政府投资主体下业主单位工程档案管理体系研究

于立华

摘 要 本文针对政府投资主体下业主单位工程项目管理特点，创新性地提出“统一归档、专人管理；双岗同责、各司其职；全员参与、全员负责”的工程项目档案管理体系，以期进一步强化工程项目档案管理的重要性，完善管理体系，明确管理流程，建立长久有效的管理机制。

关键词 政府投资 主体工程项目 业主单位 双岗同责 档案管理

一、政府投资主体下业主单位工程项目档案管理现状

档案管理工作至关重要，而且档案管理、工程项目档案管理都不乏法律制度、规章规范的制约，如《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》等，但在实际工作中，工程项目档案管理尤其是政府投资主体下业主单位的工程项目档案管理往往存在着这样或那样的问题。

第一，由一名或多名专职工程档案管理人员，对整个单位所有工程项目档案进行统一管理。这种方式看上去是最佳的管理方式，但也存在着很大的弊端。一是工程项目档案管理不同于普通的档案管理，它要求专职档案管理人员具有一定的工程管理经验，只有了解整套工程项目管理流程，知晓分管范围内工程档案涉及的工程项目具体情况，才能保证工程项目档案具有明晰性、完整性、可靠性及可用性。二是即便进行了基本培训，工程管理变数很大，专职档案管理人员与项目工程师之间的信息稍不对称，都会有损工程项目档案的明晰与完整。

第二，由各项目工程师或其助手对所管项目工程档案进行全面统一管理。工程项目档案的逐一出现反映了工程项目的进度。笔者认为这种管理方式符合“经手负责制”，具有责权统一的特点。项目工程师或其助手对于工程项目全过程具有绝对的知情权和发言权，文档资料必经其手，收集整理工作顺理成章、得心应手，全盘掌握、统一管理，对整个项目管理工作意义重大。因而，这种管理方式具有很强的科学性。

二、政府投资主体下业主单位“双岗同责”的工程项目档案管理体系

工程项目档案管理工作不同于普通的档案管理，政府投资主体下业主单位的工程项目档案管理也不同于施工企业及其他业主单位的工程档案管理，要想切实抓好这项工作，全员参与势在必行。明确各自责任，不推诿、不扯皮、分工协作，本着“统一归档，专人管理；双岗同责，各司其职；全员参与，全员负责”的方针，结合具体工作实际，提出“双岗同责”的工程项目档案管理体系。

（一）体系建立

设立档案室管理员及各工程项目资料管理员两个岗位，共同对项目工程档案负责。这样既符合工程项目复杂性的特点，又符合专人管理的原则。政府投资主体下业主单位工程项目档案管理“双岗”设置如图1所示。

岗位一：工程项目资料管理员对所管工程项目的全部档案负责，承担收集、整理、归档的职责，并协同档案室管理员共同完成档案的查阅、借阅、归还工作。岗位二：档案室管理员类似于仓库保管员，承担整体把握、钥匙掌管、区域划分、各项档案目录与实际文档核对一致的职责，并协同工程项目资料管理员共同完成档案的查阅、借阅、归还工作。这种岗位职责的划分具有“搭接焊”的优点，以高保险的方式保障了工作衔接过程的无间断性。政府投资主体下业主单位工程项目档案管理“双岗”职责范围示意情况如图2所示。

（二）体系运行

工程项目资料管理员负责收集、整理工程项目管理全过程的文档资料，并对任期内的资料管理工作负责。项目资料管理工作以工程项目为主线进行，辅以其他形式，本着谁经手谁负责的原则，具体问题具体分析。

对于已形成的档案资料，由各项目资料员整理、归档。由于各项目工程师或项目资料员所管项目不同，工作间歇时间也不一样，因此各项目工程师及资料员可以自行安排时间，整理各自的资料，如需统一协作，则自行商讨时间及工作安排。

对于新增文件档案资料的归档问题，本着集中管理、提高效率的原则，由各项目工程师及资料员整理、存放，于每月固定日期与档案室管理员共同归档于档案室，同时共同更新各项文件目录，其他时间不进行归档工作，如遇特殊情况另作安排。

关于档案的查阅、借阅工作。档案室不是图书馆、阅览室，档案资料的查阅、借阅工作本着档案室能不动尽量不动的原则进行，否则大量的查阅、借阅工作既增加了无效的工作量，又很难保证档案资料的齐全、完整。建议各项目工程师及资料员提前做好数据整理以及部分资料备份工作，因为这些并非无意义的工作，对整个工程项目的意义重大。如确需借出档案室文件资料，需要借出经手人及档案室管理员共同填写《档案借出登记表》，严格执行借出、归还登记手续。

三、长效机制

随着工程项目的逐渐增多，单位内的项目工程师人员数量有限，项目工程师或工程项目资料员的工作量日益加大，为控制工作量，保证各项工作质量，需建立长效机制。

培养一名项目工程师很难，但培养一名工程项目资料管理员则很容易。建立与工程项目增多进度相匹配的渐进式人员逐级培养、逐级增长机制，即随着工程项目的增多而增加人员，首先培养其成为既有项目或新增项目的工程项目资料管理员，若是既有工程项目资料管理员，需以交接手續进行交接。

四、结语

“双岗同责”的工程项目档案管理体系，在管理方法上具有科学性，在实际操作上具有可行性，在后续发展上具有持续性，相信对于政府投资主体下业主单位的工程项目档案管理工作具有可借鉴的价值。另外，由于工程项目管理体制及侧重点不同，本文提出的“双岗同责”的工程项目档案管理体系，仅适用于政府投资主体下的业主单位，对其他业主单位或施工单位不具有适用性。

（作者单位为黄骅市交通运输局）

参考文献

[1] 郑逸静.浅谈工程项目档案管理的重要性[J].建筑工程技术与设计，2015.

[2] 王善华.浅谈工程项目档案管理难点及对策[J].科技与企业，2015.

[3] 吴迪.工程项目管理中文件控制体系的建立和运作[J].项目管理技术，2010.endprint