对企业管理类案卷排架顺序的探讨

文·曲超英

对企业管理类案卷排架顺序的探讨

文·曲超英

近几年来，烟台市牟平区掀起了烟台东部新区大开发、大建设的高潮，牟平企业得以迅猛发展，基层企业的档案工作领域不断扩大，档案种类不断增多，这对档案业务指导工作也提出了更高的要求。近期，笔者到牟平企业中调研档案工作时发现一家企业（下面称为A企业）的管理类档案案卷排架方法“与众不同”，虽然排架的方法不符合国家的规定，但也感觉有一定道理，分析给大家听，请大家看一下：A企业的案卷排架方法合理吗？

一、后劲十足的企业档案工作背景

首先介绍下牟平区企业的大体情况。牟平城区北部100平方公里的滨海区域和金山湾区域，是烟台东部新区的起步区，正以建设烟台城市建设新核心、山东省海洋经济新龙头、国家高新技术产业聚集新高地、东北亚区域经济合作新平台、世界级滨海旅游度假区为目标，掀起开发建设的新高潮，目前已落户和开工项目总投资过千亿元。作为一个特色鲜明的滨海新区，牟平区拥有经济开发区、韩国工业园和台湾工业园三大园区，培育形成了机械加工、食品、电子信息、黄金四大主导产业，拥有各类企业3200多家，包括韩国斗山、美国贝思特、日本伊藤忠、台湾统一等130多家外资企业和本地6家上市公司。其中，本地的安德利果汁生产规模居全球第一，工业炉厂、富海实业股份和海德机床的产品市场占有率居全国第一，恒邦化工助剂年产量居全国第二，新牟电缆的生产规模、经济效益列同行业前三名，丽鹏包装是国内最大的铝防伪瓶盖生产基地，吉斯家具是江北地区最大的软体家具生产基地。总面积近600平方公里的烟台东部海洋经济新区，是烟台市抢抓山东半岛蓝色经济区建设机遇实施的全市“第一战略”和“一号工程”。牟平区在烟台东部新区所占面积超过70%，随着东部高技术海洋经济新区的建设，本地企业的发展还会得到质的飞跃。

二、“手把手”的企业档案整理课程

经济活动的频繁促使企业“当家人”们的档案意识迅速崛起，这几年每每从新春伊始，基层企业纷纷来人、来电就档案业务工作进行咨询，邀请进企开展讲座、调研等活动。针对这种情况，我们根据国家、省、市标准与本地企业实际情况，制作了“手把手”企业档案入门培训PPT课程，把企业管理类文件归档过程归纳为以下十六个具体步骤：一是分年度；二是清点文件是否齐全；三是明确文件归档范围；四是制定分类方案，划分文件类别；五是制定保管期限表，划分文件保管期限；六是组卷；七是拟写案卷题名、拟制档号；八是排列卷内文件顺序；九是编页号（盖归档章）；十是填写卷内文件目录；十一是填写备考表；十二是案卷装订；十三是案卷的排列、编号；十四是填写案卷封面、脊背；十五是编制分类目录；十六是移交综合档案室、上架。

课程中归档的第四步骤“划分文件类别”，我们依照2010年《企业档案工作规范》规定执行分类，原本企业档案中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类这四个一级类目的名称更改为经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类，这四大类名称与排位次序略有变化，里面的二、三级类目也根据实际情况做了少许调整。这些变化在企业管理类档案分类的具体实施时没遇到问题，里面内容的调整也确实是科学合理的，比如说一级类目“行政管理类”中的二级类目“法律事务”原本放在“党群工作类”的二级类目“纪检监察类”里，随着现代经济的日益繁荣，我们企业所处的商业环境日趋复杂，遇到的法律问题越来越多，相应的归档法律文件呈现“喷涌”增多之势，所以“法律事务”升级为二级类目可谓顺应时势之举。

接受“手把手”课程培训的受众多是刚毕业入企的大学生，具有较高文化素质，接受能力也强，但“术有专攻”，他们的档案专业知识匮乏，尤其缺少实际操作经验，为了便于培训者理解，我们把DB37/T251—1998《工业企业文件材料整理规程》规定的“案卷编目”中的“编页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面、填写案卷脊背”流程，拆分细解融入实际操作步骤，力求通过图文并茂的幻灯片课件讲解使受众切身感受、掌握档案实际操作的每一步骤，这种直观的视觉冲击与实际操作相结合的培训方法取得了极好的培训效果。

三、标准案卷排架方法与A企业的案卷排架方法比较

（一）本地执行的案卷排架方法

我们下基层指导企业采用的案卷排架方法是依照山东省地方标准 DB37/T180-93《工业企业档案分类编号规则》中规定：企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。根据实际情况，其中经营管理类（A）、生产管理类（B）、行政管理类（C）、党群管理类（D）档案，分别按大类、年度、保管期限排架，即先分大类，同一大类的案卷按年度分排，在各年度内，再将案卷按保管期限（永久、30年、10年）顺序排列。每个大类同一年度案卷号是一个流水号排到底。（见表1）

表1

表1说明：从上而下看分四个层次，第一层次A、B、C、D分别代表经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类档案；第二层次2010、2011、2012……代表年度；第三层次永久、30年、10年是保管期限；第四层（最下面一层）1、2、3、4、5是案卷号。

（二）A企业的案卷排架方法

该企业管理类档案分类方法、保管期限、案卷排序与国家规定相同，只是在案卷上架后，分别按年度、大类、保管期限排架。即先分年度，再把同一年度的案卷按照大类排，在各大类内，再按保管期限（永久、30年、10年）顺序排列。（见表2）

表2

表2说明：从上而下看也分四个层次，第一层次是2010年、2011年、2012年……代表年度；第二层次是A、B、C、D分别代表经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类档案；第三层次是永久、30年、10年保管期限；第四层1、2、3、4、5是案卷号。

（三）两种案卷排架方法比较

从表1、2中可明显看出，两种排架方法在第一、二层次的次序发生颠倒。本地执行的案卷排架方法是先分大类，再按年度排；A企业档案则是先分年度，再按大类排。在第三层次“保管期限”和第四层次“案卷号”，表1、2排列则相同。

为什么A企业档案先按年度排架？我思忖过出现这个问题的原因：因为这家企业从初创至今时日不长，有几年档案未整理，所以档案整理第一步就是先分年度，在排架方式上，档案人员也以为要先分年度排列。仔细想来，这种排架方法也有优点，它节省了案卷保存空间，而本地执行的案卷排架方法因为每大类都要为以后年度预留空位，所以占地儿较多，而且以后会有倒架的麻烦。所幸这家企业档案还不算太多，及时纠正排架也来得及，不知大家意见如何？

当今中国进入发展新时代，社会发展繁荣昌盛，有幸见证并亲身参与其中是我们档案部门的机遇，也是我们档案从业者的光荣和自豪。“乘风扬帆正当时”，我们档案工作要紧紧围绕党委与政府的中心工作，巧借政策东风，真抓实干，拿出“抓铁有痕”“踏石有印”的劲头为企业发展服好务，推进档案事业科学发展，为全面建成小康社会而努力奋斗。

（作者单位：烟台市牟平区档案局）