圆桌趣谈

圆桌趣谈

精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。档案精细化管理是将企业管理理念和管理思维引入档案管理，体现了一种“没有最好，只有更好”的意识。本期圆桌趣谈邀约了几位专家对档案精细化管理进行了细究和阐述，以期对今后的档案精细化管理有所指点。

为确保档案实体和信息安全，充分挖掘档案信息资源，更好地服务经济社会发展，满足人民群众不断增长的档案信息利用需求，各级国家综合档案馆需要加强馆藏档案的精细化规范化管理。

首先，档案实体的精细化规范化管理。一是档案库房管理。档案库房要实行专人定责管理，从技术上、制度上采取双人双控管理措施，人员出入库房严格进行登记，档案馆馆长和库房管理人员对档案库房要进行日常巡查和定期专项巡查，巡查情况认真做好记录，发现问题及时向领导报告，及时向有关处室反馈进行处理，节假日实行封库管理。二是档案存放管理。档案要全部上架保管，排列有序规整，避免出现未整理上架积存档案。一般同一全宗档案相对集中排架。按照规范编制档案存放位置索引，借助计算机辅助管理系统实现对档案存放位置的精细化管理。三是档案清点检查。定期对馆藏档案进行清点，做好清点记录，依法依规追查、处置缺失档案。

其次，档案信息的精细化规范化管理。一是档案目录编制。对档案案卷目录、卷内文件目录和归档文件目录等进行精细化编制，参照国家重点档案保护与开发目录体系建设规范，借助搜索引擎、数据深度挖掘和自动标引等技术，逐步丰富编目项目，规范目录格式，最大限度揭示档案内容，更好满足档案查阅利用需求。二是数字档案资源管理。建设完整、规范、有序的数字档案资源库，档案数字化副本或原生电子档案与档案目录准确挂接，通过开展档案解密清理和开放鉴定，实现数字档案资源在局域网、政务网和互联网等分级管理与利用。三是建立专题档案数据库。根据不同档案管理和利用需求，建设重大活动、重大事件、人名、地名等专题数据库，提高档案检索效率。

再次，档案流转的精细化规范化管理。一是档案的接收。认真检查接收档案质量，重点是档案整理、目录编制和电子档案的规范性、完整性，严格接收档案清点和档案移交、接收手续，建立档案登记台账，做到帐物相符。二是档案出入库。建立完备、规范的档案出库和入库登记制度，做到档案出入库审批与登记手续完备、规范，通过计算机辅助系统实现档案存放状态、档案保护、整理情况等的实时管理。三是数字档案资源流转。严格数字档案资源流转管理，不以全宗为单位对外拷贝数字档案，拷贝数字档案必须严格审批手续，签订保密及利用协议，确保档案信息安全。四是档案销毁。严格档案销毁制度，依法依规销毁档案，销毁前进行保存价值再鉴定，严格档案销毁审批、记录制度，确保审批手续、销毁实施记录完备、规范。

随着法院系统档案数量和类型的不断增多，档案管理的难度不断加大。传统的信息化管理仅是管理计算机里的档案条目，档案存放的实际情况与档案目录信息记录存在“两张皮”的现象，档案管理模式效率低、风险大，已不能适应档案管理工作的现代化要求。为此，山东省高级人民法院档案部门开创性的引入物联网技术，成功建设档案一体化智能化管理系统，对档案实体、档案信息、库房环境等进行全面感知、信息整合，帮助档案工作在安全、效率、质量三个方面得以提升，达到了管理流程优化、防控风险有效、管理成本降低和差错率消除的目标，大大提高了档案管理工作的精细化水平。

一是建设高标准档案库房。山东高法根据自身档案管理的现状，参照《档案馆建筑设计规范》的相关要求，重新规划档案库房、服务用房、控制中心、办公用房等，应用物联网技术实现温湿度自动检测和控制，应用入侵探测技术、视频分析技术、人员身份识别等感知技术协助进行档案智能化管理。建立档案库房智能一体化管理平台，将多个智能管理系统集合到统一的平台上进行管理，从而提高了智能化水平，简化管理，节省人力。

二是实现案卷档案一体化。实现审判管理系统与档案管理系统互联互通，案件的立案、流转、归档、保存、利用等信息都可以同步到档案管理系统。诉讼工作人员可在线提交档案，档案管理中心在线确认，自动归档登记，档案信息自动从案件元数据中提取，在保留案号的同时自动生成档案号，避免造成归档时间与案号的不同步，实现了文档管理的一体化。

三是跟踪档案实体保安全。档案接收后，档案管理中心以卷为单位，建立电子身份证，实现档案入库、上架、出库全流程跟踪。在库房门等处安装安全监测仪，对档案状态自动感知，检测到档案信息后由监控系统自动抓拍存档，发现未经授权的档案出库自动触发报警信息。将档案生命周期内的跟踪信息形成档案的“轨迹”记录，作为“档案管理的档案”，实现责任追溯功能。

四是简化基础管理提效率。档案日常管理工作比较繁琐，效率低下，占用大量人力。在各项基础档案管理工作中，都需要有多个表格存放日常档案管理数据，并及时更新数据信息。这造成人力资源的极大浪费。比如档案的统计和盘点，在实际执行中，由于数量多、人员少，实际只能采取抽检的方式，档案出现问题也不容易发现。而通过智能库房管理系统，只需要在办公电脑上一键操作，便可对全库进行整体性盘点，盘点效率提高，档案统计功能实时准确，实现了档案的“无序存放、有序管理”。

精细化管理是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。它强调人的核心地位，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职，以获得更高效率、更高效益和更强竞争力。

现代档案管理涵盖了档案指导、档案保管、档案安全、服务利用、信息化技术等诸多方面内容，需要有新思想、新理念、新方法推动档案工作的规范化、精细化。档案精细化管理是将企业管理理念和管理思维引入档案管理，体现了一种“没有最好，只有更好”的意识。档案精细化管理，既包括业务监督指导过程中的精细化管理，又包括档案馆工作的精细化管理，就是指将精细化管理理念融入档案收、管、存、用各个环节的工作中，力求每个环节的最佳工作方法，通过制度的系统化和细化，以标准化、程序化、信息化来推动档案的精细化管理，使得档案管理更加高效，档案保管更加安全，档案利用更加便捷。

完善的制度是档案管理精细化的前提。“没有规矩不成方圆”，只有以明确的制度做支撑，档案精细化管理才有章可循。各级档案管理部门要认真贯彻以《档案法》为核心的档案法律法规，认真贯彻落实国家档案局8、9、10号令，首先实现档案管理的规范化。在此基础上，必须结合各自实际，因地制宜地制定本地区、本部门的档案工作规划、档案精细化管理规章制度，如档案岗位责任制、文件材料归档细则，以及档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、应急预防、离岗交接、查阅利用等工作细则，做到制度管人，制度管事，制度管档，使档案管理人员明确职责，才能工作细致、周到有序。

精细化的工作流程是档案管理精细化的核心，主要包括开展岗位设计和流程设计。档案管理业务流程包含的环节较多，如归档、整理、鉴定、著录、编目、数字化、信息化、移交、安全、提供利用、档案编研等等。岗位设计就是要根据档案工作的需要，细化目标，细分责任，确定每个档案工作岗位的任务、责任以及与其他岗位的关系。流程设计要关注细节，精准要求，细解流程，规范每一个档案岗位的运作，并通过工作流程、过程控制和总结评估等手段，将各个岗位有机地联系和协调起来。通过岗位设计和流程设计，可以使档案工作的各个流程运作更加规范，各岗位职责进一步明确。

现代化的技术是档案管理精细化的保障。科学技术是第一生产力，档案精细化管理也离不开现代化信息技术的支持。各级档案管理机构在推进精细化管理过程中也要不断运用现代化信息技术，充分利用网络技术的新成果，用于档案管理和服务利用工作中。各级综合档案馆要建设数字档案馆，打造档案信息管理的综合平台，这是档案精细化管理逐渐升级的必备条件，也是未来建立智慧档案馆的必然需要。各级机关、企事业单位要加大对档案工作的投入，配备相应的计算机、扫描仪等设施，运用档案管理软件，为档案精细化管理提供技术支撑。

现代管理学认为，科学化管理有三个层次，第一个层次是规范化，第二层次是精细化，第三个层次是个性化。精细化管理作为一种理念，一种文化。它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，其目标是减少管理占用的资源和降低管理成本。

我们当今的档案工作，可以说已经完成了科学管理的第一层次，在全面落实“五位一体”总体布局的当下，档案工作应当抓紧布局和实施精细化管理。

档案精细化管理，就是指对档案工作的整体布局及各个工作环节进行细化分解，将精细化管理理念融入档案工作，并归纳总结出各个环节的最佳工作方法，以期实现档案服务功能的最大化。档案工作精细化管理在管理层面就是落实管理责任具体化、明确化，使管理者做到到位、尽职。在业务层面就是标准统一、目标明确、流程细化。在服务层面就是严格执行、精益求精、服务到位。总之，建立完善的管理体系，是档案精细化管理的有力保障。对档案工作的指导监督，通过部署、指导、培训、检查、考核、评估等环节，使责任进一步明确化、精细化，强化可操作性，避免制度流于形式。只有细化管理过程，以制度规范人的行为，强化责任落实，形成刚性的执行力，才能真正做到细微之处见真功。

一要细分职责，切实落实各级管理者的管理责任，将责任具体化、明确化、细节化。在档案管理各环节中，切实做到重细节、重过程、重基础、重具体、重落实、重质量、重效果，凝神聚力地做好每一个细节，一次性把工作做到位。要对档案管理工作定期梳理检查，发现问题及时纠正、及时处理，力求精益求精。

二要细化目标。档案管理工作事务繁多，工作量大，很多档案管理人员开始时无从下手，没有明确目标。要严格按照“细”的标准，找准关键问题、薄弱环节，细化目标，按阶段、分重点做好基础工作。只有从细微入手，从小到大，循序渐进，善于总结，才能打下扎实基础。

三要细化流程。将复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程的事情定量化，定量的事情信息化，让档案管理人员明确自己的岗位职责、工作流程和要达到的效果了然于心，避免不必要的疏漏，少走弯路，提高工作质量。

四要细查执行。档案管理制度的执行，比制度的建立更为重要。要将档案管理各环节工作落实到位，就应将功夫下在平时，做到所有工作严格按照程序、流程、技术要求执行，保障档案管理工作规范化、制度化与科学化。

要实现档案工作精细化管理，有完善的制度设计才能保障各项业务的正确方向；有精细化的目标任务才能让广大档案工作者振奋精神努力工作；有规范的考核评估才能让各级档案部门明确各自的努力方向。

十九大报告提出，中国共产党人的初心和使命，就是为中国人民谋幸福，为中华民族谋复兴。这个初心和使命是激励中国共产党人不断前进的根本动力。下一期“圆桌趣谈”的话题，就是思考一下“档案人的初心和使命”。有意参与讨论者，请将稿件发到sddajy66@sina.com邮箱。

李相杰 山东省档案局档案保管处处长

黄爱华 山东省高级人民法院档案室副调研员

张星 青岛市崂山区档案局局长

王成舜 曲阜市档案局副局长