试论高校档案管理存在的问题及解决措施

谢连赐

摘 要：高校档案管理工作是高校管理工作中的重要组成部分，在高校管理中具有重要意义。高校档案管理工作可以对学校处于各个阶段的教学科研、编史修志以及行政管理等进行全方面的真实反映，有利于高校更好的发展。本文针对目前高校档案管理中存在一些问题进行分析，并且提出了有效的解决措施。

关键词：高校；档案管理；问题；解决措施

1 高校档案管理工作的重要意义

高校档案管理工作在高校的日常管理中占有重要地位，可以说，高校档案管理的水平和质量直接影响了高校的办学质量。高校档案可以为编史修志提供符合实际的材料，可以为教学评估和评价提供原始的数据，可以为教职员工宣传教育教学提供有力的素材，可以说，高校档案管理工作跟高校的发展具有密切联系。现代社会讲究依法办事，根据规章制度办事，高校档案真实的反映了学校教职员工的各种信息，为依法办事、依据规章制度办事提供了依据，对于学校提高教学质量具有重要意义。高校档案相当于高校教职员工的凭证，具有权威性和真实性，可以为学校的教学建设、科学研究、教学质量评估等等提供真实可靠的参考依据，高校档案管理工作的正常运转关系到高校管理能否正常实现，高质量的高校档案管理是高校管理工作的重要保障，高校档案管理工作的优化可以促进高校管理进程的加快，提高高校的办学质量和教学水平，有助于提升高校在社会中的竞争力，对于促进社会的全面发展具有重要意义。

2 高校档案管理中存在的问题

高校档案管理对于高校的长远发展来说具有重要意义，为了提升高校在社会中的竞争力，必须要做好高校档案管理工作，但是目前高校档案管理工作中还存在一些问题，制约了高校档案管理工作水平的提升。

1. 高校领导对于档案管理工作的重视程度不够

高校档案管理工作应该是一项长期性、连续性的工作，但是目前高校档案管理工作缺乏这一发展原则，这主要是高校领导对于档案管理工作的重视程度不够。在高校开展档案管理达标工作时，工作人员加班加点的对档案进行整理和升级，但是一旦达标任务完成，档案管理工作马上恢复到之前不管不问的状态。还有一些高校领导对于档案管理工作认识不清，参与程度不够，没有意识到档案管理工作对于高校发展的重要性，有些人甚至错误的认为档案管理就是保存一些没什么用处的资料，并没有认识到档案室的实际作用，正是这种错误的认识阻碍了高校档案管理工作的发展。

2. 高校档案管理工作 的管理程序不完善

高校档案管理工作中还存在缺乏制度化管理程序的问题，主要表现在以下四个方面：首先是对档案的收集不规范，高校档案管理的工作人员在收集档案时，没有一个完善系统的档案收集制度，工作存在随意性，教职员工档案相交就交，不想交就不交，造成了高校档案收集工作存在许多的漏缺。其次是档案整理不规范，近年来高校发展十分迅速，教职员工的数量在不断的增加，档案管理工作越来越繁重，因此档案管理部门也引进了一批新的档案管理工作人员，但是这些刚进入的工作人员专业素质水平不同，有的缺少实践经验，造成了档案管理过程中出现了很多问题。第三是高校档案管理工作的领导设立不规范，现在高校档案管理体系大多是独立存在的，不受行政部门的管理，因为档案管理部门的人员在进行某项工作时，需要直接向上级主管领导进行汇报，而一般高校档案管理的主管领导都是由学校其他领导兼任的，本身的各项工作比较忙碌，档案管理工作人员与领导沟通的时间有限，造成了许多档案管理工作开展困难。最后是档案利用管理不规范，主要是档案外借之后，没有如期归还，这给其他工作带来了困难。

3. 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行改造

随着科技的进步，我们的日常工作生活已经离不开计算机，但是在高校档案管理工作中，还是缺乏对办公自动化软件的应用，档案管理和提供利用中对计算机网络化的应用还比较少，落后的档案管理手段给现代高校档案管理工作带来了困难。高校档案管理工作中缺乏运用办公自动化改造的原因主要有两点：第一是部分高校领导对于档案管理重要性认识不够，在档案管理办公自动化改造方面投入较少，导致了高校档案管理迟迟没有实现办公自动化，档案管理工作效率低下。第二是档案管理的工作人员大多年纪比较大，即使学校购买了先进的档案管理设备，工作人员也不能够熟练的掌握和操作这些设备，最后还是使用传统的纸质管理办法进行档案管理工作，无法实现档案管理的办公自动化。

4. 高校档案管理的人才匮乏

高校档案管理中存在人才匮乏的问题，目前我国大多数高校档案管理工作中都存在这一问题，这主要是因为早期高校对于档案管理工作不重视，没有注意培养档案管理专业的人才，负责档案管理工作的领导大多是其他岗位领导人兼任的，这就造成了目前高校档案管理工作中存在很多不具备档案管理专业素质的人，这些人没有经过专业的档案管理培训，不能够积极主动的学习新的档案管理方法，造成了高校目前无法建立起一支高素质、技术型的档案管理人才队伍，人才匮乏给高校的档案管理工作造成了影响。

3 提高高校档案管理工作水平的措施

1. 加强高校领导对档案管理工作的重视程度

提高高校档案管理的水，首先要做的就是加强学校领导对档案管理工作的重视程度，让领导意识到高校档案管理对于高校发展的重要性，这样才能够将这种档案精神传达给教职员工。其次还要做好宣传工作，向学校教职员工和学生普及档案管理的重要性，让大家都能够积极配合高校档案管理工作。還要做到完善高校档案管理工作制度，让档案管理工作做到有法可依，有章可循，根据规章制度来规范档案管理工作，减少档案管理工作中各种问题的出现，建立起从上到下层层监督的体制。最后，要加强档案服务意识，高校档案管理工作具有重要意义，其主要原因就是档案对于教职员工的发展非常重要，通过档案可以清除的了解到教职员工和学生的个人履历信息，通过档案服务，实现各类档案信息的资源共享，从而更好的促进学校人才储备工作的发展，提高学校的社会竞争力。

2. 提高高校档案管理工作人员的专业素质水平

提高高校的档案管理工作的水平，要注意提高高校档案工作人员的专业素质水平。档案管理工作人员的素质水平，对高校档案管理工作具有非常重要的作用，而要建立一支高素质、专业化的档案管理人才队伍，就必须要加强对现在高校档案管理工作人员的培训，提高他们档案管理的专业素质和业务水平，定期对管理人员进行新的管理方法和管理理念的培训，不断的丰富他们档案管理的知识和方法。除了提高管理人员的专业技能之外，还要注意提高他们的综合素质，培养档案管理工作人员爱岗敬业、无私奉献的精神，档案管理工作对于高校的发展具有重要作用，工作人员必须要重视档案管理工作，积极地投身到工作之中去，认真负责的对待自己的工作，不敷衍、不应付。

3. 规范高校档案管理工作的标准

提高高校档案管理工作的水平，还应该规范高校档案管理工作的标准。规范高校档案管理工作的标准程序，首先从收集档案开始，就要有标准化的规范，对教职员工和学生的档案收集进行明确的规定，杜绝出现档案随意不提交的现象，其次是对档案进行整理组合，实现案卷的规范化，重新对档案进行分类整理。最后对档案的题名进行规范，保证检索时查准率，按照规范序号进行查找，提高档案利用的效率。

参考文献

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