加强档案数字化建设提高科技档案利用率

摘 要：作为国家档案的重要组成部分，科技档案利用效率的高低直接影响着政府机关、事业单位以及社会团体的工作质量，而随着信息化时代的到来，如何提高科技档案的利用率已然成为相关档案管理部门所面对的重要问题。因此，本文基于科技档案的利用价值，重点探究了加强科技档案数字化建设的措施，以供参考。

关键词：科技档案；数字化建设；档案利用率

随着经济的高速发展，作为第一生产力的科技已成为提升国家经济核心竞争力的关键因素，因而科技档案也得到了日益广泛的关注和重视。所以，想要切实发挥科技档案的内在价值，就必须顺应当今的数字化发展趋势，不断加强科技档案的数字化建设，提升档案的利用率，因此本课题的研究具有积极的现实意义。

1 科技档案的利用价值

所谓的科技档案，就是指在科研活动中形成的已实现整理归档的科技材料，其中包括了丰富的最新科研成果、原始数据资料、先进技术以及科研秘密等，是各类档案中最具利用价值的档案之一[1]。科技档案是人们进行研究、生产以及设计等活动的重要参考资料，若能充分利用科技档案，了解和掌握先人的研究结晶，就能有效避免走弯路情况的出现，大大提高了科研效率，节约了大量的人力、物力和财力，对于提升科研水平、促进经济发展具有十分重要的作用。而随着数字化进程的加快，若科技档案仍采用传统的纸质管理，随着档案数量的增多，不仅会造成档案管理和查询难度的加大，更会在一定程度上导致数据资料的丢失或损耗，进而极大影响了科技档案的利用率，使其无法切实发挥内在价值，因此，做好科技档案数字化建设是大势所趋。

2 加强科技档案数字化建设的措施

2.1 转变利用观念

第一，单位领导。领导应不断提高对科技档案数字化建设的重视程度，认识到科技档案不仅是国家珍贵的数据信息，更涉及到各个领域的发展前途问题，因而应在保证科技档案管理质量的基础上，将科技档案数字化工作置于首要地位，为加快档案数字化建设出谋划策，真正意义上地做好数字化建设工作。除此以外，领导也应加大对档案管理部门的经费投入，为管理部门配置先进的数字化管理设备，以为数字化建设工作打下良好的软硬件基础，同时定期对管理人员进行思想教育，让他们能切实认识到科技档案数字化的意义和价值，提高人员对数字化建设的重视。

第二，管理人员。部门人员应积极转变档案利用理念。科技档案是我国科研成果的集合，其中包括了各个科研领域的重要成果信息，其重要性自然是不言而喻。要想切实发挥科技档案的价值，就必须跟上时代发展步伐，做好数字化建设工作，否则就难以提高科技档案的利用率。管理人员应摆脱传统等人查档观念的束缚，要切实认识到档案管理不是目的，充分利用档案才是目标，想要更好地用活用好档案，就必须依靠数字化技术，积极主动地为调档者提供服务，以进一步提高服务效率，从而为科研人员提供更为优质的档案服务。

2.2 做好编研工作

科技档案编研工作的质量高低同样影响着档案数字化建设的质量。只有切实完成科技档案的编研工作，才能挖掘出档案中潜在的极具价值的信息，才能为数字化建设打下良好的数据基础，进而提高档案的利用效果。首先，管理人员应深入了解和把握当下的档案利用需求，通过对近段时间档案调用者的分析，把握近来较为热门的研究课题，并以此来为依据对科技档案进行分主题地系统地数据整理；其次，部门人员应明确掌握单位的库存档案数据。只有这样才能让管理人员更好地了解当前档案资料的数量和分类情况，以为数字化建设奠定坚实基础；最后，管理人员应切实做好档案编研工作，档案管理人员应对科技档案中的原始资料进行选择、处理和加工，以形成分类清晰、内容齐全的档案成果。

2.3 建立管理平台

想要真正做好科技档案的数字化建设工作，最为关键的就是建立完善的数字化档案管理平台。首先，应用影像扫描技术，将科技档案中的全部数据信息转换为能为计算机所识别并能有效存储的数字资料，其中包括有档案的目录信息以及原文数据，以初步实现纸质科技档案的数字化处理，同时也应妥善保管原始纸质档案，这是因为在信息转换过程中，极有可能由于技术或人为等因素造成信息的损耗或丢失，因此，在实现档案数字化的过程中也应做好原始档案的保管工作；其次，对已转换完成的科技档案数字信息数据进行整合并建立起完善的数字档案数据库，同时依据一定的标准将其中的档案信息进行系统地分类处理，此外，也应不断完善数据库的更新和整合功能，以保障档案数字信息的安全性；最后，建立起数字化档案管理平台，实现数据库信息的共享，不断完善信息搜索及查询功能，以加快档案服务速度，提供档案的利用效率，同时也应设置权限制度，使得各调档者只能在一定的权限范围内进行档案的查询以及下载，而无法对信息内容进行修改，以此来保证档案信息的安全性。

2.4 提升人员素养

首先，单位应做好档案管理人员的培训工作，定时定期地开展专业管理技能培训以及开办与数字化技术主题相关的讲座，以此来提高管理人员的学习积极性，有效提升部门人员的业务素养、管理水平以及数字技术水平，激发人员的创新意识和服务意识，使其能更好地满足当前的科技档案管理需求；其次，单位也应加大专业人才引入力度，聘请兼具专业档案管理经验以及计算机网络技术的复合型人才，加强单位的科技档案管理人才队伍，为实现科技档案数字化奠定人才基础；最后，领导应依据当前单位实际的科技档案数字化情况，完善绩效考核制度，对管理人员各个阶段的科技档案数字化建设工作成果以及档案服务情况进行考核，并将考核结果与薪资、年终奖金、优秀评比以及职位升迁等关乎个人利益和荣誉的项目直接挂钩，以此来进一步提升管理人员对于档案数字化建设的重视，提升档案的利用率[3]。

3 结论

总而言之，加强科技档案的数字化建设是提升档案利用率的基础和前提，也是进一步提升档案管理部门工作效率和发挥科技档案内在价值的核心手段，因此，實现科技档案数字化是大势所趋，档案管理部门应不断提高对于科技档案的重视程度，积极转变传统的管理观念，打造数字化管理平台，以提升档案利用率。

参考文献

[1]王红英.加强档案数字化建设提高科技档案利用率[J].东方企业文化，2014，07：241.

[2]张欣.浅谈如何提高科技档案的规范化管理和利用率[J].管理观察，2013，28：141-142.

作者简介

肖婷婧（1985-），女，汉族，河南驻马店人，本科，助理馆员，现从事档案管理方面工作。endprint