浅探信息化条件下会计档案的电子化管理

摘 要 随着计算机和互联网技术的日益发展，信息化技术在不同领域都得到应用，会计工作也进入了信息化发展阶段，会计档案管理走向电子化，探讨信息化背景下会计档案的电子化管理对企业而言具有实际意义。本文阐述了会计档案电子化管理的特征，通过分析电子化管理存在的问题提出解决对策。

关键词 信息化 会计档案 电子化管理

随着科技的发展及其各领域的应用，我国会计工作走向信息化，会计档案管理走向电子化，传统的档案管理模式已不再适应社会的发展，电子化管理正在取代传统档案管理。电子化管理给档案管理带来了便利，同时电子化管理也存在着许多问题。本文通过分析信息化条件下会计档案电子化管理存在的问题提出具体对策。

一、信息化条件下会计档案电子化管理的特点

目前对会计档案进行电子化管理具有信息量大且查阅方便的优点，对会计档案电子化管理主要采用磁盘、硬盘甚至是云存储的形式。这对存储环境提出了更高的要求，同时也具有容易被破坏的缺点。

（一）对存储环境提出更高要求

纸质档案相对于电子档案来说占据的存储空间大，在分类、保存和管理方面都更为复杂。电子档案相对于纸质档案而言占据的空间小，但是要求存储在磁盘、硬盘和光盘上，因此对于存储环境提出了更高的要求，如果存储在温度过高或者过于潮湿的地方就会导致存储在磁盘、光盘等的信息被损毁。

（二）电子档案易遭到破坏

与传统纸质档案相比，电子档案更容易被破坏，因为纸质档案被人为修改、篡改后会留下一定的痕迹，因此可以得到阻止；但是电子档案是存储在磁介质内，信息被篡改、窃取等不会留下痕迹，很难被发现。电子档案的保存还要考虑存储媒介的使用寿命、病毒感染和黑客入侵等可能导致信息失真、信息损失和信息被恶意篡改等问题，因此相对于纸质档案而言电子档案容易被破坏。

（三）高速性、共享性

信息化背景下，会计电子档案对信息的收集、整理等都是通过现代化技术来进行处理的，具有高速性的特点；会计电子档案信息可以在互联网上进行传递和共享，最大限度地发挥了价值和作用，具有共享性的特点。

二、信息化条件下会计档案电子化管理存在的问题

（一）缺乏电子档案管理相关制度

虽然会计工作正步入了信息化阶段，但是很多单位和企业都是沿用传统的会计档案管理方式，对于电子档案这种新生事物尚处于摸索阶段，对电子档案缺乏了解，没有建立起与电子档案管理有关的制度，没有明确会计档案管理人员的工作职责，没有规范化的管理流程，存在很大的随意性。因此，在实际工作中经常会出现档案信息不完整、档案丢失、归档分类错误等问题。

（二）没有良好的存储环境

由于电子档案的特殊性，电子档案的保存对于纸质档案而言对环境的要求更高。目前，很多单位和企业利用传统的保存方法来保存电子档案，很多时候当保存环境出现磁场干扰、温度过高、过于潮湿等情况时，存储媒介中的信息可能遭到破壞。此外，很多单位和企业没有明确规定档案管理工作的权限，没有明确规定会计档案管理工作人员的电脑应由专人使用，因此可能出现电子档案遭到恶意损坏和篡改等情况。

（三）没有及时进行数据备份

会计电子档案记录了企业和单位重要的信息和数据，为了规避风险，对电子档案进行备份是十分必要的。很多会计档案管理人员没有意识到对电子档案进行备份的重要性和必要性，因此在没有进行备份的情况下很容易出现数据丢失、损毁的情况，这样会给企业或者单位带来不必要的损失。

（四）缺乏维护计算机专业人员

会计档案电子化管理的前提是使用计算机，但是计算机技术会给会计档案电子化管理带来威胁，如黑客侵入和病毒感染等会给会计档案信息安全带来巨大的威胁。因此，定时、定期对计算机进行维护是不可或缺的。但是就目前而言，很多单位和企业在会计档案电子化管理工作方面没有安排专业的维护计算机人员，而是让会计档案管理人员经过简单培训后就对计算机负责日常维护，只有在计算机真正出现问题后才会请专业人员进行维护，这不仅给企业和单位带来了不必要的损失，还可能出现信息泄露等情况。

三、信息化条件下会计档案电子化管理的对策

（一）完善电子化管理相关制度

要建立起科学、完善的档案电子化管理相关制度，首先要制定会计档案电子化管理的流程，所有电子档案的数据和信息都要按照严格要求进行保存和备份，按照类别保存到档案库，要求会计管理人员对档案进行定期检查、维护，保证档案信息没有泄露。另外，还要制定严格的会计档案电子化管理的规范，严格明确权限，要求查阅电子档案必须经过申请和同意，一般情况下除了会计档案电子化管理人员，其他人不得使用专用电脑。

（二）提高存储环境的安全性

电子档案保存环境要求比传统纸质档案要高，所以不能用传统的保存纸质档案的方法来保存电子档案。要将纸质档案和电子档案分开保存，保存电子档案时要进行备份，要注意不让电子档案保存在温度过高、有磁场干扰、过于潮湿、有虫子的环境，要让电子档案保存在温度适宜，通风的、避免阳光直射的地方，同时还要在保存环境里安装监控器和防盗报警器。

（三）提高会计档案电子化管理人员的素质

由于会计档案电子化管理的发展，对会计档案管理人员提出了更高的要求，因此提高电子化管理人员的素质势在必行。会计档案电子化管理人员不仅要熟练掌握会计学、档案管理学相关知识，还要掌握一定的计算机操作技能，能够对电子档案数据库进行定期检查和更新，对已存档备份数据进行核对检查，及时发现问题，不让电子档案信息发生泄露等问题。因此，可以采用以下措施提高管理人员素质：引进现代化的高素质的人才；加大对现有员工的培训力度，提高员工的业务素质。

四、结语

在信息化条件下，电子化管理对于会计档案管理而言是不可逆转的发展趋势，对企业和单位而言具有重要意义。企业和单位要重视会计档案电子化管理，通过完善相关管理制度，提高存储环境的安全性以及管理人员的素质等途径来促进会计档案电子化管理的健康发展。

（作者单位为建水县青云中学）

[作者简介：李红英（1972—），女，云南建水人，大专，馆员，研究方向：会计档案。]

参考文献

[1] 罗海青.信息化条件下会计档案电子化管理[J].管理方略，2017（03）.

[2] 何小玉.浅析信息化条件下的会计档案电子化管理[J].消费电子，2014（24）.endprint