论述文书档案信息化管理的利与弊

周晶

【摘要】目前文书档案在信息化背景下正发生着天翻地覆的变化，本文就信息化技术对文书档案带来的利和弊展开讨论，并且提出相应对策解决文书档案信息化管理中出现的弊端，促进文书档案信息化管理的有利发展。

【关键词】档案管理；信息化；利弊；对策

随着我国信息化技术的日益发展成熟，人们的生活习惯、工作方式都发生着巨大的变化，而文书档案作为反映企事业单位和个人在工作生活中为处理事务而形成的文字材料，在其收集、保存、查询、利用等方面也受着信息化技术的影响，这就迫切需要我们正确认识在信息化技术背景下文书档案的管理工作。

一、文书档案信息化管理的优势

（一）提高办公效率。在以往的文书档案收集、整理、归档等过程中都需要手工操作，而且对后期的文书档案进行修改时还需要拆卷拆件重新整合，不仅浪费了大量人力物力，并且办事效率也低下，而利用了计算机信息化处理技术，文件资料的收集、储存、分类、利用都变得十分便利，提高了工作效率。

（二）便于规范保管。传统的文书档案虽然也制定了整理规范标准，但是由于是手工整理、录入，工作人员的主观能动性比较强，想把某一文件归为哪一类往往在工作人员的一念之差，而利用了信息化管理技术，客观规定哪一类文件规整为哪一个系统，都由系统程序做了硬性规定，不仅方便规范管理，而且也有利于查找。

（三）便于查阅利用。基于计算机文书档案处理系统，使纸质的文书档案转变为电子文件，使得文书档案可以随时随地查找，还可以利用大数据分析查寻需要的内容，便于档案的开发利用，大大提高了查准率，这些都是传统档案管理模式无法比拟的。

二、文书档案信息化管理中存在的弊端

（一）档案管理人员不适应新的信息化管理模式。部分档案工作人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大制约了档案工作信息化的发展，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。从目前来看，许多档案部门缺少高技术人才，其中的档案信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息化建设了。

（二）档案的安全性缺少保障。电子文件是在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，它的内容不仅容易变化，形式也易于修改，不能保证电子文件的原始性，使其失去参考价值。而且电子文件的存储介质不固定，可以在电脑、U盘、移动硬盘之间传递，很难认定那份为原始文件，而且这些存储介质易受磁场、电磁波等影响，需要经常做好备份，这些都对电子文件的保密性提出了严峻的考验。

三、文书档案在信息化管理中去弊存利的对策

（一）加强档案管理人员的现代化管理技能。随着文书档案规模的日益扩大，档案内容的日益丰富，档案信息载体日益多样。根据档案信息化建设的需要，迫切要求培养和造就一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理的高科技复合型人才，为档案事业持续发展提供技术支持和人才保证。首先要加深对提高政治素质的认识，良好的政治素质是档案人员的内在要求。其次要加强业务培训提高专业水平，培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。

（二）提供安全技术保障。由于网络环境的不安全性，档案信息在网络上公开要保证信息安全，要对发布的信息进行筛选，可以主动公开的档案信息可以在网上发布，涉及个人、单位的保密信息只提供阅读目录，并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密，涉及国家秘密的禁止发布，从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露。在这基础上，安全防护软件开发也需要更新换代，在技术上设置防火墙，实行访问人身份认证。把企事业单位内部办公网络和互联网分离，外部电脑无法访问企事业单位内部网络，无法查看在内部流转的文件。

（三）充分利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作任务量大，利用计算机整理文档，可以大大提高文档整理速度。以往的人工立卷，虽然都是按照《归档文件整理规则》的要求进行文档整理，但是每个人理解的不同，对每一个文件的分类不尽相同，影响案卷质量，给档案的查询工作带来不便。现在按照新的《归档文件整理规则》，文书档案实行卷改件，文档整理按件整理，利用计算机技术不仅省时省力，档案利用效率提高，降低了人为因素在文书档案归档工作的影响，又发挥了计算机管理的优点，提高了归档的工作效率。

随着社会信息化技术的不断发展，传统的文书档案管理已经不能适应人们的需求，办公自动化普及档案现代化的管理模式和計算机信息技术已经成为文书档案信息化管理的重点，文书档案的管理必须从传统的管理方式向现代信息化管理的方式改变，去弊扬利，提升文书档案管理的质量，促进该项工作的发展。

【参考文献】

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