服务意识下高校档案管理工作思考

李静

【摘要】随着社会经济的快速发展，我国逐渐进入信息化社会，人们对信息的需求不断加大。而对于高校档案管理来说，是体系构建及其自身稳定发展的重要内容，但当前高校档案管理工作存在较多的问题，其中最突出的问题就是缺少服务研究、服务方式、服务管理以及服务意识等，这会在一定程度上阻碍高校档案管理工作效率和质量的提升。本文对高校档案管理以及在服务意识下加强档案管理的有效措施两个方面进行分析和研究，这对高校档案管理工作的顺利开展提供了参考依据。

【关键词】高校；档案管理工作；服务意识；存在问题；有效措施

目前在我国的档案事业中，档案管理工作是其中的基本内容之一，管理的对象主要是档案信息、档案实体等，同时还需要为需要了解相关档案内容的团体或个人提供相应的服务，以便其能够找出有效信息。这样一来，在高校档案管理的工作中，必须提高对服务意识的充分认识，在促进档案整理和收集工作进一步强化的同時，还需要转变和改进服务观念，服务设施需要进一步完善，这也就表示服务质量会有所提高。针对当前我国高校档案管理的实际情况，其问题主要体现在服务意识、服务管理、服务方式以及相关研究工作方面，导致整体的管理服务效果还比较差。因此，针对这种情况，必须提高对高校档案管理服务的重视，无论是从领导者来说，还是管理人员自身以及服务需求者来说，都需要形成服务意识，管理人员在实际工作中需要将各项服务意识落到实处，保证档案管理工作能够更好地开展。

一、高校档案管理概述

在高校的档案管理中包括高校管理信息、建设信息以及学生档案管理等多个方面，管理的类型和容量都比较复杂、多样，并随着不断发展的科学技术，提高了对高校档案管理的要求，管理的思维和模式都需要根据时代的发展做出适当的改进和完善，有效发挥出档案的积极作用，加强高校的经济建设。

（一）高校档案管理的特点。高校档案管理的特点主要体现在以下几个方面：一是科学化。如果在高校档案管理中缺少统一性、协调性，也没有规范的工作制度的话，管理的科学性是难以得到保障的。相较于文书处理部门来说，高校档案管理涉及到的数量和内容更多，如果在管理中没有进行科学分类的话，档案的利用效率就会比较低，管理目标难以实现。二是专业化。高校档案管理的专业化特征是由其自身属性决定的，高校作为培养各种专业人才的主要平台，在人才培养计划中的作用是不可替代的，因此教学管理工作的重要性是需要着重突出的，能够更加准确把握高校专业设置、教学质量以及学科建设，提高其针对性。三是规范化。在档案管理的工作中，其保障是相关的规章制度，确保日常工作能够顺利实施。因此各高校需要促进档案管理制度体系的进一步完善，并在管理过程中严格落实。四是现代化。随着科学技术的发展，在各个领域中都逐渐开始广泛应用各项现代化的管理手段，这在档案管理发展中发挥了积极的促进作用。在具体管理的过程中，高校需要根据自身的实际情况，加强对档案管理工作特点的把握，促进其良性发展。

（二）当前高校档案管理在服务方面存在的问题。1.缺乏服务意识。目前我国高校的方案管理工作主要集中在“自找自查”的模式当中，即教师或学生需要了解档案信息的话，需要自行在档案室中进行查找，这样不仅仅浪费教师或学生的时间和精力，同时档案管理工作人员的岗位责任和工作价值也不能得到体现。导致这一问题出现的原因主要体现在以下几个方面：一是对于高校的档案管理人员来说，各方面的意识都还缺乏，如服务意识等，这样在实际工作的过程中也就不能主动为需求者提供服务。二是没有明确认识到档案管理工作的服务要求，在提供服务的时候不知道该怎么做。三是教师或学生在使用的过程中没有针对当前的现象提出建议或意见，导致管理工作人员安于现状，不求改进和优化。2.服务管理不太到位。服务管理指的是管理人员为服务需求者提供了服务质量和服务效率管理，而在高校档案管理中，由于管理者没有认识到档案管理的重要性，导致在服务管理方面还存在着较为明显的问题，难以提供到位的服务。首先，高校档案管理的服务质量和服务方式的管理还缺少一定的针对性，导致目的性不强。其次，很多高校的档案管理流于形式，只有在上级检查的时候做一下“应付”工作。最后，在实际工作的过程中，没有严格落实各项规章制度，也没有进行正确的服务管理指导。这样一来，必定会造成服务管理不到位的问题，降低服务质量。3.服务方式单一。在当前高校档案管理中，其方式主要是人工服务，部分工作使用计算机进行信息查询。但是就大多数高校来说，服务方式还是较为单一，并且以人工为主。对于高校中的档案信息来说，无论是数量还是种类都比较多，而人工的能力是有限的，很难为服务需求者提供针对性的服务。即使有些高校已经使用计算机设备，但是输出量也较为有限，一般只能进行简单的内容检索、目录制定、信息录入与编辑服务，对被服务者的帮助也受到一定限制。4.没有全面展开服务研究工作。导致高校档案管理工作的服务效率和质量难以有效提升的原因主要就是由于没有具体落实相关服务研究工作导致的，高校领导还没有认识到档案管理服务工作的重要性，有些档案管理工作人员由于自身的综合素质不高，导致在工作的过程中不会主动为需求者提供服务。在高校档案管理服务研究工作中，需要服务提供者和需求者共同努力，进一步完善服务方式和服务理念，提升其服务意识，并加强对先进网络技术、信息技术的应用，为服务需求者提供更加细致、全面的服务。

二、在服务意识下加强高校档案管理工作的措施

（一）提高管理工作人员的综合素质。如果想提高高校档案管理工作的效率，最关键的是进一步提高管理工作人员的综合素质，充分认识到自身工作在档案管理中的重要性和作用，才会更加积极、主动地为服务需求者提供服务。同时，逐步改进和优化自身的工作方式，提高管理效率和质量，为需求者提供高质量的服务，将自身的岗位责任和工作价值更好地展现出来。

（二）促进高校档案管理工作制度的进一步完善。高校档案管理工作制度会涉及到多方面的内容，并且在实际管理的过程中，根据不同的情况来实行差异化的制度模式，保证档案管理工作的顺序性和层次性，全面提升其服务质量。同时还需要进一步加强档案管理的监管力度，规范管理人员的工作行为，将原先忽视的内容加强重视，通过有效的管理来促进高校档案管理工作效率的提升。endprint

（三）创新服务方式和服务思路。如果想更好地提高高校档案管理质量和效率，为需求者提供更好的服务，还需要逐步创新和完善原先的服务方式与思路。首先，需要促进工作人员对档案管理服务工作理解的进一步强化，并加强对较为先进、成熟的服务形式的借鉴和参考，保证高校档案管理工作更加合理、科学。其次，需要在服务理念下，加强改进档案管理工作，全面完善档案管理人员的服务思路。最后，需要创新服务方式，丰富服务方式，注重对网络信息技术和计算机技术的应用，同时还可以提供宣传教育、档案资料共享等服务，吸引更多的人使用，提高档案的利用效率。

（四）加强与其他高校之间的合作与交流。目前对于我国经济水平较高的城市，以及国外发达国家来说，在档案管理工作中都已经逐渐建立较为成熟的体系，在日常工作中也鼓励教师和学生积极参与到档案收集和查阅的工作当中来，这样不仅能够增加档案信息的数量，同时也会有更多的人主动参与到资源共享、信息输入、指引查阅、分类排列、档案管理的工作当中来。因此，为了全面提升高校档案管理工作的效率和质量，必须加强各高校之间的合作与交流，通过相互合作来取长补短，创新服务形式，促进高校档案管理工作能够顺利、正常地开展。

（五）增加成本投入。在高校档案管理中，硬件设施的齐全是所有工作顺利开展的重要保障，如果缺少完善的服务设施的话，高校档案管理工作效率和质量的提升都只是纸上谈兵，基本上难以实现。因此各高校如果想提高自身档案管理工作效率和质量的话，还需要加大资金投入，积极地引进和购买各项设备，配备良好的硬件设施。比如在建设档案库房的时候，可以加强对计算机设备等设备的应用，这样硬性条件就能够满足管理需求，进而才能够更好地应用理论化的服务思路，提高服务质量。

三、结语

总的来说，随着社会经济的发展，人们对信息的需求不断加大，高校中的档案信息是所有科研、教学工作顺利开展的基础和前提，因此必须加强对档案资料的利用，这就需要在管理的工作中加强服务意识。在服务意识下，如果想提高高校檔案管理工作效率和质量的话，首先需要提高管理工作人员的责任意识和工作意识，确保管理人员能够主动、积极地为需求者提供服务。其次，需要促进高校档案管理工作制度的进一步完善，这是后续所有管理服务工作顺利开展的重要保障。再次，需要创新服务方式和服务思路，引导各项服务工作更好地开展。最后，加强与其他兄弟学校之间的合作与交流，共同学习、共同进步。另外还需要注意的是，需要加大资金投入，提高硬件水平，这为高校档案管理服务工作的顺利开展提供技术支撑。

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