论新形势下如何做好档案管理行政事务工作

周建军

（江苏省盐城市档案馆(局)，江苏 盐城 224001）

论新形势下如何做好档案管理行政事务工作

周建军

（江苏省盐城市档案馆(局)，江苏 盐城 224001）

随着社会的发展进步，档案管理在人们社会生活中的地位越来越受到重视，作为一名档案管理相关的行政事务人员，档案管理工作水平的高低直接影响自己的工作能力和水平。文章结合多年来接触了解的档案管理工作，对档案管理工作进行探讨。

新形势；档案管理；行政事务

1 档案管理事务人员应具有的基本素质

随着各级政府对档案管理工作的重视，对从事档案管理工作的行政事务人员素质要求也提出了新的要求，档案管理工作人员自身业务素质的高低，决定了档案管理工作的效率、质量和水平。称值的档案管理工作事务人员应该掌握以下能力和素质要求。

1.1 热爱档案管理工作

档案管理工作枯燥、烦琐，而且责任重大，从事这项工作必须要有一股强热的工作热情，才能胜任这门工作。日复一日、年复一年的重复工作，加之被人的不理解、抱怨等等，这些都是档案管理人员所面对的。

1.2 强烈的政治觉悟和保密意识

档案工作不同于其它行政性事务，档案具有严格的法律和工作纪律要求，只有在不违反政策的原则下才能进行档案的开发和利用。这就需要档案管理人员要有较高的政治素养和责任心，自觉遵守档案管理的各项纪律制度、保密制度，严格执行档案资源开发和利用流程。

1.3 严谨细致的工作责任心

档案管理工作牵涉到国家、社会、个人，政治、经济和科学等方面的内容，是一项技术性、专业性很强的工作，档案的宗、卷、目等内容，日期、编号等信息的各个方面都必须做到准确无误。

2 档案管理事务人员应具有的基本能力

2.1 较强的信息化计算机应用能力

现代档案管理完全离不开计算机网络，作为档案管理事务人员应用熟练应用各种现代化的信息处理和应用设备，文字处理和编辑、图像处理和编辑、视屏处理和编辑，处理掌握计算机应用办公系统的常用软件，还要掌握计算机网络相关的安全技术和保密技术，要能最大限度的应用信息网络等技术来管理控制档案信息。计算机信息技术发展日新月异，作为档案管理员也要具有一定自学精神和学习能力，对于一些新的办公技术要能及时学习和掌握。

2.2 文字应用和编写能力

档案工作很大部分都是和文字打交道，语言的表达、文字的描述是构成档案内容的主要部分，要善于用简洁明了的语句总结概括性所要记载的内容，要能掌握方案档案内容的准确性，不能用产生歧义的术语。在文字书写方面更要做到字迹端正、整洁整齐，不能潦草糊涂，让档案的每一个使用者都能对档案的信息准确识别。

2.3 沟通协调能力

档案的内容包罗万象，一份质量较高的档案包含的内容很多，会牵涉到很多的方面，档案要完整就必须要收集与档案相关部门的人和事进行打交道，如何才能有效得到相关部门、相关人员的配合和支持，这就需要具有良好的沟通协调能力，能按照档案管理的法定程序和流程进行档案管理工作。

3 做好档案管理工作的有效措施

3.1 规范档案管理工作流程

规范档案管理工作流程，可以提高档案管理工作的成效，档案管理制度建设应该是领导最重视的工作，档案管理制度的好坏影响到档案管理事务人员的主观能到性，没有制度的约束，人的思想中服务意识就会淡薄，服务的水平就不高。特别是档案管理工作的特殊性，少一个流程、多一个环节，在表面上对档案的影响不大，但当档案在实际使用时因少一些内容就会导致整个档案无意义。

3.2 增强服务意识

档案管理也是一项服务性的工作，在讲原则讲制度的同时，也要能主动热情的为档案的使用单位或个人提供好服务工作，某种程度上来讲档案管理工作也是为领导决策、职能行使提供服务。在工作中要能准确无误的提供档案服务支持，创造性的合理利用和开发好档案资源服务于社会经济，树立主动服务意识。

3.3 深入现场进行档案资料的信息收集

一个好的档案管理行政事务人员，不仅是要做一个好的资料信息录入员，更是一个好的档案技术员，档案管理行政事务人员不是天天呆在办公室里搞档案管理，纸上谈兵，要想做好的档案员，就要深入档案现场，了解档案项目中涉及的人和事件，了解整个概括和事件的各个环节，要向档案相关的现场、要向有经验的前辈学习，熟悉各项信息收集业务的实际情况，结合文件和档案的资料分析，只有充分了解和掌握现场实际和相关细节内容，了解核心，才能把档案资料编制的充实饱满。

3.4 做好档案管理工作中的纽带

档案资料室是档案单位所做工作中留下的工作记录集痕迹，是考量工作质量和成效的重要证据，同时也是企业和当事人一种自我防范保证的方法手段。很多琐碎的事件通过整理形成报表，如果不能认识到档案资料对当事人的重要性，觉得是一件很无趣的事，是为了应付检查才做的事，在实际的档案管理中就会存在很多的问题和隐患。我们应该本着一颗高度负责的心，做好一条纽带，虽说工作枯燥无味，我们需要将上级需要传递的想法传输到每个工作人员的身上，档案资料是我们管理人员用心来收集的，是一个不断积累、不断沉定的过程。

3.5 拓展渠道实现档案管理现代化

随着形势的发展，档案管理的数量、保管和利用方面带来的困难越来越多，只有通过不断拓展应用渠道，开发利用各种现有资源进行档案管理信息化。档案管理的信息化、网络化，便捷高效，随时随地可以管理或调阅档案是新形势下的任务要求，我们要紧跟形势发展，抓紧制定档案管理新标准。通过增强档案管理行政事务人员的责任感意识，激发他们不断学习档案管理新技能，充分发挥计算机管理的优势，系统化培训适应现代化档案管理的综合性档案管理人才。

[1]史江，刘婷婷.企业档案管理社会化问题初探[J].档案学通讯，2010，(5):80-83.

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1009-5071（2017）10-0124-02