前坪水库工程档案管理系统的构建

沈凯

(河南省开封水文水资源勘测局，河南 开封 4750001)

前坪水库工程档案管理系统的构建

沈凯

(河南省开封水文水资源勘测局，河南 开封 4750001)

前坪水库工程在建设过程中积累了大量的档案信息资料。为了规范管理这些档案，更好地体现其价值，河南省开封水文水资源勘测局对档案资料进行了细致的归类与整理，建立了现代化的档案管理制度，开发了前坪水库工程档案管理系统，设计了文件档案的管理、档案资料的收集整编、档案全过程管理和档案系统的开发利用等功能模块，实现了前坪水库档案管理的信息化，使档案管理水平得到了全面提升。

前坪水库工程；档案管理系统；数据设计；信息化建设

近年来，随着信息技术的发展及电脑、网络的普及，我国档案事业取得了较快发展，档案的种类日益增多，信息量迅速膨胀[1]。传统的档案管理手段低下、技术落后，造成档案录入繁琐低效、整理时间冗长，查询困难、查询时间长，整理编研困难，存放次序容易被打乱，文件容易被破坏等诸多问题。因此，相关单位利用信息化技术开发档案管理数据库、完成档案的科学管理成为必然趋势[2]。

前坪水库位于北汝河上游，是一座以防洪为主，以供水、灌溉、发电等综合利用功能为辅的大(Ⅱ)型水库,总库容5.84亿m3，于2015年10月开工建设。在工程建设期间，产生了大量的档案信息资料和工作日志，包括相关的文书档案、需保存的基础建设资料、各阶段的图纸资料、体现工程建设质量的技术资料及其他需要管理的档案，数量大、种类多，管理难度大。而目前的水库档案仍使用传统手段进行人工归档、整理、分析，无法满足前坪水库大规模工程建设期间对档案存储、统计、使用的需求。因此，开封水文水资源勘测局利用信息化手段梳理档案管理业务流程，设计相关数据库，开发子系统功能，实现了前坪水库档案管理的信息化。

一、 系统流程设计

档案业务流程主要分为：前坪水库建设过程中产生的档案的收集、整理，档案的日常管理和对档案进行充分利用的信息服务三部分。开封水文水资源勘测局根据档案业务的主要流程设计了相应的功能模块：文件档案的管理、档案资料的收集、档案全过程管理和档案信息资源的开发利用。

(一) 收集整理

档案入库包含历史数据和当前数据的入库，类型上分为纸质文件和电子文件，格式上分为图片、文字等静态文件和音频、视频等流媒体文件。历史数据的入库建档可分为以下几类：已有电子文件可设计接口对接综合办公等应用系统，完成历史数据的导入，必要时生成纸质文件存档；已有纸质且无对应电子文档的文件，可进行数字化加工后录入系统，同时保留纸质文件进行存档；已有音频、视频等文件可直接导入档案系统，并保留原始介质文件。当前数据的入库可在各个单位安排专人负责，电子文件直接在系统内上传，纸质文件数字化处理后上传系统，形成总目录。总目录随纸质文件移交系统档案管理员，完成交接手续。

(二) 日常管理

档案的日常管理分为数据管理、鉴定销毁、借阅管理及用户管理。数据管理主要是日常数据的录入、分类、编码及定时备份。档案的鉴定销毁是对时间比较久远的档案或者认为没有价值的档案经鉴定后由档案管理员销毁处理，以减少对档案室资源的占用。档案借阅管理的主要内容是档案的借阅、归还登记，包含对借阅档案的卷宗号、归档号、借阅时间、借阅部门、借阅人、归还时间等信息的登记。用户管理主要是对各单位负责人、用户信息的登记和维护[3]。

(三)开发利用

档案信息资源的开发利用包括对用户的流媒体服务、信息发布和档案查询，以及档案工作人员可对有价值的档案进行编研，形成编研成果[4]。

档案管理的出发点和落脚点是利用，档案可为用户提供便捷的检索服务，也可为同类型的水库工程建设提供参考。使用者从档案中可检索到工程建设过程的视频、音频等流媒体文件，也可检索到工程附近的地貌特征图片，还可检索到CAD等工程的设计图，必要时可根据档案编号借阅。

前坪水库档案管理系统的主要流程以“归档文件的细颗粒收集整理”和“基于档案信息的全方位开发利用服务”两方面为主。具体业务流程如图1所示[5]。

图1 前坪水库工程档案管理系统业务流程图

二、 数据库设计

E-R图也称实体-联系图(Entity Relationship Diagram)，它提供了表示实体类型、属性和联系的方法，用来描述现实世界的概念模型[6]。

E-R图是描述现实世界概念结构模型的有效方法，是表示概念模型的一种方式，其用矩形表示实体型，矩形框内写明实体名;用椭圆表示实体的属性，并用无向边将其与相应的实体型连接起来;用菱形表示实体型之间的联系，在菱形框内写明联系名，并用无向边分别与有关实体型连接起来[6]。

数据库设计包含了四个实体，即档案、单位、用户和系统管理员；也包含了四个关系，即管理、移交接收、查询和借阅。档案指的是档案库本身，包含各种纸质文档、电子文档、视频、图片、音频等资料；单位指的是建立档案的各个单位；用户指的是档案的使用者，包括各个单位的员工。数据库初步设计了六个表，即档案信息表、档案移交接收信息表、 档案类别信息表、档案查询信息表、用户信息表、档案借阅归还信息表。设计的数据库E-R图如图2所示。

图2 前坪水库工程档案管理系统数据库E-R图

三、 系统功能设计

前坪水库工程档案管理系统分为四个部分：文件收集整编、日常管理、开发利用、系统设置与维护，功能结构图如图3所示。档案业务部分包括：前坪水库工程建设期间产生的大量文件资料管理、全过程监控的档案归档过程管理和档案全方位开发利用三部分，涵盖了档案业务从收集到利用的基本工作，这些功能可以使档案系统管理维护人员利用自定义的档案管理规范及归档约束条件，自动实现档案归档管理的各项工作，并能够对归档的全过程进行在线监控，实现档案的日常管理。

图3 档案系统功能结构图

系统设置与维护部分主要包括：前坪水库档案管理系统权限的设置与管理、用户权限的设置、档案管理规范,以及架构的定制、档案保密级别的设置、数据的自动备份设置等。通过系统手段保障档案的规范管理和管理制度的严格执行，规范档案管理人员、使用人员的行为，保障档案的业务流程有序进行。

四、结语

利用信息化手段构建前坪水库工程档案管理系统，能够更好地对工程档案进行规范管理，体现各种资料的最大价值。同时，建立了现代化的档案管理制度，实现了前坪水库工程档案管理信息化、自动化与制度化，全面提升了前坪水库档案信息化的管理水平，方便了施工期间各种资料的查阅，也为后续工程施工及运行管理提供了方便。

[1]张庆莉.档案信息资源开发的影响因素及对策分析[J].档案学通讯,2013(1):39-42.

[2]赵红侠.论信息化手段在水利工程档案管理中的运用[J].办公室业务,2015(21):38.

[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011(6):54-57.

[4]钟骞.基于网络的档案管理系统在水利工程中的应用[J].人民长江,2006(5):100-102.

[5]汪娴.基于ASP.NET技术的水利工程档案管理信息系统的应用[J].内蒙古水利,2011(4):127-128.

[6]万晓枫,文军.实体关系图的程序实现[J].实验科学与技术,2013(6):43-44,96.

TheInformatizationofArchivesManagementSystemofQianpingReservoir

SHEN Kai

(Kaifeng Hydrology and Water Resources Survey Bureau, Kaifeng 475001, China)

Multiple archives information has been accumulated in the construction of Qianping Reservoir. To regulate and manage these archives, as well as preferably realize their value, archival information has been collected and collated in detail, modern archives system established, and the project archives management system constructed. Meanwhile, the corresponding functional modules have been designed, including management of document archives, collection and collation of archives information, the whole process management of archives, and exploitation and utilization of archives system. The archives management informatization has been realized, and the level of archives management has been improved.

Qianping Reservoir Project; archives management system; data design; information construction

2017-09-21

沈凯(1964—)，女，河南商丘人，河南省开封水文水资源勘测局工程师，研究方向为水文水资源勘测和档案管理。

G270.7;TV62

A

1008—4444(2017)05—0158—03

(责任编辑：蔡洪涛)