员的综合素质

随着高校教学管理职能的拓展，教务管理人员要加强学习，拓宽知识面，掌握利用现代化科学技术进行档案管理的方法和技能，要通过培训、继续教育来提高教学档案管理的自動化水平，使之成为既有专业知识，有懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才。教务管理人员逐步加强档案的规范化、科学化管理，创造性地开展教务管理工作，充分发挥档案在教务管理中的重要作用，提高档案工作各个环节的效率和质量，不断提高教务管理工作的水平，为高等教育事业做出应有的贡献。

参考文献：

[1]张洁芳.浅谈高校档案管理现代化.[J].淮海工学院学报（人文社会科学版），2004（2）.

[2]胡萍，刘建芳，文惠娟等.高校教务管理现代化建设与探索[J].深圳大学学报，2010（7）.