办公自动化环境中电子文件的平时归卷管理

辛慧

摘 要：随着科技的迅速发展，自动化设备在各个领域中的使用越来越广泛。在现阶段的企业及其单位办公过程中对于文件的管理过程中逐渐摆脱了传统的束缚，在文件管理过程中充分运用了现代化管理模式，在此模式下极大的提高了档案管理的安全性。笔者在下文主要通过对在办公自动化环境中电子文件的归卷管理工作进行分析，促进文件管理工作稳步推进。

关键词：办公自动化；电子文件；归卷管理；分析

电子文件是现阶段的企业发展过程中文件保存的主要方式之一，在各种大型企业等办公过程中应用极为广泛，其具备诸多优势，比如安全性、便捷性均比传统的文档保存方式具有优势，但是在实践应用过程中显示其存在不足之处，其已经严重制约着文件管理工作的质量。笔者在下文就此展开分析，促进企业文件管理工作稳步高效推进。

1 办公自动化环境中档案管理的优势

1.1 极大的提升了档案管理工作的效率

在过去的企业文件管理过程中，其大多采用纸质材料进行记载，同时对各项数据分别进行记录，在这样的文件管理模式下，工作人员的工作量明显增大，但是在现阶段的自动化环境下的文件管理工作的优势则尤为突出，其不仅工作效率得到极大程度的提升，同时在此工作环境下，生产电子版的文件，其有效的避免了过去档案管理过程中的混乱状况出现，工作人员通过搜索归类则可以实现永久性归类管理工作。

1.2 对于文件管理的安全性得到提升

在传统的文件管理过程中，文件的传递工作均是凭借快寄等方式开展，在此种传递模式下，文件的安全性无法得到保障，在过去的机密文件很容易造成内容泄露，而现阶段而定电子文件则可以弥补这个不足，在现阶段的电子文件管理过程中，其可以有效的进行文档加密，然后通过邮箱等进行传递，其有效的避免了文件内容泄露的状况出现。由此可见，在现阶段的文件管理过程中，电子文件的安全性得到有效提升。

1.3 使得文件的保存寿命得到提升

传统的文件一般都是纸质文档，在长期的保存过程中因为保存环境的差异，很容易出现受潮、腐烂等状况，在一定程度上造成了文件的内容缺失，在现阶段的文件管理过程中则弥补了这个缺陷，其通过电子版的管理，可以在云盘等多种途径中实现安全管理，同时使得文件的寿命得到有效延长。由此可见，现阶段的文件管理模式对于文件的寿命有着重要影响。

2 办公自动化环境下文件管理存在的问题

2.1 工作人员的职业素养偏低

在文件管理过程中，文件管理工作人员对于相关软件的操作熟练程度对于文件管理的安全等都有着重要影响，如果对文档保存使用不当极易造成格式错误等状况，同时面临复杂的互联网环境，很容易造成黑客攻击的现象，这些对于企业的文件安全造成严重威胁，因此为了提升文件管理的安全性，对于文件管理工作人员的职业素养则有着较高的要求，管理员不仅要熟练掌握相关的软件使用，同时还应具备防止黑客入侵的意识。由此可见，在现阶段的电子文件管理过程中，工作人员的职业素养普遍过低。

2.2 文件管理体制不够规范

在现阶段的文件管理过程中，电子文档是文件管理过程中的主要模式，在电子档案管理过程中需要多个部门密切配合，但是在现阶段办公自动化环境下，部门之间缺乏相应的管理机制，因此导致文件管理工作效率低下，比如在现阶段的文件管理过程中，企业普遍运用word2010版本，但是在部分场合运用过程中由于设备配置过低，从而造成企业的电子文档无法正常运行。由此可见，在现阶段的企业自动办公系统环境下，文件管理体制不够规范其严重制约着文件管理工作的服务质量。

3 办公自动化环境下文件管理存在问题的改进措施

3.1 加大工作人员的培训力度，提升工作人员的职业素养

在自动办公系统环境下，电子文档是文件的主要形式之一，但是在现阶段的企业运营过程中由于文件管理人员职业素养偏低，对于文档管理过程中的文件安全造成威胁。针对于此类问题，首先，企业应该加大培训力度，使得文件管理人员充分认识到文件管理工作的重要性，同时注重对工作人员职业技能的提升，使得工作人员能够熟练运用基本的办公软件；其次，在现阶段的自动化办公环境下，企业必须注重对文件管理工作人员的职业技能考核，逐步提升工作人员的职业素养，使得工作人员在文件管理过程中充分发挥出其应有的价值。

3.2 建立相应的文件管理机制

在办公自动化环境下，由于电子文件相关管理机制的缺失，从而造成电子文件在管理过程中无法充分发挥出其应有的价值。在此种状况下，首先，办公自动化环境下，企业应该注重相应的文件管理机制的构建，同时对过去管理机制中存在的问题及时纠正；其次，在现阶段的企业应该完善相应的用人制度，在文件管理過程中形成各个部门间的密切配合的局势，使得工作人员在文件管理过程中能够充分发挥出其应有的价值。

4 总结

本文通过对办公自动化环境下的文件管理工作进行分析，随着科技的迅速发展，现阶段的电子文档已经成为企业发展过程中的主要模式，但是在现阶段的文件管理过程中依旧存在诸多问题，比如工作人员职业素养偏低等状况。综上所述，对于办公自动化环境下文件管理工作存在的问题必须及时采取相应的措施，使得在办公自动化环境下的文件管理工作发挥出其应有的价值。

参考文献

[1]杨霞.办公自动化环境中电子文件的平时归卷管理[J].档案与建设，2013（06）.

[2]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技，2013，（1）.endprint