完善电子化函证审计规范性研究

王梓殷+李萌

摘 要：文章基于国内外电子化函证的发展现状，剖析我国电子化函证发展中存在的问题；接着通过传统函证与电子函证的对比，分析电子函证的优越性；最后针对目前我国函证电子化过程中存在的问题，提出完善电子化函证审计的措施与建议，以规范其发展。

关键词：函证 电子化 对策建议

中图分类号：F239

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2017）10-127-02

一、引言

函证是获取审计证据过程中一个不可或缺的程序，由于函证获得的信息来源于企业外部，因而可以保证较高的可靠性。但是传统函证成本耗费高，信息处理效率低，已逐渐不能满足经济快速发展的需要。尤其是多年以来审计领域的恶性事件频发，表明现阶段函证程序存在着很多不规范的操作，给审计工作、审计人员乃至注册会计师事务所的名誉带来负面影响。

在如今互联网飞速发展的环境下，电子化函证逐渐兴起。函证电子化有着节约成本、提高效率的种种优势，已成为顺应时代潮流的趋势。然而在电子化函证快速发展的同时，电子化函证也暴露出自身的不足，电子函证的可靠性和安全性有待提高，电子化函证的发展有待规范。因此，本文通过研究电子化函证的现状与问题，对比分析传统函证与电子化函证的优缺点，在此基础上提出完善电子化函证审计的建议，促进电子化函证的规范发展。

二、电子化函证的发展现状与问题

随着互联网科技和电算化环境的进步，审计函证走向无纸化是大势所趋。目前，电子化函证在国内外的发展情况显著不同，通过分析国内外电子化函证的发展现状，可知我国电子化函证发展中存在许多不足。

（一）电子化函证的发展现状

1.国外电子化函证的发展现状。在美国，目前已有100多家的银行机构明确表示，将不再回复传统纸质类询证函。由银行雇佣的资金函证机构，作为第三方中介，建立了银行与会计师事务所之间的安全连接，并借助加密技术和数码签字技术，确保函证过程中信息和数据的保密性。

在英国，会计行业协会制定统一标准，各银行分别设立各自的银行询证中心。注册会计师进行审计时，首先将需要的询证函直接提交志各银行的询证中心，然后从各独立的询证中心取得回函。

2.我国电子化函证的发展现状。2016年12月，我国台湾经济研究院与我国台湾电子函证推动小组共同举办了《电子函证高峰会》，我国台湾地区的多家银行和大学经济系、会计系参与协办。我国台湾于2009年起，开始着力建置电子函证平台的雏形，并将该平台积极推广于各银行和会计师事务所。这代表着目前国内搭建电子函证平台、推动绿色函证发展的前沿力量。

目前在大陆地区，事务所和银行仍然停留在函证的邮递、实地核实阶段。函证还是以手工操作为主。2016年8月，财政部与银监会联合发布《关于进一步规范银行函证及回函工作的通知》。该通知指出了目前函证业务存在的种种问题，引起了广泛关注。通知中提出要建立健全银行函证集中处理机制，有利于推动函证信息化的发展和对信息技术的应用。

（二）我国电子化函证发展中存在的问题

我国电子化函证的发展虽然在不断进步，但在函证电子化的实际推行中仍有许多问题亟待解决。

1.第三方独立函证机构难以构建。首先，借鉴国际经验，建立银行函证中心等机构，是一个庞大的系统工程，难以由一两家银行自行设立，不仅要求如中国人民银行、银监会等机构的全力配合，也要求国家政策的扶持引导。其次，涉及到具体构建方面，还存在种种现实问题。在组织架构和人员组成上，对西方国家经验的借鉴在本土化的过程中不能生搬硬套。大陆地区尚未对第三方函证机构进行实践，采取怎样的组织架构和人员构成，需要结合实际进行缜密地设计。另外，构建第三方平台的经费来源也是重要现实问题之一。必须得到国家的政策支持和经费补助，银行才有可能建立独立函证机构。

2.电子化函证安全风险容易扩大。首先，传统函证方式存在的某些风险，有可能在电子化过程中被进一步放大。函证电子化由于其非书面特性，对回函者身份和授权情况的确认存在一定的困难，因而产生了审计风险。电子函证使得可视的书面线索减少，电子签名鉴别、印章鉴别等，对银行和事务所提出了新的要求。另外，信息化系统的多样性也加大了相关审计工作的难度。系统的复杂程度不断提高，也意味着纰漏和舞弊的可能性随之提高。目前相关素质的审计人员不足，人员的缺乏可能难以跟上电子函证信息化的发展速度。

3.电子化函证信息可靠性有待提高。首先，传统观念认为电子化函证可靠性较低，故通常只将电子回函作为辅助手段。对询证函的电子回复，《中国注册会计师准则》则表示，由于电子函证对回函者的身份及其授权情况难以确定，对回函的更改也难以发觉，因此电子化函证存在可靠性风险。其次，电子化函证的可靠性保证必将对函证程序的操作提出更高要求。在函证程序操作过程中，获取了来自第三方的相关审计证据，从而保证函证具有可靠性和真实性。若函证程序不规范、没有严格遵守应有的秩序，很容易导致函证实施后得到的信息是有瑕疵的，进行将有可能造成审计的失败，难以保证函证信息的可靠性。

三、电子化函证与传统函证的比较分析

在互联网快速发展的前提下，行业信息化得到迅猛发展。虽然还有很多传统观念认为电子化函证存在着安全性、可靠性风险，但与传统函证相比，电子函证有极大的优越性。

（一）电子化函证节约了郵递及审计成本

传统函证可以获得可靠回函信息的函证程序包括两种：邮递和跟函。事务所多通过邮递方式将询证函寄往银行或其他单位，并要求被询证者直接将回函寄至事务所。必要情况下会计师事务所还会采用跟函的方式，即直接访问被询证者，当场获得回函。

对于广泛采用的邮递方式函证，根据国内快递收费标准，邮递单向价格为数元至数十元。若被审计单位为大型企业或单位，其债权人或债务人客户通常可达上百家。如此一来，邮递费用可达数千元。采用跟单函证方式时，则要包括跟函人员的差旅费。在函证时通常需要一名企业工作人员陪同一名审计人员前往，由于跟单函证消耗时间，每天可以现场函证的单位有限，仅仅是外部函证可能就需要奔波数天。endprint

采用电子函证，可以大大节约邮递成本，降低相关审计成本，节省不必要的人力，提升会计师事务所的工作效率。

（二）电子化函证提高了信息处理效率

传统函证在记录数据，数据备份与匹配方面效率較低，基本依靠人工审核及匹配，不能达到信息数据快捷共享的要求，容易导致人力等资源浪费，信息处理速度不高。

电子化函证通过电子数据的录入，很容易进行数据的备份和匹配。通过电子数据可以快速追踪某公司的回函情况，进行信息调度和相关数据匹配，给事务所的工作开展提供了很大的便利，提高了信息处理效率。

另外，电子化函证免去了跟函和邮递的路途时间，可以在很短时间内完成函证的收发，大大加快了信息处理的速度，提高了工作效率。

（三）电子化函证顺应了可持续发展趋势

传统函证是纸质函证，审计人员在人工填制纸质函证，发函、收函会占用大量的审计资源，耗费较高的审计成本。其次，传统函证耗费纸质资源，而且纸质函证难以保存，不容易调动查询，数据备份时耗费大量纸质资源，不仅容易造成资源浪费，也提高了储存成本等。再次，传统函证处理信息效率较低，获得回函速度较慢，难以满足当前经济快速发展的需求。

电子化函证采用线上处理的方式，处理速度快，获取回函时间短，数据备份与匹配操作方便，不再需要人工繁琐的操作，为注册会计师节约了审计资源。此外，电子化函证无需纸质资源，备份与储存方便，节约了社会资源，是名副其实的“绿色函证”，顺应了当前无纸化办公的潮流，也顺应了可持续发展的趋势。

四、完善电子化函证审计的措施与建议

随着信息时代的发展，电子化函证相较于传统函证更加符合经济环境发展和变化的趋势。为电子化函证营造安全的回函环境，提高电子化函证的可靠性与安全性，是充分发挥电子化函证优势的前提，因此需要尽快构建电子化函证的配套措施，完善电子化函证的审计服务。

（一）加快制定新的审计标准和准则

函证的电子化意味着会计中单一的人与人之间的监督和控制转变为人机的双重控制。在此情形下，需要有新的审计标准和准则出台，有了明晰的政策制度，对电子函证的管控才会有依据可循。

比如，应当在新准则中明确规定函证和回函的信息化操作流程标准、询证函内容和格式标准、电子函证收费标准等。设立规范的回函工作流程，有利于防范回函的相关风险。

（二）努力推动第三方函证机构的建设

虽然构建第三方独立函证机构面临着诸多困难，但函证程序由资金函证机构独立验证，有利于防范函证的舞弊行为。目前我国各类金融机构数量较多，相应地，各种函证需求也较大，因此，设立独立函证中心是必要的，建设第三方平台是提高函证质量的长久之计。

但目前来看，第三方平台的雏形尚未出现。在此阶段，信息化等相关技术已有所发展，银行和事务所可以借助已有的信息技术完善当前的手工操作流程。例如银行建立基于大数据的数据共享平台，将客户相关有用信息聚集在一起，有利于银行间的交流与合作，提高函证的处理效率。

（三）增强信息系统的安全性和可靠性

利用金融科技发展的成果，借助现代信息技术强化信息系统的安全性和可靠性，为电子函证营造安全的网络信息环境。如核心的数据加密技术、必要的存储数据安全技术、后期的保留操作轨迹技术等，这些技术的发展和应用对提升信息系统的安全性有很大的帮助。

另外，有效的内部控制也有助于推动函证信息化的发展。企业和单位本身也应建立起一套提高审计安全性的保障措施，通过权责分离和职责分工巩固和加强内部控制，通过定期轮岗以防舞弊行为，通过严格授权保障信息安全。

（四）不断提高审计人员的自身素质

银行函证中心可以提高函证的效率和质量，但是并不是“釜底抽薪”之策。解决现行“函证难、难函证”困境的关键在于提升专业人员的素质，构建良好的社会信用体系。因此需要加强对专业审计人才的训练，不断提高审计人员的能力。

无纸化办公，电子化函证，这些都是信息技术在新时代办公的运用，因此会计事务所需要注意对审计人员的相关素质进行培训，使审计人员更快地适应和熟悉信息化要求下的函证程序，才能更好地保证程序的有效实施，从而提高审计人员的工作效率，也确保了电子化函证的安全性与可靠性。

[本文受到江苏省高校哲学社会科学研究项目（编号：2015SJB083）的资助。]

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[10] 黄翠林.会计电算化环境下审计与监督浅探[J].湖南科技学院学报，2011（9）

（作者单位：王梓殷，南京师范大学金陵女子学院；李萌，南京工业大学经济与管理学院 江苏南京 210000）

（责编：贾伟）endprint