论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

张明

摘 要：21世纪是信息世纪，信息作为一种无形资产加速了市场竞争，随着人事制度改革的深入，各单位将信息作为竞争的战略资源，企图能够通过高效的人事档案管理和服务记录存放人才人事材料信息，为单位鉴别、选择人才提供真实可靠的材料。新时期，高校人事档案管理面临一些新问题需要解决，必须通过改革除去旧的陋习，才能推动高校人事档案管理向前发展。

关键词：高校人事档案；信息化；集成管理；开放

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）09-0-01

一、高校人事档案管理面临的新问题

随着人事制度的深入改革，各高校开始关注人才引进，部分高校的人事档案管理开始实现了办公自动化与信息化。在新时期，高校人事档案管理仍然面临一些新的问题。具体如下：

第一，“人档分离”。所谓的“人档分离”，在高校人事档案管理中是指高校的干部人事档案管理存在的人在单位档案不在单位，或者是档案在人不在。在激烈的市场竞争中，各企事业单位都在进行激烈的人才竞争，部分高校随着办学规模的扩大，不断招聘新人，挖掘人才，导致高校之间、高校与科研机构之间的人才的频繁流动。而有的高校为了留住人才，以 “土政策”重建人事档案关系，出现擅自离岗的现象，最终出现了原单位有档，而人却在新单位。

第二，归档管理缺乏规范性和完整性。近几年高校新引进了一些高层次人才，然而未能将这些高层次人才的档案材料进行整理归档，缺少一些考核、学历、职称与工资变动等材料，也有因为管理工作人员的调动所导致的资料收集不完善、未及时归档等问题，导致高校人事档案资料缺漏。

第三，材料标准的不统一导致难以立卷归档。在《干部档案工作条例》中明确规定了统一使用16开办公用纸登记干部档案材料，然而在办公自动化信息化的趋势下，档案材料的存档已经变成了国际标准的A4型纸，当前普遍使用的A4型纸和16开纸纸的不同必然影响存档的原始性，对两种纸档进行装订容易造成档案内容超出装订线。为解决这一问题，档案管理工作人员会放大16开纸，并通过“缝补”措施将其和A4型纸装订在一起歸档。

第四，信息化的档案管理方式缺乏局域网内的系统衔接共享，导致部分高校还在采取传统的手工操作来管理人事档案。当前高校原本可以利用计算机网络和信息技术实现人事档案信息数据的共享，然而高校还未建立馆内局域网和相应的网站，档案信息数据库的信息录入存在困难，导致人事档案资料以纸档存放。一旦要对档案资料进行查询翻阅，其工作量大，归档也易出错。在传统档案管理中的重收集轻开发利用的档案信息管理模式显然滞后于信息化世代的管理需求。此外，高校中有多个部门，多数管理各自为政，没有对信息资源进行系统整合，影响信息传递的不便和沟通不畅，信息交换壁垒阻碍了高校人事档案管理，无法有效传输档案信息和对档案信息进行整合。

二、高校人事档案改革路径

根据前文所述问题，当下高校人事档案改革需要从以下方面着手：

第一，科学分类，编排有序。在传统的人事档案中，会对档案进行分类管理，分为干部、工人、学生等三类档案，而高校也采取分类档案管理办法，让其它二类档案管理借鉴干部档案管理办法来实施。在人事制度改革背景下，高校档案管理分为了管理员、专业技术员、工勤人员三类管理，而传统人事档案管理中的干部、工人两类管理被抛弃。新时期，高校的人事档案管理是根据《干部档案工作细则》以及高校人事档案新特点采取的分类管理，由专门的部门和管理人员负责人事建档管理，使得高校人事档案材料能够及时、如期、定向进行追踪、收集和分类装订归类管理。人事档案材料收集工作有专门的制度、工作人员、专门的部门进行管理，做到了人事档案材料的科学分类和有序编排。

第二，推进档案管理信息化建设速度，培养档案管理人才队伍。新时期，各单位都在建设信息化的自动办公，而档案管理也同样如此，这就要求学校领导重视档案信息化建设的同时，要确保档案信息化管理人才也能跟上相应的步伐，培养一支档案人才队伍，是高校做好人事档案管理的重要保障和前提。信息化档案管理系统的管理与传统档案管理有极大的区别，并非只有看家守摊的能力即可，而是需要管理人员对档案信息进行优化、高效管理。

第三，将各部门各系统的的信息资源进行整合，实现信息共享，只有这样才能促进档案信息管理的真实完整。对于档案信息化建设与管理需要长时间持续维护，高校中的众多单位和部门应该进行协作，整合数字资源，重新建设可集成的人事信息系统。新的人事信息系统能够将各部门单位之间的沟通与协作提供保障，打破各自为政的管理壁垒，让校园内的一卡通、网络、入学、离校、人才招聘与考评等，都能实现信息共享。此外，需要强化教职工的档案意识，使得档案材料真实可靠，能够安装规定及时归档，对于那些弄虚作假的失真档案，最终会使得档案失去其社会价值，破坏社会公共利益。需要加强监管档案管理，以责任制度化的方式严格监督档案管理，确保管理的公开透明真实性。

第四，转变传统的封闭式管理为相对开放的管理，树立人本理念与服务意识，适当地为公众师生提供个性化的服务，创新人事档案文化产品，采取动态服务模式主动采集档案信息，提升档案管理水平。

第五，通过采取集成管理模式，提升档案信息的价值。集成管理模式能够将校园系统内的各部门的信息进行整合，从而重新归类整理信息资源，优化档案信息结构，方便用户使用，这种管理模式极大地提高了档案信息的管理效率。高校在建设数字化环境中所应用的网络通信技术正是高校人事档案信息网络系统所需要的基础性的保障技术，建设档案信息系统进行档案管理，正好融合于校园数字环境建设中，方便对人员进行信息检索与查询，制作表格名册等。

结语

综述，当前高校校园已经普及了数字环境建设，信息化、办公自动化也得到了普及，高校再采取传统的封闭式的人事档案管理已经不适应时代，必须要改变传统的低效的人事档案管理方式，推进档案管理信息化建设速度，培养档案管理人才队伍，整合各部门各系统的的信息资源，实现信息共享，提升档案信息管理的效率和水平，应时代要求，还可以创造性地推出人事档案文化产品，为人事实现个性化的档案服务。

参考文献

[1]王燕. 高职院校人事档案信息化管理研究[D].山东大学，2014.

[2]王晓波. 数字化背景下高校人事档案管理研究[D].南京大学，2012.endprint