办公文员在企业运转中的作用及应具备的基本素养

秦丽莉

【摘要】本文论述了办公文员在企业运转中的作用、办公室文员应具备的基本素养，在公司领导跟同事之间起到一个连接桥梁的作用。

【关键词】办公文员 作用 基本素养

文员一职作为企业的基础性岗位，在企业中是非常重要的。身为文员在公司领导跟同事之间起到的是一个桥梁的作用，方便于两者之间的工作更好的展开。随着现代化社会的进步，文员的工作内容不再局限于接听电话、接待人员等事情，而是紧跟时代的发展步伐，朝着多样化多面化发展，所需要掌握的知识也是更加丰富。

一.办公文员在企业运转中的作用

1.1现代文员的职能窗口介绍

文员一职总体来说，可分为三大类：行政、前台跟办公文员。办公室文员工作具有琐碎、繁复、承上启下、左右协调等特点。文员是公司的基层岗位，简单来说都从事着处理文件等工作。有些大企业对文员有着具体的分类，同样的要求也会比较高，也给了文员某一方面的一些决策力，这也可能是踏入管理的第一步

在21世纪，办公室文员只有有着多样化的综合素质，才能在企业中充分发挥办公文员的作用。

1.2文字书写及资料整理的作用

这是在企业中最基本也是必要的作用，是企业内部管理的一部分。無论是起草内部生产还是对文字材料的书面报告都需要文员这个岗位来完成。文员在企业中需要不断提高文字资料的写作质量，这是最基础的过程，以便于更简单、简洁的进行业务描述或总结有关于生产和操作的数据、信息和其他材料。另一方面，企业中一些文件的整理、归门别类、收集等也需要文员这个岗位去做。企业文件的整理不仅是对企业历届成果的累积汇总，同时也是对今后的发展起到非常重要的借鉴及指导作用。因此，完善、高效的企业文件管理不仅有利于生产和运作部门快速准确的找到相关的有效资料，也是企业文化和企业管理成果中不可分割的一部分。

1.3帮手与管家的作用

办公室文员的工作包揽了公司的方方面面，在公司里面接触的事物跟人也是最广泛、最全面的。一般情况下，文员都做一些文字处理、资料数据整理、复印等办公室的日常事务。所以当领导想要了解公司近况或往年相关数据时，通常都是需要文员去整理及提供。另外，决策人员要决定某些事情时，也是需要文员在旁的，因为文员是对公司内部及外部资料了解最全面的人。这有助于决策者决策的内容更符合公司的近况。所以文员也起到了帮手的作用，间接参与到决策过程中。简单来说，要想尽快了解公司的情况，文员无疑是最快的。所以办公室文员也相当于一个“管家婆”的存在。

1.4连接领导与员工的桥梁

除了上述所讲到的作用之外，办公室文员在公司中还发挥着上传下达、承上启下、代表公司形象的作用。在公司中，领导有什么指示，都需要文员与员工沟通并传达领导的重要内容。各部门业务之间有相关信息往来时，也需要文员来进行信息传递。另外，当有来访者或其他人员，文员需对外来人员分出轻重缓急之分。对待外来人员要言行举止得体，这是外来人员对公司的初步印象，身为文员一职代表的不仅仅是个人，更是公司对外所展示的形象。

二.办公室文员应具备的基本素养

2.1热爱自己的岗位

办公室工作应正视同事，并听从领导安排。同时也要学习领导是怎么去管理团队，还要向同事学习他们是怎样去对待自己的岗位的。在办公室工作是锻练自己、完善自我、增长社会经验的最佳平台。不仅是站在自己的立场，还是公司的角度，都必须以精神高度集中负责任的态度，全面贯彻科学发展观，忠于事业，热爱自己的工作。

2.2学习牛儿吃苦耐劳的精神

办公室文员的工作内容繁琐且多，偶尔也会加班。这个岗位不仅要主动服务，也要被动服务，有的时候还会吃力不讨好，被人们误解和反感，甚至还会被当作撒气筒。但是不管怎样，我们都要有一个好的心情，好的态度去面对。办公室工作人员要耐得住孤独，不急功近利，就像蜡烛一样，燃烧了自己照亮了职业生涯。

2.3保持着持续上升的精神状态

办公室工作人员也代表着企业形象，要充分发挥年轻人的活力，要乐于接受新鲜事物，工作中要灵活运用，行动敏捷，这样就能发挥出好的效果。另外，保持积极的心态，保持对事业的热情，保持良好的心理状态。

2.4守住做人的底线

每个工作人员都要树立正确的三观，也就是人生观、价值观和世界观。工作生活中要诚实守信，服从领导安排，友爱自己的同事，努力培养集富有责任感、付出、宽容、乐观、感恩为一体的现代办公室文员。endprint