后勤服务中心行政管理效能研究与思考

2017-11-09张捷敏张燕师雪茹陈刚

办公室业务 2017年10期

张捷敏　张燕　师雪茹　陈刚

【摘要】本文深入剖析了本单位行政管理效能现状及存在的问题，从加强人员培训、强化责任意识、建立激励机制、完善监督体系等方面提出了改革建议。

【关键词】行政管理；效能；研究；思考

行政效能是指行政主体在实施行政行为时，以较少的行政资源投入来实现最佳的行政工作目标，达到资源配置的最优状态。而行政管理活动的效能，主要从能力、效率、效果、效益这四个方面体现出来。行政管理效能是指在行政管理活动中，行政投入和行政产出之间的比值，是行政管理能力、效果、效率和效益的综合体现。行政管理能力是实现行政效能的基本条件。行政管理和协调能力越强，其行政管理效能和效率就越高。反之，行政管理能力弱的部门和个人就不可能产生出管理的高效能和高效率。办公室作为一个单位的重要职能部门，行政工作在整体工作中起着协调左右、承上启下的重要作用。每天要处理的事情多而繁杂，这就对行政工作人员的工作热情、工作态度、工作能力及工作效能等方面都提出了新要求。如何在繁杂的事务性工作中既能理出头绪和重点，又能兼顾其它，做到“抓大不放小”，把工作做得有条不紊，全面提升办公室的行政管理效能？下面以中国热带农业科学院后勤服务中心（以下简称“后勤中心”）为例作一些分析和思考。

一、后勤中心现状

（一）人员情况。后勤中心为中国热带农业科学院的附属机构，主要承担了后勤保障、环境整治、职工餐厅管理、院公有住房日常管理等工作，随着现代化管理的需要，对人员素质、办公水平、管理制度等都提出了更高的要求。截至2017年3月，后勤中心共有在职职工151人。其中在编在岗职工123人，编外聘用28人。在编职工平均年纪近50岁，年龄老化情况严重。职工专业技能和学历偏低，管理人员仅25人。后勤中心工作人员年龄老化偏大，仅10人小于40岁；高学历、高职称人员少，从事管理的人员占比少且年龄偏大、专业人才缺乏，一线工人的专业技能和学历偏低。

（二）后勤中心管理效能现状。从管理效能方面来看，后勤中心现行出台的制度共39条，内容涵盖党群工作、行政管理、人事管理、财务管理、安全生产、物业管理6个方面，但大多缺乏及时的修订和完善。后勤中心制度还不够完善，缺乏部门工作职责、个人岗位职责、议事决策类制度、督查督办类制度。因部门及个人岗位职责不明确，出现机构管理部门重叠、职能交叉、职责不清，常现推诿扯皮的现象，从而降低了组织效率。制约性的管理体制缺乏，就难以贯彻已经生效的管理体制，也不能及时发现和纠正错误的行政行为。

二、存在问题

由于人员年龄老化、知识结构差，管理制度不完善不规范等因素，严重制约了后勤中心行政效能的发挥。主要存在以下3个弊端：

（一）工作人员缺乏积极性与创造性。后勤中心行政管理人员管理观念陈旧，管理能力和水平参差不齐，工作效率偏低，创新能力不足；一线基层员工的工作热情不高、创新意识不强，工作中时常出现“推、拖、扯”的现象。虽然建立了一系列的管理体制和运行机制，包括竞争机制、奖励机制、季度动态考核机制等，以图激发部门与部门之间、员工与员工之间相互比拼，相互竞争的局面，但收效甚微。传统“大锅饭”“干多干少一个样”的老旧思想难以打破，“多干的不多得、少干的不少得”，甚至“干的不如不干的、不干的不如捣蛋的”。彼此相互影響，从而出现工作疲沓的局面。

（二）工作部署缺乏计划性。后勤中心办公室在部署工作时，停留在将任务按计划安排下去，各部门在规定时间内将完成情况书面报送至办公室，再由办公室修改完善后统一报送中心决策层的传统方式。执行过程中，由于督查督办不到位，常常面临着部门因工作安排无序，未能在规定时间内完成计划任务，所报材料仓促上报而草草了事。

（三）行政管理部门职责不明确。由于行政管理部门的职责存在交叉、兼容的现象，造成有的工作多头管理，有的工作无人管理。多头管理的部门或工作容易出现“争权推责”的问题，严重影响工作情绪和团结；无人管理的工作容易出现空档或漏洞，造成损失。

三、解决对策

针对以上问题，结合后勤中心实际，我们从提高能力、增强效率、达到效果、增加效益4个方面进行了认真思考，建议措施如下：

（一）加强行政管理人员的培训。加大法律法规和政治理论的学习力度，不断提高政策水平和理论水平；抓好责任心和事业心教育，以高度的责任感和事业心做好行政工作；完善制度建设，使行政工作有章可循，有制度约束；加强创新教育，不断改革和完善行政管理体制和运行机制；加强标准化建设，使后勤服务工作标准化、举止行为规范化。

（二）加大一线员工的技能培训。针对管理人员，要通过学历教育、业务培训、强化知识更新等途径，提高综合素质和业务水平；针对工勤技能人员，要通过学历教育和技能培训，提高学历层次和技能水平，以此来提高他们的素质和业务能力。

（三）要增强职工的责任意识。要清醒认识到自己的岗位职责，不要以岗位大小和承担工作的多少来衡量自身的价值。要端正工作态度，把大家都认为是简单的事情做好，把琐碎的事情处理的不出差错。要树立“单位工作无小事”的理念，增强个人的责任意识，以高度负责的精神和一丝不苟的态度，认真对待和做好每一项基础性、琐碎细致的工作，努力实现“零差错”工作，保证中心工作的高效运转。

（四）建立竞争机制，增强行政管理活力。优化行政管理队伍结构，建立“科学定岗、按岗聘用，平等竞选、择优录用、优胜劣汰”的用人机制，形成对在职管理人员的压力和动力，最大限度调动管理人员的积极性、主动性和创造性。在平等竞争的基础上，形成“层级负责制”，不能胜任的管理人员可随时调整，真正打破“干多干少一个样”的状态，建立“能者上、平者让、庸者下”的管理体系，为后勤管理工作注入新活力。

（五）规范管理制度。规范内部管理体系，把工作提速、服务提质运用到管理制度、管理程序、管理措施、效能指标中，长期坚持下去，使行政效能建设能够形成科学系统的制度规范和有效机制。endprint

（六）建立激励机制。建立健全人才激励机制。完善岗位分类管理、岗位聘用制度，建立定量和定性相结合的人才选拔、培养、评价、考核办法；完善分配激励机制，以工作人员实际和贡献为依据，搞活内部分配，加大向关键岗位、业务骨干和作出突出贡献的工作人员倾斜的力度。

（七）完善监督体系，增强执行力。改革和完善责任追究机制，规范监督机制，从体制上形成监督主体的权威性，有效发挥监督作用，致力于降低行政决策失误；广开群众监督，舆论监督的途径和渠道，使监督大众化；要加强事前和事中监督，让各项行政活动全过程置于监督之下。在工作中要强化“严格要求、细致管理、加强监督、落到实处”，保证各项工作落到实处；加强督办。设立工作督办兼职人员，对所领导及各部门重点工作开展情况进行督办，每月召开专题会议对工作进展情况进行通报，将工作落实。

四、小结

以“推进服务保障社会化改革”为目标的后勤中心，更新管理理念是提高行政管理效能的前提，只有树立以人为本的管理理念，充分调动和激发行政人员的积极性和创造性，才能提高工作效率。以建立健全完善的管理体制和运行机制，来提高行政管理效能的运行主体和动力。

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