档案管理现代化建设中档案管理原理的运用之研究

赵改平

摘 要：文章结合档案管理原理和档案管理现代化建设必要性，从系统管理、整分合、反馈机制、档案现代化管理保护等方面具体分析档案管理原理在档案管理现代化建设中的应用，旨在更好的促进档案现代化管理建设，提高对档案资源的利用率。

关键词：档案管理；现代化建设；原理；应用

档案是我国社会发展的重要信息资源，是国家文化软实力的重要表现。档案是一切管理工作的基础。档案管理现代化是指在原有档案管理基础上，借助现代计算机技术打造全新的档案管理工作模式。现代化档案管理的内容包括计算机技术、档案管理自动化、多媒体技术、档案管理多样化等。在档案管理现代化发展下，应用档案管理原理管理档案是社会经济发展的必然要求，符合信息时代下对档案管理的要求。

1 档案管理现代化建设意义

第一，现代化档案管理模式符合社会发展要求，是信息时代下档案管理的创新性发展体现，对提高档案管理工作质量，实现档案管理自动化、智能化、标准化管理起到了重要的作用。第二，现代化档案管理能够促进档案管理工作的顺利进行。现代化档案管理的实现能够反作用于社会经济发展，进行促进社会全面发展。第三，现代化档案管理能够实现对档案的保护。现代档案管理工作能够通过一系列档案管理系统、档案管理软件来完善档案信息的录入、筛选、储存、借阅等保护工作。和以往的档案管理相比，现代化档案管理借助最新信息技术能够实现对大量档案信息的电子化管理，并采取有效的措施保证各类档案信息的安全有效。

2 档案管理原理

档案管理是一项检验档案管理工作人员工作耐心、细心、责任心的工作，需要得到相关人员足够的重视。档案管理操作具体被划分为多个阶段，各个阶段的工作存在密切的关联。档案管理原理具表现在以下几个方面：第一，标准化。档案管理原理包含多个标准，其中，基础标准是指在档案管理过程中，应用最具现实意义的标准开展档案管理。技术标准是指应用电子信息技术进行档案管理。管理标准是采取合理合法的方式进行档案管理。第二，统一化。档案管理统一化表现在按照一定的标准对档案进行统一管理。对于分段档案要保证管理的无漏洞、无偏颇。第三，简化。档案管理简化是指在不影响档案正常应用情况下将一些繁琐的档案管理细节简化处理，从而实现档案管理的高效化、简洁化、条理化发展。

3 档案管理现代化建设中档案管理原理的运用

3.1 档案系统管理

系统管理是档案管理原理的基础，主要是指在档案管理过程中将所有档案管理工作内容汇聚成一个整体，并通过对内容的划分来进一步规划档案管理工作，减少档案管理过程中一些不必要的繁琐，提高档案管理工作质量。档案管理原理在现代化档案管理中的应用要求档案管理人员打破自己原有分割式的管理模式，形成一个系统化的档案管理思想，在整体观念下来对档案系统开展管理，提高檔案管理效率。

3.2 整分合原理

相关管理专家提出，在了解一件工程的操作流程和降低划分为一个个小的要素之后需要对各个要素进行适当的排列组织管理，从而提高管理工作效率。可见，在充分了解事物发展规律的基础上，将整体划分为多个部分，通过协调进一步发挥出各部门要素的最大效益。现代化档案管理，高效率的档案管理工作需要在整体中进行合理分工操作。这一操作也被称作是“整分合原理”。在整分合原理的作用下将档案管理工作划分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索和编研等几个方面，不断提升档案管理效率。

3.3 反馈原理

现代化档案管理的重要性在很大程度上取决于档案本身的社会应用价值。因此，现代化档案管理需要对信息输出产生的经济效益、社会效益等进行全面的反馈，通过多方面的反馈分析来分析档案管理工作的作用。同时，通过档案反馈管理还能够让相关人员进一步发现档案管理存在的问题，从而有针对的进行有效的档案管理。

4 档案现代化管理保护

4.1 加强对纸质档案资料的保护

现代化档案管理的主体包括电子档案和纸质档案两种。纸质档案比电子档案的管理难度较大，且这种档案管理方式所产生的价值也更加丰富。为此，相关人员需要加强对现代化纸质档案管理资料的保护，具体需要做好以下几方面工作：首先，现代化档案管理人员需要做好纸质档案的数字化录入操作，根据纸质档案记载资料实现对电子档案内容的保护、管理。其次，现代化档案管理单位需要进一步明确和完善纸质档案资料条例和保护原则，规范纸质档案管理内容、规范，从而提高纸质档案管理工作效益。纸质档案还需要做好对各个细节工作的监督和保护，对各项纸质材料进行归类、记录。最后，现代化档案管理需要加强对纸质档案管理工作的保护，采取有效的措施来减少外界因素对纸质资料管理的干扰。

4.2 加强对电子档案资料的保护

首先，电子档案资料保护需要对电子档案的多项内容进行规划管理，做好电子档案的归档记录。其次，做好对电子档案保存磁盘和光盘的保护工作，定期清理电子档案光盘，提高电子档案光盘的实际应用性。在应用电子档案光盘的时候需要将其放置在合理的位置上，从而有效避免电子档案光盘应用过程中可能出现的摩擦和划痕。再次，对存放在计算机电子系统中的档案资料设置相应的密码。先进的档案管理单位还可以应用最新的指纹识别方式来做好对电子档案的保护。最后，电子档案管理单位还需要定期检查电子档案的磁盘和光盘，保证电子档案资料的应用质量。

5 结束语

综上所述，有效的档案管理能够更好的促进企业发展，为了更好的促进现代化档案管理发展，需要应用先进的档案管理原理来开展档案管理工作，革新档案管理工作理念，应用科学的方式进行档案系统管理、整分合管理、反馈管理。同时，现代化档案管理建设过程中还需要对档案资料的有效保护和管理，减少外界因素对档案管理的不利影响，保证档案信息的质量和安全有效，从而更好的发挥出档案信息对国家经济发展的重要促进作用。

参考文献

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[2]毛丽红. 刍议档案管理原理在当今档案管理中的应用[J]. 赤子（上中旬），2015，（19）：239.endprint