智慧城市背景下的档案信息服务

汪尚

【摘要】本文对“智慧城市”的内涵特征及档案信息服务进行了阐述，并提出在智慧城市背景下档案信息服务应该从基础设施、质量管理以及档案人才队伍建设等方面来建设，以期对新形势下我国智慧城市建设和档案信息服务的转型有所裨益。

【关键词】智慧城市；档案信息服务；智慧档案

随着我国城市化进程的加快，人口膨胀、交通拥挤、生态环境污染等一系列的城市问题日趋明显，城市化的健康发展需要利用现代信息技术的手段和成果。以因特网、大数据、云计算为代表的现代信息技术悄然将人们带入智慧城市时代，智慧城市的全面发展必然离不开智慧档案的建设。档案作为信息资源的重要构成部分，档案信息服务也将为智慧城市的经济、政治、民生以及文化的发展提供巨大支持。

一、智慧城市概述

（一）智慧城市的概念。智慧城市的提出是近来研究的一个新热点，国内外对此研究尚处于探索阶段，因此学者对智慧城市的定义众说纷纭。最具代表性的观点是IBM在2009年8月发布的《智慧城市白皮书》中提出来的，认为智慧城市的核心是建立一个由新工具、新技术支持的涵盖政府、市民和商业组织的新城市生态系统。欧盟委员会在《欧盟智慧城市报告》中从六个维度对智慧城市作了定义，即智慧经济、智慧流动、智慧环境、智慧人群、智慧居住和智慧管理。结合以上观点，本文认为智慧城市的建设是在充分运用现代信息技术的基础上，通过改变传统的城市运行发展方式，实现城市智慧化运行管理，使城市运行更加高效、便捷，资源得到充分利用，最终实现城市的可持续发展。

（二）内涵及特征。智慧城市是人类发展到一定阶段的产物，代表着人类社会从农业时代走向工业时代，最终发展到信息时代、智慧时代。从狭义上来说，智慧城市是指城市信息化高速发展，城市中各个行业、各个部门互相联接、数据共享、业务协同，智能化信息技术在对城市建设发展的过程中起到了巨大的催化作用。从广义上来说，智慧城市是以一种全新的城市发展理念和模式，是充分利用现代信息技术领域的成果来建设发展城市的一种新思路，其最终目的是为了实现城市的全面、协调、可持续发展。

与传统的城市形态相比，智慧城市具有以下几个特征：一是数据感知更加全面。智慧城市的信息基础设施建设比较完善，可以利用各种传感器和相关设备，对城市的治安、交通、环境进行实时监控，并获取城市建设发展所需要的各种数据和信息。二是运行更加高效。通过利用遍及整个城市的互联网、物联网以及大数据，能够及时获得所需信息，实现信息的高效流转。三是发展更加合理。智慧城市的建设提倡全面协调可持续发展，通过对整个城市发展环境的监控，并进行综合分析，主动剔除城市建设中不利因素，优化配置城市的各种资源，提高资源的利用率，实现城市的合理化发展。

二、智慧城市的档案信息服务功能分析

简单来说，智慧城市的基本理念是在运用物联网、云计算、移动互联网等新一轮信息技术的基础上，充分整合城市资源，为大众提供更加便捷、高效的社会服务和更为科学、智能的城市管理。总体上讲，智慧城市的信息服务应服务于城市的所有信息用户，主要分为：服务于政府部门的智慧政务、服务于企业部门的智慧产业、服务于社会民生的智慧民生。

（一）智慧政务。2014年3月，中共中央、国务院制定颁布了《国家新型城镇化规划（2014～2020年）》。规划中强调了智慧城市建设对于城市可持续性发展、国民经济持续健康快速发展的重要性和加强城市信息基础建设的必要性。智慧政务主要是指运用现代信息技术来提高政府管理以及政务工作的智慧化水平，建设智慧型政府。智慧政务主要包括电子政务和社会监管。电子政务平台主要供政府人员使用，利用信息技术、通信技术、云计算来实现政府部门之间信息共享，提高政府工作效率，提升政府管理能力。社会监管主要是通过覆盖整个城市的各种传感器、监控系统以及全球定位系统GPS来实现对整个城市的建设和运行进行实时监测，提高城市的公共安全防范能力以及应对突发事件的紧急处理能力。

（二）智慧产业。智慧产业是是指数字化、网络化、信息化、自动化、智能化程度较高的产业，是培训、教育、咨询、策划、软件、影视、艺术、新闻、科学、出版等智慧行业的集合。智慧产业是智力密集型产业、技术密集型产业，而不是劳动密集型产业。与传统产业相比，智慧产业更强调智能化，包括研发设计的智能化、生产制造的智能化、经营管理的智能化、市场营销的智能化。智慧城市的建设发展必然会带动传统产业的升级改造，而这也将会使整个城市的产业结构呈现智慧化发展趋势。具体主要包括：智慧交通、智慧物流以及智慧电网等方面。可以预见，在不久的将来，智慧产业将会得到迅速发展。

（三）智慧民生。经济的繁荣、社会的发展最终是为了国计民生，因此智慧城市建设的最终目标是为了改善民生，提高人们生活水平。反过来，智慧民生的完善也会提高人们生活的舒适度，使人们更有时间、金钱和精力投身城市的智慧建设，最终促进城市的智慧化。智慧民生主要包括智慧医疗、智慧教育及社区智慧生活等。

三、智慧城市的档案信息集成服务建设

利用现代信息技术，加强电子文件建设以及数字档案馆推广，积极融入智慧潮流，为智慧城市的建设提供全面及时高效的信息服务，是档案事业发展的必然选择。

（一）加强智慧档案信息基础设施建设。任何时候，基础设施建设都是必不可少的，智慧档案信息基础设施建设是档案信息采集、传输以及交换共享的基础，主要包括三个方面的建设：第一个是信息采集设施，包括智能视频监控、信息传感设备等；第二个是信息传输设施，包括宽带网络、城域高速光纤网、电信网、广电网、无线宽带网、物联网等；第三个是公共服务平台，包括云计算平台，信息资源共享与开发平台等。

构建基于物联网的档案感知系统。智慧城市以物联网为代表的信息技术为基础，而物联网则是以计算机技术为基础，它们之间相互联接交流，形成一个全覆盖的网络体系。在物体中植入芯片或者二维码，就可使物体具有智能特征。像现在流行的扫二维码关注公众号以及收付款就是物联网在实际生活中的具体应用。相应地，在档案管理中，物联网的物体包括文件档案、档案设备、人、档案保存环境等。给所有的档案、档案设备等植入具有一定感知、计算分析能力的信息设备，使档案信息系统的每一部分都具备智能特征，档案感知系统便可通过这些传感设备联网，对这些档案单体进行感知、监测、跟踪、管理，形成服务于档案的物联网，从而为档案工作人员更智慧地管理档案提供方便，也使得信息用户查找利用档案资料变得更加个性化、智能化。借助于云计算的虚拟架构，档案馆可有效地进行资源分配整合，最优化效能比例。档案馆利用云计算开展自身业务，实现档案信息的云存儲，利用云计算向信息用户提供云利用服务。通过“云”将档案形成者、档案管理者和档案利用者紧密地联系起来。endprint

（二）加强智慧档案信息资源建设。档案信息资源主要分为两类，一类是传统的纸质档案，另一类是电子文件档案。为了使档案得到最大化的利用，要对传统纸质档案和电子档案进行整合管理，形成符合条件的智慧档案。这要求我们要对传统的档案进行加工，对电子文件进行统一处理。通过照相、扫描等技术将实体档案转化成数字档案，加快建设档案数据库。严格监管电子文件资源的产生，根据来源原则、全宗原则来归档，统一电子文件的标准，如标识、描述、存储、查询、交换和管理，同时也要及时进行电子档案的备份、升级，防止意外情况发生。根据用户需求，采集网络上具有档案价值的信息资源，大力建设网络档案资源，为智慧城市的管理和运行提供基础信息资源。

（三）加强档案信息服务工作的质量管理。质量是企业的生命，质量对企业的发展尤为重要，对于档案来说，也是如此。档案信息服务的质量管理主要包括两个方面：一是档案业务的质量管理。即档案信息平台的建设、档案信息检索管理、档案信息拷贝和备份管理。对这些业务流程的质量管理，需要建立一个专门的质量监管机构，明确业务过程中的权、责、利，指导档案业务过程有序进行。二是档案信息服务质量的管理。也就是说，我们除了要保证档案资料信息的真实性外，还要注重对用户提供有效的信息服务。有效的服务是指提供的档案资料是否为用户所需要、提供的速度方式是否高效便捷、服务的档案人员是否为用户所满意。

（四）加强智慧档案人才队伍建设。智慧档案、智慧系统乃至智慧城市归根到底都是由“智慧的人”来决定的，智慧人才对档案事业的健康长久发展至关重要。智慧档案人才建设是档案事业发展的一项重要内容，其主要目的是为组织物色档案专业人才，其内容包括选人、评人、用人、育人、留人等方面。智慧档案人员要认真做好本职工作，积极进取，不断学习新知识，把握档案最新领域的变化。另外，也要不断拓展自己的知识面，了解与档案紧密结合学科的知识，为建设智慧档案服务。

智慧档案人员招募可以有一个和那些在档案信息方面力量很强大的大学的院系和就业人才的合同，以及几个擅长发现档案专业人员的猎头公司的关系网络所构成。通过多种方式多种渠道来引进智慧人才，在遵循人力资源开发规律的基础上建立科学长久的人才培养机制，在抓好现有档案人才队伍的基础上进行继续教育，保证其及时掌握新知识、新技术以及新业务。在培养内部人才的同时，也要积极引进智慧档案人才，将内部培养与外部引进相结合，鼓励档案工作人员不断创新。

四、结语

智慧城市是经济全球化进程快速推进、现代信息技术飞速发展背景下的必然产物，是城市化发展的顶端，信息服务是支撐智慧城市建设和发展的重要枢纽，档案信息资源作为城市信息资源的重要构成部分，对智慧城市的健康长久发展起着举足轻重的作用。智慧城市已经深入到我国城市的各行各业，智慧城市背景下的档案部门应抓住机遇，运用先进的管理思想，创新服务手段，重视档案信息资源的建设，积极融入智慧的大潮，成为智慧城市的子系统。同时，各个子系统之间相互联接，档案信息资源通过物联网等现代信息技术得以在整个城市中交流共享，以最大限度地发挥档案信息资源的价值。智慧城市的建设是一个任重道远的过程，但笔者相信，我们一定能够通过不断努力，克服档案信息化建设过程中所遇到的各种问题，最终建设好为社会公众服务的智慧档案信息服务中心。

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