荣成市档案馆民生档案工作实践与建议

2017-11-21姜英

山东档案 2017年5期

文·姜英

荣成市档案馆民生档案工作实践与建议

文·姜英

2007年12月，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》（档发〔2007〕12号），“民生档案”这一词汇逐渐深入人心。近几年来，国家档案局高度重视民生档案工作，指出档案工作要“以民生需求为导向”“满足民生需求”“各级档案部门要以服务民生为重点”“创造性地开展民生档案工作”“把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来”，并提出“民生所想，就是档案工作之所向；民生所需，就是档案工作之所趋。” 现以荣成市档案馆民生档案工作实践为例，对做好民生档案工作提出几点建议。

一、荣成市档案馆民生档案工作的现状

（一）民生档案资源建设

在档案的实际利用过程中，会发现许多专业及民生档案的需求不断增加，这些档案亟待接收进馆。因此，我馆从实际出发，先后接收了信访档案3698卷，崖头镇48个村51年土地存根档案58本。2005年起开始接收荣成市的婚姻档案，截止目前共接收1987年至2015年婚姻档案共3240盒、156530对。同期还接收了专业技术人员档案4353卷，并自行研制了“婚姻档案”和“专业技术人员档案”两个专题数据库，大大方便了查阅利用。2015年新接收的民生档案有村主管会计档案14本，农村妇代会组织史资料4本，2014年村两委换届“四职”干部档案21本等。

（二）民生档案利用情况

随着经济社会的快速发展，个人档案的利用已经成为档案馆利用者的主体。民生档案利用的主要方面有：

1.解决农村干部待遇。虽然国家提高了农村“三老”干部待遇，但在村干部任职时间方面有较为严格的规定，不少农村干部在任职时间上存有争议，需来我馆调档确认。2014年查阅乡镇党委会记录及任职文件747卷，占全年查档量的49%；2015年查阅此方面档案516卷，占全年查档量的43%；2016年查阅任职方面档案725卷，特别是在干部人事档案专项审核工作中充分发挥了档案的作用，为干部人事档案中存在的问题和缺少材料进行补充提供了大量依据，为全市各机关事业单位提供服务共计156人次、298卷、复印材料592页。

2.婚姻档案的利用。近年来婚姻档案的利用涉及各个方面，特别是办理婚姻状况证明、户口迁移、出国签证、银行贷款、离婚诉讼、办理房权、农村养老补贴、独生子女证、车辆过户等方面均需要提供原始婚姻档案的复印件。婚姻档案的查阅利用在全年档案利用中占比连年递增，最高能占到全年查档量的60%，根据我馆初步统计，2014年查阅婚姻档案506卷，占全年查档量的33%；2015年查阅婚姻档案514卷，占全年查档量的43%；2016年查阅婚姻档案800余份，占全年查档案量的53%。可以看出，民生档案已成为档案利用服务工作的主要对象，且有上升趋势。

二、荣成市民生档案管理中存在的问题

（一）民生档案资源种类庞杂、管理分散

民生档案属于公共信息资源，应该为社会所用。民生档案涉及面广，形成的主体多而复杂，致使民生档案资源分散保存于不同的部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，造成群众查阅利用很不方便，民生档案资源的共享程度不高。如房产档案、住房公积金档案、社保档案、土地档案、离婚档案、公证档案等都由各形成部门自身保管，比较零散。而市民大多以为档案馆保管着全市的所有种类档案，往往不经询问直接到市档案馆查阅档案，但是档案馆又经常无法提供市民所需档案，这就给广大市民查阅利用民生档案带来不便，同时也降低了民生档案资源的社会价值。

（二）档案馆与各民生档案形成部门缺少交流

市档案馆与各民生档案形成部门的交流极少，对各民生档案部门形成的具体民生档案范围或办理流程不太熟悉。以查阅婚姻档案为例，很多查阅者来我馆取得婚姻档案的复印件后，询问后续办事流程，我馆工作人员无法给予确切的答复。

（三）库房容量的限制

荣成市档案馆建于1993年，共 5层、2400平方米，整个大楼分办公区域和档案库房两大部分，建有标准库房4个，共640平方米。但是由于楼层的承重限制，无法将所有库房完全充分利用，目前利用率最高的就是一库和三库。一库房主要存放文书档案和民生档案中的土地存根、专业技术人员档案、死亡干部档案等；三库房主要存放婚姻档案、报纸、资料、书籍等。随着各种档案数量的不断增加，库容量已近饱和，无法满足更多民生档案的接收进馆需要。此外，整个单位的电压不稳，库房的空调经常无法开机，以致有时库房的温湿度达不到档案保管的要求。

（四）工作人员水平及编制的限制

目前，荣成市档案馆编制17人，设有办公室、业务指导科、档案管理科、文档信息公开服务中心等4个科室，人员平均年龄达到46.8岁，出现了“青黄不接”现象，没有形成“老中青”优化结合的梯次配备。

（五）民生档案的利用率高，但数字化程度较低

民生档案是真正涉及广大公民切身利益的，利用率有连年上升的趋势。但由于档案馆人员文化水平程度及人员数量、精力的限制，民生档案信息的检索体系还不完备，数字化及信息化程度比较低，对民生档案的查询检索、提供利用等方面还无法实现高效快速查档的效果。

三、加强民生档案工作的几点建议

（一）加大档案宣传力度，提高全社会档案意识

一方面，要提升全社会的档案意识，充分利用电视广播、报刊杂志、网络等媒体平台，大力宣传民生档案的有关法律法规，同时让市民了解档案馆的馆藏档案结构；另一方面，要加大档案教育培训力度，把如何管理利用民生档案作为档案管理人员岗位培训的重要内容，认识民生档案工作的重要性，全面提升档案管理人员的民生档案意识。

（二）整合民生档案资源，形成全方位资源共享“1+X”格局

档案馆作为档案保管和利用的基地，应当在收藏民生档案资源方面发挥主要作用，不断拓展档案资源新领域。要积极调整馆藏档案接收范围，整合全市档案资源，构建 “1+X”的大档案格局，加强对民间保存的档案以及记录普通百姓生活工作状况档案资料的征集。如此既解决了部门硬件设施不到位，档案保管不善的问题，又实现了全市档案资源的集中开发利用，使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。