NE大学固定资产内部控制

(华东交通大学 江西 南昌 330000)

NE大学固定资产内部控制

谭蕴如

(华东交通大学江西南昌330000)

随着高校规模的扩大以及职能的转变，高校在面临巨大机遇的同时，也面临日趋激烈的竞争。高校内部控制对高校的发展发挥着越来越重要的作用。目前高校内部控制尚处于初级阶段。而固定资产已成为衡量高校办学规模以及教学质量的重要指标，是开展教学、科研活动的物质基础和保障。高校为了改善教学条件，都加大了对固定资产，尤其是与教学及科研活动相关的仪器设备的资金投入。这就导致固定资产的数量及所占比例逐年上升。但是高校对这些资产没有增加与资产数量上升相应的管理制度，也没有加大相关管理力度，导致管理制度及力度与管理的需要不相匹配。因此，固定资产内部控制刚刚起步，还没有建立健全固定资产内部控制制度，这些都给高校未来固定资产的高效使用带来了风险。

NE大学是中国教育部直属的全国重点大学，是首批列于“211工程”和“985工程”重点建设的高水平研究型大学，是国家“111计划”和“卓越计划”重点建设的名牌大学。NE大学是首批成立国家大学科技园的15所高校之一，是首批建立研究生院的32所大学之一，也是全国34所研究生入学考试自主划线高校之一。

NE大学固定资产分为六类：房屋和建筑物、一般设备、专用设备、图书、文物及陈列品、其他固定资产。其中，设备占资产总量的百分之四十以上，在六类中占比最高，因而本案例主要针对设备类固定资产进行探讨。具体情况见表2-1。

表2-1 NE大学2013年固定资产情况表

NE大学固定资产内部控制主要分为固定资产的预算、固定资产的取得、固定资产的验收、固定资产的日常管理四个流程。

一、固定资产的预算

每年9-10月份，各使用部门将新增资产的计划上报给归口管理部门后，由归口部门汇总交给财务部门。财务部门根据轻重缓急的原则列入预算。预算将上报给学校的财政部门。财政部门于下一年年初下达预算指标，各单位再根据计划统一购置固定资产。

二、固定资产的取得

(一)以外购方式取得固定资产

为了避免重复购置而导致的资源浪费，购置固定资产时应遵循相关的规定。外购固定资产时，由使用部门提出申请，填制请购单。请购单内容包括资产的名称、规格、数量、预算金额、购置原因等。经过部门负责人签字后，提交给归口管理部门。归口管理部门根据所需经费的数额确定采用哪种采购方式：对于教育部集中采购、委托代理机构采购的资产，采用签订采购合同时的方式；对于重大项目的采购应采用招标方式；对于5万元以下的零星采购，采购人员(至少两人)应选择高性价的产品供应商。具体采购流程如图2-5所示。

图2-5 NE大学以外购方式取得固定资产采购流程图

(二)以自制方式取得固定资产

项目建设单位根据仪器设备购置的计划，填写仪器设备申请购置单，并附自制仪器设备所需材料、仪器设备、仪表等物品或部件明细表，经审批后报送资产管理中心。资产管理中心根据实际情况确定材料的采购方式，项目单位根据审批的采购方式进行采购。

自制仪器设备在验收、资产入账前，可以按照之处借款报账。项目建设单位凭资产管理中心审批的申请购置单及明细表、发票、合同等办理借款、报账手续。采用招标方式采购的材料需要附有中标通知书等凭证。报销资金额度的15%部分需持自制仪器设备的验收单，即资产入账后方可办理。

计划财经处根据审批后的仪器设备购置计划为项目建设单位进行资金额度控制。自制仪器设备在固定资产入账前，计划财经处不进行固定资产账务处理。

三、固定资产的验收

NE大学规定对取得的固定资产需要进行验收。验收的主要负责部门是归口管理部门，主要工作由资产管理部门、使用部门等共同实施。

通过自建完成，并且重大的固定资产项目应当聘请第三方机构进行验收。验收工作过程要加以文字说明。验收报告由第三方验收机构编写，并在事后由学校妥善保管，验收合格书要进行审核签字。对于验收不合格的工程，应立即返工。

对于外购的固定资产，验收的主要内容包括品名、规格、型号、数量、运行情况以及设备的功能是否能够达到使用上的要求等。验收合格后，应及时到资产管理中心及财务部门办理固定资产登记入库手续。若验收不合格，应向资产管理部门报告。资产管理部门与供应商协商索赔以及退货等事宜。

四、固定资产的日常管理

固定资产的日常管理分为：使用、维修保养、清理等环节。这些环节遵循了学校有关房屋设备等资产的管理规定。各使用部门落实了这些规章制度，切实履行了岗位责任制。

(一)固定资产的使用环节

2006年，学校决定全面推行条形码管理制度，要求全部固定资产均需要粘贴标签。这样有助于加强对国有资产的管理，保持资产的完整性，防止国有资产的流失。若脱落应重新领取标签并填写粘贴，以便固定资产的日常管理和清查盘点。

关于固定资产的账簿，学校有以下规定：计划财经处管理总账；各归口管理部门管理分类明细账；各使用部门管理使用明细账，明确固定资产使用人。

(二)固定资产的维修保养

保修期内的固定资产，需要联系供应商保修。对于非正常的损失应当填写相关申请单并报学校的设备维修中心。有关部门在清查损坏原因后尽快安排维修。申请单位对维修后的资产进行验收并签字，计划财经处根据维修中心出具的结算票据在审核批准后进行内部转账。

关于房屋建筑物的修缮工作，NE大学也有具体的规定。对于2000以下的零星修缮项目和2000元至5万元的小型修缮项目，由使用单位自行组织实施；对于5万元以上的修缮项目需要委托后勤部门以及房地产管理处组织实施。后勤和房地产管理处根据各部门的修缮报告进行方案的拟定、费用概算及汇总，学校审批后方可实施。项目竣工后，组织相关人员进行验收。关于修缮费用，学校每年在审批后放入维修经费专项，维修费用由计划财经处统一立账、管理。

(三)固定资产的清查环节

NE大学资产管理中心和归口管理部门每月对固定资产的情况进行了清查。学校建立了固定资产清查的制度，并据此进行了全面和局部的清查，确保了账、卡、物的一致。但是清查期间发现资产出现盘盈或盘亏的情况，学校没有及时查明原因、落实责任人并做出处理。

谭蕴如(1993-)，女，汉族，江西人，学生，硕士，华东交通大学，cpa研究方向。

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